企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化路徑探討

王秀琴

[摘要]企業(yè)檔案管理是行政管理工作的重要部分，它詳細(xì)的記錄著企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，見證著企業(yè)的發(fā)展。對(duì)企業(yè)制定規(guī)章制度具有一定的參考依據(jù)，也可以為某些管理工作的決策提供參考依據(jù)。檔案管理也是一項(xiàng)具有管理性、政治性、服務(wù)性的工作。隨著企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展，企業(yè)檔案發(fā)揮的作用也越來越大，但是隨之出現(xiàn)的問題也越來越多。為了更好的發(fā)揮企業(yè)檔案的作用，更是為了企業(yè)的發(fā)展前景，解決企業(yè)檔案管理工作中的問題或是優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作也刻不容緩。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案管理工作;現(xiàn)狀;優(yōu)化策略

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）一些規(guī)模較小的企業(yè)沒有專門的檔案管理部門

對(duì)于一些小企業(yè)來說，一般都不怎么重視在經(jīng)營(yíng)過程中形成的檔案資料保存。甚至有的小企業(yè)認(rèn)為檔案資料可有可無。這一方面是由于管理人員的管理思想淡薄，管理理念松懈。另一方面是由于這些小企業(yè)的信息化程度不高，規(guī)模不大，還有就是資金有限設(shè)備不完善。在小規(guī)模企業(yè)中，對(duì)管理工作的投入力度有限，不能夠通過現(xiàn)代化的方式來進(jìn)行管理，只能通過“手工+電腦”或“手工+人力”，但是在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，僅僅依靠手工很難全面的完成檔案資源管理。而一些有專業(yè)的管理部門的小企業(yè)更是少之又少，導(dǎo)致它們?cè)诒４妗⒄頇n案等方面也很難達(dá)到要求。

（二）管理辦法不合理，管理體系不規(guī)范

檔案管理的制度化、規(guī)范化是檔案管理工作的基礎(chǔ)。在目前的企業(yè)檔案管理來看，我國(guó)的檔案管理工作還處于相對(duì)落后的狀態(tài)，主要還是依靠手工的傳統(tǒng)方法來完成檔案管理。在工作中，檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、不完整也是較為常見的現(xiàn)象。此外，檔案管理體系也存在問題，管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，綜合素質(zhì)不是很高，在管理制度方面，缺乏完整的規(guī)章制度，缺乏制度保障，使管理人員無法完全遵從其制度。這樣不僅浪費(fèi)了大量的人力物力，也大大降低了工作效率。

（三）對(duì)管理工作不重視

在管理工作中出現(xiàn)檔案資料長(zhǎng)期積壓也是常見的問題。領(lǐng)導(dǎo)不重視管理工作，不重視管理部門的資金投入、場(chǎng)地、人員的落實(shí)，導(dǎo)致管理設(shè)備滯后，管理人員懶散，同樣不會(huì)重視管理工作，員工無心做好工作，甚至身兼多職。長(zhǎng)期下來會(huì)被某些為了謀取一己私利的個(gè)別人鉆了空子，私自抽取檔案資料，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性。

（四）對(duì)檔案管理工作的誤解

由于以往的檔案管理采取半封閉式的存檔方式，導(dǎo)致人們對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了誤解，以為檔案是保密的。這樣不僅使工作人員的工作積極性降低，讓工作人員忽視了檔案工作，雖然口頭上說要提高檔案管理，但思想上卻不能得到認(rèn)識(shí)，也嚴(yán)重降低了檔案的利用效率。也有的檔案文件收發(fā)的不及時(shí)，各部門的合作不協(xié)調(diào)，導(dǎo)致一些文件的缺失，遺漏，使檔案工作出現(xiàn)滯后性。

二、管理工作優(yōu)化路徑

（一）加強(qiáng)檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)

由于當(dāng)下企業(yè)工作分工的專業(yè)性，工作程序的復(fù)雜性，產(chǎn)生的檔案資料越來越多，而這些資料對(duì)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，所以加強(qiáng)檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)也是必不可缺的工作。要加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，最重要的就是加強(qiáng)信息化建設(shè)了吧。首先要在思想上提高對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，而后加大對(duì)檔案管理工作的投入力度，完善其硬件設(shè)施，給予充足的人力物力支持，轉(zhuǎn)向以信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)形式為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化管理模式。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和廣泛利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的多元化，開放性，加強(qiáng)起建設(shè)進(jìn)程。

（二）完善企業(yè)檔案管理制度

隨著時(shí)代的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理制度也要隨之發(fā)展。過去傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)不能滿足時(shí)代要求了，現(xiàn)在已經(jīng)到了數(shù)字化時(shí)代，對(duì)檔案的管理也從紙質(zhì)保存發(fā)展到了由電腦等媒體保存的虛擬檔案了。所以企業(yè)檔案管理制度也必須隨之更新，要提高檔案管理水平，嚴(yán)格執(zhí)行公司管理制度，貫徹執(zhí)行企業(yè)管理方針，對(duì)企業(yè)的機(jī)密文件檔案加以看管。嚴(yán)格規(guī)范企業(yè)檔案保存，整理，監(jiān)督檢查的各項(xiàng)工作規(guī)章制度，提取檔案的記錄的工作也要嚴(yán)格執(zhí)行，以確保檔案資料的安全性，通過完善企業(yè)的檔案管理制度讓檔案充分發(fā)揮其價(jià)值的同時(shí)，也要確保檔案資料對(duì)企業(yè)發(fā)展不會(huì)帶來危害。

（三）提高管理人員的專業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)

一個(gè)企業(yè)的發(fā)展離不開全體員工的努力，一個(gè)部門也一樣。檔案管理部門不僅要提高領(lǐng)導(dǎo)人員的領(lǐng)導(dǎo)能力，也要提高工作人員的綜合素質(zhì)。對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高他們的信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新思維。作為檔案管理部門的專業(yè)員工，要熱愛檔案管理，懂得文書學(xué)，檔案管理學(xué)，檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)。要有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，熟悉自己的業(yè)務(wù)工作，能熟練的將自己的專業(yè)知識(shí)應(yīng)用到實(shí)踐當(dāng)中。還要跟上時(shí)代的步伐，積極學(xué)習(xí)科學(xué)的管理方法，靈活的應(yīng)用數(shù)學(xué)信息化的方式來對(duì)檔案資料進(jìn)行保存歸納總結(jié)。

（四）更新觀念，提高服務(wù)意識(shí)

企業(yè)的檔案工作是為了給企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的檔案保管和服務(wù)工作，服務(wù)性就是其基本之一。檔案人員要轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)觀念，在思想上重視檔案管理工作，嚴(yán)懲工作中拖拉、敷衍了事的行為，也要杜絕員工身兼多職的現(xiàn)象，堅(jiān)持責(zé)任到人，樹立創(chuàng)新思想，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和全局意識(shí)，轉(zhuǎn)變服務(wù)形式。也要采取一些措施，強(qiáng)化企業(yè)的考核力度，讓全體員工更新自己的服務(wù)認(rèn)知，從而適應(yīng)新事物、新技術(shù)，樹立“從心開始，用心服務(wù)”的觀念，為企業(yè)的發(fā)展提供更加可靠的檔案資料。

（五）提高利用效率

提高檔案的利用效率，是檔案管理工作的主要目的。只有保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，才能確保檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的有利性。為了提高檔案資料的利用效率，就要加強(qiáng)檔案征集工作，確保檔案資料齊全：完善檔案檢索制度，及時(shí)對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確信息。也可以通過現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)企業(yè)的各種檔案進(jìn)行分類，并加以代碼備份，不僅不會(huì)使檔案資料丟失，也能很快的提取檔案，充分發(fā)揮其價(jià)值，也大大提高的檔案的利用效率，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有很大幫助，極大促進(jìn)了企業(yè)效益的提高。