論以人為本促進高校檔案館管理與服務

摘 要：高校檔案信息是高校開展各項工作的主要依據，重要性不可否認。為了保證檔案應用的便利性，必須做好檔案管理工作。為此必須明確檔案管理工作的重要意義，提升檔案管理質量，提供更可靠的管理服務。特別是在以人為本的社會發展理念下，必須以此思想為基礎開展工作，提升服務質量，以保證檔案管理可靠性，為高校發展提供更多信息依據。

關鍵詞：高校檔案管理;以人為本;管理與服務

一、以人為本理念的內涵

以人為本的理念，是一種體現人文關懷的理念，是科學發展觀的核心，這一理念在各個領域的滲透，是推動社會發展的重要條件。特別是在新的時代發展趨勢下，人本理念的存在與應用，更是得到了社會大眾廣泛認可，體現出了我黨全心全意為人民服務的基本宗旨。在過去的發展觀念下，社會的發展情況，取決于經濟增長速度，即是國內生產總值的增長情況，要確保社會發展更新一步，必須在這樣的大目標下，群眾利益需要服務于社會整體發展，即是說甚至有可能為經濟發展而要求大眾做出無條件的利益犧牲。這樣的發展觀，忽視了大眾作為個體存在的重要性，是無法得到支持的。在社會體系當中，群眾是支持發展的基礎，即損害大眾利益的，便是不利于社會發展的。簡言之，人本理念才是能夠維持社會可持續發展的，因此其在各個領域的滲透有著不可忽視的意義。包括在高校的檔案管理工作當中，也有著重要指導意義。無論是從組織集體利益、檔案管理方的利益抑或是檔案使用方的利益去思考，人本理念的滲透都有必要，且影響重大，為此需對其實際應用策略進行分析，推動管理改革[1]。

二、以人為本的理念在高校檔案管理過程中的應用

1.從集體利益去分析

高校是一個完整的組織，校內綜合檔案室是專門設立的檔案館，是高校體系的一部分，其開展檔案管理與服務工作的主要管理對象，是高校內所有的檔案信息。鑒于管理范圍很大，因此必須有大局觀，要對所有的檔案做好整理，做好管理規劃，以保證管理與服務工作的精準性。為此，首先必須保證建立起健全的管理框架，要基于管理部門出臺的規章，結合實際管理需求去對內部管理規章進行完善，提升規章的適用性。其次是要服從我國檔案行政部門以及院校所在省、自治區、直轄市政府檔案行政部門對于檔案管理工作的指導，配合相關部門的工作審核。最后是要做好各個階段的工作總結與未來的工作設計，要定期開展工作會議，分析上一階段的工作結果，做好后續工作計劃。這樣才能保證檔案管理工作現存的問題與風險盡早被發現，并且盡快得到解決，保證檔案安全。院校應當建立起獨立的檔案管理系統，自主開發的管理系統更加符合院校實際的檔案管理服務現狀以及管理服務需求，這應當是高校檔案管理工作努力的方向，為了提升管理質量，保證整體管理效率，必須引起重視。

2.從檔案使用方利益去分析

檔案的使用者包括校內的各個部門，各項活動，除此之外，也包括與學校相關聯的就業單位。在校內，許多活動的組織管理以及決策的做出，都需要以檔案信息為基礎，在學生臨近畢業時，就業安排過程中，相關單位更要從學生的檔案入手開展錄用審核工作，而且高校檔案所涉及的主體也十分廣泛，從教職員工，到學生群體，可見高校檔案的使用范圍很廣，重要性不可忽視。從使用者的利益層面去分析，對于檔案使用的主要訴求包括以下幾點。首先是檔案信息的真實性，無論是校內的檔案使用，抑或是校外的檔案使用，都要獲取真實信息。如果由校方上傳的檔案信息存在作假行為，無論如何校方都是無法擺脫責任的。為了保證信息的可信度，校方必須做好檔案信息的建檔核查，即在建檔之后，必須對檔案中的信息進行核對。為了避免檔案信息被篡改，對于檔案修改的權限必須嚴格限定，每次編輯必須有記錄，包括修改人、修改時間、修改的內容等，以保證檔案信息的可靠性。其次是檔案信息的全面性。上面談及檔案的使用范圍十分廣泛，校內的各項活動需要用到，校外的實習與后續工作也要用到，即不僅僅是學生，校內教職員工以及就業合作單位的檔案，也都需要錄入，以供應用。在檔案這一大的分支下，能夠衍生出的必要檔案內容包括許多，而且隨著體制的不斷完善，還要涉及更多信息。為了保證檔案信息的全面性，必須不斷完善系統分支，增加更多可填寫的檔案信息選項，甚至包括個人的征信信息等。這樣才能保證檔案信息具備更強的可參考性，因為其使用不僅僅涉及校內的各項工作，也涉及校外的就業相關工作，而在不同的環節，對于檔案信息的要求不同，所以必須確保檔案內容依據不同需求去進行完善，才能在實際應用過程中提供更多有效信息。最后是檔案的信息即時性，一言以蔽之，是檔案內的信息，必須是符合當前客觀現實的信息，而并不是已經出現了變更的過期信息。為此必須提升信息更新的頻率，例如對于學生在校期間的獲獎信息，應當在結束授獎儀式時便第一時間進行更新。教學貸款信息也應當隨學生的還款進度而實時更新。做到這一點，才能體現檔案管理系統的優勢，并且充分體現出了人本思想，同時維護了檔案使用方以及管理方的利益。

3.從檔案管理方利益去分析

檔案管理與服務是校內綜合檔案室與檔案館的工作責任，為了提供更加優質的檔案管理與應用服務，從管理方的角度去思考，工作要點包括以下幾點。其一是對于檔案管理服務人員隊伍素養的提升，為了更加高效優質地提供檔案服務，相關人員必須具備誠實守信的精神、認真嚴謹的工作態度，并且要具備專業技術能力，能夠嫻熟操作檔案管理系統，做好檔案的建檔、歸檔等一系列工作，這是對檔案管理工作發展有利并且對相關人員自身價值體現有利的決策，校內應當針對檔案管理與服務相關人員建立起系統性的培訓體系，從理論到實踐，綜合培養人員隊伍素養，進而達成管理目標，這是重要且必要的條件。其二是要不斷完善信息化的檔案管理服務系統，在信息化時代下，無紙化檔案管理是大勢所趨，作為檔案管理方，必須要把握趨勢，及時更新內部管理系統，對于新開發的管理系統應當有所了解，并且視實際工作需要引入新的系統。因為新系統的開發，目標在于排除舊系統存在的問題，所以相較于以往所使用的系統，必然會有功能上的改進，能夠保證系統使用更加便利、快捷且精準，保證檔案管理工作效率與質量，所以必然具備應用價值。但是需要注意的是，要依照實際管理需求去選擇，做好試用分析，才能保證系統真正適用于當前的檔案相關工作，管理人員也能盡快上手[2]。

高校的檔案資料是開展各項工作的重要信息來源，而人本理念則是開展管理工作的必要思想。作為檔案管理的主體，綜合檔案室或是檔案館都要明確意識到人本理念對于檔案管理服務工作的重要意義，并且滲透在實際工作當中，方可保證檔案管理服務工作的質量與效率。文中論述望給出有效參考，促進人本理念與檔案工作的融合。

參考文獻：

[1]郭崇蘭.淺析知識管理背景下的高校檔案館管理[J].蘭臺世界，2013（35）：68-69.

[2]陳少毅.以人為本 促進高校檔案館管理與服務[J].檔案與建設，2010（3）：27-28.

作者簡介：郭云路（1990—），女，助理館員，碩士，研究方向：檔案管理。