論以人為本促進(jìn)高校檔案館管理與服務(wù)

摘 要：高校檔案信息是高校開展各項(xiàng)工作的主要依據(jù)，重要性不可否認(rèn)。為了保證檔案應(yīng)用的便利性，必須做好檔案管理工作。為此必須明確檔案管理工作的重要意義，提升檔案管理質(zhì)量，提供更可靠的管理服務(wù)。特別是在以人為本的社會(huì)發(fā)展理念下，必須以此思想為基礎(chǔ)開展工作，提升服務(wù)質(zhì)量，以保證檔案管理可靠性，為高校發(fā)展提供更多信息依據(jù)。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;以人為本;管理與服務(wù)

一、以人為本理念的內(nèi)涵

以人為本的理念，是一種體現(xiàn)人文關(guān)懷的理念，是科學(xué)發(fā)展觀的核心，這一理念在各個(gè)領(lǐng)域的滲透，是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的重要條件。特別是在新的時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)下，人本理念的存在與應(yīng)用，更是得到了社會(huì)大眾廣泛認(rèn)可，體現(xiàn)出了我黨全心全意為人民服務(wù)的基本宗旨。在過去的發(fā)展觀念下，社會(huì)的發(fā)展情況，取決于經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)速度，即是國(guó)內(nèi)生產(chǎn)總值的增長(zhǎng)情況，要確保社會(huì)發(fā)展更新一步，必須在這樣的大目標(biāo)下，群眾利益需要服務(wù)于社會(huì)整體發(fā)展，即是說甚至有可能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展而要求大眾做出無條件的利益犧牲。這樣的發(fā)展觀，忽視了大眾作為個(gè)體存在的重要性，是無法得到支持的。在社會(huì)體系當(dāng)中，群眾是支持發(fā)展的基礎(chǔ)，即損害大眾利益的，便是不利于社會(huì)發(fā)展的。簡(jiǎn)言之，人本理念才是能夠維持社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的，因此其在各個(gè)領(lǐng)域的滲透有著不可忽視的意義。包括在高校的檔案管理工作當(dāng)中，也有著重要指導(dǎo)意義。無論是從組織集體利益、檔案管理方的利益抑或是檔案使用方的利益去思考，人本理念的滲透都有必要，且影響重大，為此需對(duì)其實(shí)際應(yīng)用策略進(jìn)行分析，推動(dòng)管理改革[1]。

二、以人為本的理念在高校檔案管理過程中的應(yīng)用

1.從集體利益去分析

高校是一個(gè)完整的組織，校內(nèi)綜合檔案室是專門設(shè)立的檔案館，是高校體系的一部分，其開展檔案管理與服務(wù)工作的主要管理對(duì)象，是高校內(nèi)所有的檔案信息。鑒于管理范圍很大，因此必須有大局觀，要對(duì)所有的檔案做好整理，做好管理規(guī)劃，以保證管理與服務(wù)工作的精準(zhǔn)性。為此，首先必須保證建立起健全的管理框架，要基于管理部門出臺(tái)的規(guī)章，結(jié)合實(shí)際管理需求去對(duì)內(nèi)部管理規(guī)章進(jìn)行完善，提升規(guī)章的適用性。其次是要服從我國(guó)檔案行政部門以及院校所在省、自治區(qū)、直轄市政府檔案行政部門對(duì)于檔案管理工作的指導(dǎo)，配合相關(guān)部門的工作審核。最后是要做好各個(gè)階段的工作總結(jié)與未來的工作設(shè)計(jì)，要定期開展工作會(huì)議，分析上一階段的工作結(jié)果，做好后續(xù)工作計(jì)劃。這樣才能保證檔案管理工作現(xiàn)存的問題與風(fēng)險(xiǎn)盡早被發(fā)現(xiàn)，并且盡快得到解決，保證檔案安全。院校應(yīng)當(dāng)建立起獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)，自主開發(fā)的管理系統(tǒng)更加符合院校實(shí)際的檔案管理服務(wù)現(xiàn)狀以及管理服務(wù)需求，這應(yīng)當(dāng)是高校檔案管理工作努力的方向，為了提升管理質(zhì)量，保證整體管理效率，必須引起重視。

2.從檔案使用方利益去分析

檔案的使用者包括校內(nèi)的各個(gè)部門，各項(xiàng)活動(dòng)，除此之外，也包括與學(xué)校相關(guān)聯(lián)的就業(yè)單位。在校內(nèi)，許多活動(dòng)的組織管理以及決策的做出，都需要以檔案信息為基礎(chǔ)，在學(xué)生臨近畢業(yè)時(shí)，就業(yè)安排過程中，相關(guān)單位更要從學(xué)生的檔案入手開展錄用審核工作，而且高校檔案所涉及的主體也十分廣泛，從教職員工，到學(xué)生群體，可見高校檔案的使用范圍很廣，重要性不可忽視。從使用者的利益層面去分析，對(duì)于檔案使用的主要訴求包括以下幾點(diǎn)。首先是檔案信息的真實(shí)性，無論是校內(nèi)的檔案使用，抑或是校外的檔案使用，都要獲取真實(shí)信息。如果由校方上傳的檔案信息存在作假行為，無論如何校方都是無法擺脫責(zé)任的。為了保證信息的可信度，校方必須做好檔案信息的建檔核查，即在建檔之后，必須對(duì)檔案中的信息進(jìn)行核對(duì)。為了避免檔案信息被篡改，對(duì)于檔案修改的權(quán)限必須嚴(yán)格限定，每次編輯必須有記錄，包括修改人、修改時(shí)間、修改的內(nèi)容等，以保證檔案信息的可靠性。其次是檔案信息的全面性。上面談及檔案的使用范圍十分廣泛，校內(nèi)的各項(xiàng)活動(dòng)需要用到，校外的實(shí)習(xí)與后續(xù)工作也要用到，即不僅僅是學(xué)生，校內(nèi)教職員工以及就業(yè)合作單位的檔案，也都需要錄入，以供應(yīng)用。在檔案這一大的分支下，能夠衍生出的必要檔案內(nèi)容包括許多，而且隨著體制的不斷完善，還要涉及更多信息。為了保證檔案信息的全面性，必須不斷完善系統(tǒng)分支，增加更多可填寫的檔案信息選項(xiàng)，甚至包括個(gè)人的征信信息等。這樣才能保證檔案信息具備更強(qiáng)的可參考性，因?yàn)槠涫褂貌粌H僅涉及校內(nèi)的各項(xiàng)工作，也涉及校外的就業(yè)相關(guān)工作，而在不同的環(huán)節(jié)，對(duì)于檔案信息的要求不同，所以必須確保檔案內(nèi)容依據(jù)不同需求去進(jìn)行完善，才能在實(shí)際應(yīng)用過程中提供更多有效信息。最后是檔案的信息即時(shí)性，一言以蔽之，是檔案內(nèi)的信息，必須是符合當(dāng)前客觀現(xiàn)實(shí)的信息，而并不是已經(jīng)出現(xiàn)了變更的過期信息。為此必須提升信息更新的頻率，例如對(duì)于學(xué)生在校期間的獲獎(jiǎng)信息，應(yīng)當(dāng)在結(jié)束授獎(jiǎng)儀式時(shí)便第一時(shí)間進(jìn)行更新。教學(xué)貸款信息也應(yīng)當(dāng)隨學(xué)生的還款進(jìn)度而實(shí)時(shí)更新。做到這一點(diǎn)，才能體現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，并且充分體現(xiàn)出了人本思想，同時(shí)維護(hù)了檔案使用方以及管理方的利益。

3.從檔案管理方利益去分析

檔案管理與服務(wù)是校內(nèi)綜合檔案室與檔案館的工作責(zé)任，為了提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理與應(yīng)用服務(wù)，從管理方的角度去思考，工作要點(diǎn)包括以下幾點(diǎn)。其一是對(duì)于檔案管理服務(wù)人員隊(duì)伍素養(yǎng)的提升，為了更加高效優(yōu)質(zhì)地提供檔案服務(wù)，相關(guān)人員必須具備誠實(shí)守信的精神、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，并且要具備專業(yè)技術(shù)能力，能夠嫻熟操作檔案管理系統(tǒng)，做好檔案的建檔、歸檔等一系列工作，這是對(duì)檔案管理工作發(fā)展有利并且對(duì)相關(guān)人員自身價(jià)值體現(xiàn)有利的決策，校內(nèi)應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理與服務(wù)相關(guān)人員建立起系統(tǒng)性的培訓(xùn)體系，從理論到實(shí)踐，綜合培養(yǎng)人員隊(duì)伍素養(yǎng)，進(jìn)而達(dá)成管理目標(biāo)，這是重要且必要的條件。其二是要不斷完善信息化的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，在信息化時(shí)代下，無紙化檔案管理是大勢(shì)所趨，作為檔案管理方，必須要把握趨勢(shì)，及時(shí)更新內(nèi)部管理系統(tǒng)，對(duì)于新開發(fā)的管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)有所了解，并且視實(shí)際工作需要引入新的系統(tǒng)。因?yàn)樾孪到y(tǒng)的開發(fā)，目標(biāo)在于排除舊系統(tǒng)存在的問題，所以相較于以往所使用的系統(tǒng)，必然會(huì)有功能上的改進(jìn)，能夠保證系統(tǒng)使用更加便利、快捷且精準(zhǔn)，保證檔案管理工作效率與質(zhì)量，所以必然具備應(yīng)用價(jià)值。但是需要注意的是，要依照實(shí)際管理需求去選擇，做好試用分析，才能保證系統(tǒng)真正適用于當(dāng)前的檔案相關(guān)工作，管理人員也能盡快上手[2]。

高校的檔案資料是開展各項(xiàng)工作的重要信息來源，而人本理念則是開展管理工作的必要思想。作為檔案管理的主體，綜合檔案室或是檔案館都要明確意識(shí)到人本理念對(duì)于檔案管理服務(wù)工作的重要意義，并且滲透在實(shí)際工作當(dāng)中，方可保證檔案管理服務(wù)工作的質(zhì)量與效率。文中論述望給出有效參考，促進(jìn)人本理念與檔案工作的融合。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭崇蘭.淺析知識(shí)管理背景下的高校檔案館管理[J].蘭臺(tái)世界，2013（35）：68-69.

[2]陳少毅.以人為本 促進(jìn)高校檔案館管理與服務(wù)[J].檔案與建設(shè)，2010（3）：27-28.

作者簡(jiǎn)介：郭云路（1990—），女，助理館員，碩士，研究方向：檔案管理。