試談公文格式的規(guī)范化

王倩

[摘要]公文一般指機關、社會團體和國有企事業(yè)單位在處理各種公務時使用的書面文字工具，在我國，公文是黨和國家機關在領導黨的事業(yè)和治理國家的工作中，用以表達意志、傳遞策令的文字工具和手段。公文作為一種特定體式的文體，在國家政治生活、經(jīng)濟建設和社會管理活動中起著十分重要的作用，不僅體現(xiàn)公文的法定權威性和約束力，而且有利于提高工作效率，保證政令暢通。

[關鍵詞]公文;文字工具;提高效率

一、引言

公文有廣義與狹義之分。廣義的公文既包括新《條例》中所規(guī)定的15種公文，又泛指機關常用應用文，也有人稱為“事務文書”或“準公文”。狹義的公文則指黨和國家機關公文處理法規(guī)中所規(guī)定的正式的主要文種。文中所提及的公文主要是黨政機關、企事業(yè)單位以及其它社會團體所應用的文書，公文除了需要具備程序性、權威性以及規(guī)范性等特點之外，最為主要的是發(fā)揮出推動和指導工作以及處理問題的作用。

二、公文格式規(guī)范化的必要性

公文格式規(guī)范化的必要性首先是由公文的性質決定的，黨政機關公文是黨政機關在實施領導、履行職能、處理公務過程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導，布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

其次是公文格式專指法定文種外形結構的組織與安排，以及公文的書寫、字體、用紙的規(guī)格和樣式等。公文格式是公文具有法定權威性和組織約束力在形式上的表現(xiàn)，是區(qū)別公文與一般文章的重要標志，也是保證公文質量和提高辦公效率的重要手段。公文作為一種特定體式的文體，在國家政治生活、經(jīng)濟建設和社會管理活動中起著十分重要的作用。規(guī)范的公文格式不僅體現(xiàn)公文的法定權威性和約束力，而且有利于提高工作效率，保證政令暢通。公文格式不規(guī)范不僅影響公文的質量和美觀，更重要的是會影響公文的效力，甚至由于格式不規(guī)范而造成各種謬誤，直接影響公文的嚴肅性和應有作用的發(fā)揮，有時還會因此造成重大失誤。

再次由中共中央辦公廳秘書局、國務院辦公廳秘書局和中國標準化研究院共同負責組織起草，國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局發(fā)布的《黨政機關公文格式》已于2012年6月29日起正式發(fā)布。它從黨政兩大系統(tǒng)公文格式實現(xiàn)統(tǒng)一、用紙紙型、排布規(guī)則、印刷要求到格式各個要素的標志術語、標志位置，都出現(xiàn)了一系列重大的突破與變化。這種突破與變化是改革開放發(fā)展的必然，是公文處理工作朝著科學化、規(guī)范化、制度化前進的需要，使其實用性十分突出，可操作性更強。

以中鐵十九局集團有限公司公文處理為例，以加強機關的公文處理工作，實現(xiàn)公文處理工作的科學化、制度化、規(guī)范化為目的，制定公文規(guī)范。

三、規(guī)范公文用紙及版面要求

（一）公文用紙

采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙（210mm×297mm），紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。

（二）公文版面

天頭（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋GB2312（以下簡稱仿宋）體字，文字顏色均為黑色。一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。文件中的“行”指一個3號漢字的高度加3號漢字高度7/8的距離（約10.39mm）。

（三）印制要求

雙面印刷;頁碼套正，兩面誤差不超過2mm;印品著墨均勻，版面干凈無底灰，字跡清楚;尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

（四）裝訂要求

左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm;騎馬訂或平訂的公文，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm：包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。

這些量化指標確保了公文形式的嚴肅性與公文物質材料的高質量。

四、規(guī)范文件格式種類

一份完整的文件，除特定的版頭外，一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成，其中每一部分都有具體的規(guī)范和要求?！吨泄仓醒朕k公廳、國務院辦公廳關于印發(fā)<黨政機關公文處理工作條例>的通知》中確定了黨政機關常用的15種文種，同時對每個文種的運用范圍作了明確的規(guī)定，我們應當嚴格以此規(guī)定為準，不能用錯和濫用。同是文件，“通知”，“通報”輕重有別，“報告”，“請示”處理的方式不同，分量就迥異。如果文種使用不準確，不但有失規(guī)范，也直接影響領導機關文件的權威性。為此，應當一絲不茍、嚴格劃清各類文種使用界限，使每份文件對號入座，各得其所。

五、規(guī)范公文格式各要素

（一）發(fā)文機關標志規(guī)格

發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，顏色為紅色，使用小標宋體字。發(fā)文機關標志過長時，可編排成兩行。下級單位的發(fā)文機關標志字號原則上不能大于上級單位的發(fā)文標志字號。

聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前;“文件”二字應當置于發(fā)文機關名稱右側，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。

（二）發(fā)文字號的具體要求

發(fā)文字號由機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。發(fā)文字號的作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.便于文件的發(fā)出。通過發(fā)文編號使文件在文書部門掛號登記，文書部門就得履行職責按時將文件組織發(fā)出。

2.便于掌握、統(tǒng)計發(fā)文的數(shù)量。發(fā)文多的單位，一看發(fā)文編號就知道整個單位及部門發(fā)出多少份文件。

3.便于查詢引用。

4.利于保管的系統(tǒng)性。

（三）公文標題的重要作用

標題是公文的“眼睛”，在公文中具有非常重要的作用。具體包括以下四點：

1.傳神。向閱者傳遞公文的基本精神和中心思想，即寫作主體通過公文的全部內容所表現(xiàn)出來的一種貫穿全文的基本精神與中心思想。

2.顯性。即顯露公文的性質、特點。公文標題中都標注有文種的名稱，公文的閱者通過看標題中的文種，就可以準確地把握這份公文的性質和特點。

3.好記。標題是一份公文的名字，有了這個名字，收發(fā)文機關才便于登記管理。

4.便用。在日常查詢、起草公文和講話時引用起來非常方便，而且也便于事后對其進行立卷、歸檔。

（四）公文小標題的擬定

小標題對長篇文章相間有序地設置這樣的“窗口”會產生疏朗項目的美感，尤其是那些頭緒復雜、內容豐富、篇幅較長的公文，精心撰擬小標題，以概括揭示某一段落或層次的中心內容，突出某一件事或某項工作進程的階段性，強調某種思想觀點、措施或問題，從而讓閱者準確地領會公文內容，是十分重要的。小標題對于本段所寫的內容主旨而言，必須概括得準確無誤、恰如其分、明確集中、相互呼應、符合邏輯，整齊均勻、具有藝術。

（五）正文的構成

正文是一份公文具體敘事、明理、提出要求的文字表達部分。公文正文一般由三個部分構成：

1.開頭部分，其內容或是引據(jù)，或是講明背景、原委，或是概述情況，或是篇前撮要，或是明了目的。

2.主題部分，內容或是針對問題進行分析，在分析問題、講明道理的基礎上提出解決問題的辦法：或是直陳要求、意見：或是提出主張、列擺措施、講明辦法。

3.結尾部分，這部分的用語要適應不同文種的需要而異，切不可千篇一律。

（六）發(fā)文機關、成文日期、印章的編排

加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章，單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關名稱，印章端正，居中下壓發(fā)文機關名稱和成文日期，使發(fā)文機關名稱和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當距正文一行之內。

（七）規(guī)范頁碼標注

頁碼是公文頁數(shù)順序號，一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。

公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。

公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

六、結束語

總之，規(guī)范公文格式，便于降低公文成本。公文是人類活動中為處理各種事務的需要而形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄，其作用主要是記載事項、約束行為、傳遞信息、反映情況、指導工作，公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標準，使人們的工作行動合乎這些規(guī)格標準。規(guī)范公文格式，便于發(fā)揮公文的作用。公文的作用在于領導工作、規(guī)范行為、聯(lián)系公務及傳遞信息。在現(xiàn)代社會中，高效的工作就是完成既定任務，實現(xiàn)既定目標的前提與保證。各單位、各項目日常工作的處理程序中，都離不開公文這一管理工具。如果公文格式不規(guī)范、不標準，公文的實際作用就不能得到正常的發(fā)揮，工作效率勢必受到影響。規(guī)范公文格式，便于提高工作效率。提高公文制發(fā)效率的現(xiàn)實性及必要性，而公文格式的發(fā)展和改革正式順應了這一形勢，其方向是規(guī)范、簡化、高效，實現(xiàn)這一目標的一個重要途徑就是實現(xiàn)公文的自動化處理，改變傳統(tǒng)公文處理模式，實現(xiàn)無紙化辦公。規(guī)范公文格式，便于公文的歸檔和檢索。公文按照立卷程序要逐年移交給機關的檔案室集中保管，便于利用者查找利用，通過編制文件檢索工具，利用計算機或其他現(xiàn)代化設備對公文進行檔案管理，便于提高公文檢索處理的速度。由此可見，公文格式標準化所起的作用是多方面的，公文管理更加科學規(guī)范，政務管理水平提高，使行政機關的各項事務都朝著規(guī)范化、制度化、科學化的方向推進。