對當前電子檔案收集整理的思考

姜福勝 趙華

摘 要：當今社會的發展可以說是越來越快了，科技不斷的創新，已經迎來了數字化信息化的時代，大數據可以說是這個時代的代名詞。在檔案的收集整理方面，電子檔案相對于傳統的人工服務來說，雖然在程序上簡單了很多，內容上增加了很多，但是在具體管理的過程中，還存在著很多不足之處需要我們去完善和創新，本文就對當前電子檔案收集整理工作做簡要分析。

關鍵詞：電子檔案；收集整理；思考

對于電子檔案的管理工作來說，電子檔案的收集工作以及整理工作是最為基礎的，也是非常重要的一部分。在檔案收集以及整理的過程中，要學會順應時代發展的潮流，將先進的技術引入電子檔案的管理工作中，來進一步提高系統運行的效率、提高檔案管理工作的效率。電子檔案的管理工作現在已經成為當前機關事業單位的日常管理工作之一，特別是在電子檔案的收集和整理上，如何甄別有利用價值的信息、如何合理的科學的對電子檔案進行篩選以及如何快速對其進行分類等等是當前還需要我們逐漸的進行完善。

1 電子檔案管理的特點

在對電子檔案管理工作進行分析的時候，一定要根據的本單位及自身的工作業務內容及類別進行分析處理，因為這是最為基礎的部分。電子檔案的管理工作主要還是依賴于計算機，檔案的建設以及管理都是在計算機上執行的，隨著信息時代的發展，在需要收集和整理的電子文檔資源上也發生了很大的變化，內容也變的越來越復雜，也越來越多樣，比如說電子文檔的接收、鑒定、分析以及篩選等等。

把現在的大數據技術以及與云計算技術融入檔案的收集整理管理工作時，電子檔案也表現出非常不一樣的特點。首先是需要收集以及整理的內容上變得越來越多樣，從最開始的文字到慢慢的文字和聲音一起出現，再到現在的文字、聲音、畫面圖像甚至視屏等等，都已經變成檔案的一部分了。其次相對于傳統的檔案管理來說，在載體上發生了很大的變化，傳統的檔案管理將一些紙質的資料做成文件進行集中保管，電子檔案便是將這些信息全部數字化存入計算機。除此之外電子檔案的信息資源可以說是非常的多，這也是當前電子檔案最為明顯的一個特點，但是這也導致在信息資源的收集整理上增加了難度。還有就是網絡的不斷普及，越來越多的用戶開始上網，很大程度上加快了網絡檔案資源的獲取，檔案的收集以及整理就會變的更快。信息的處理速度上不僅變快，在信息的保存上也不再受空間的限制。電子的信息以及文檔相對與紙質的文檔來說也更加的便于攜帶以及保存。傳統的檔案管理的內容上相對電子檔案來說非常的少，電子檔案可以對單位的各個方面進行詳細的劃分，不僅內容豐富還可以隨時的進行調整查閱使用。

2 目前檔案管理體制的問題

很多的機關事業單位的檔案管理工作者對于管理工作不太重視，認為這只是一項不出經濟效益和產值的服務性工作，檔案管理可有可無，不是非常的重要，在加上領導干部把注意力主要放在提高經濟收益上，檔案管理的工作一處在最底層。在投資上也可以說非常的有限，人員不足、硬件建設很少，檔案的信息化建設很難跟上。還有部分單位就是雖然一直在做檔案管理的工作，但是沒有可以合理的科學的管理制度和專業的業務培訓，也有一少部分是建立管理機制的，但是沒有針對性。在具體的檔案管理工作中就會出現檔案分類不合理、不完整，分出來的檔案混亂不說，在檔案的保存以及歸檔上還存在很多的問題。還有個別單位沒有設立一個單獨的檔案管理部門或科室，檔案可以說非常零散分別儲存在不同的部門或科室，在檔案收集的時候就會出現難題，還有個別部門把檔案資料丟失了，管理的秩序非?；靵y。整體來說檔案管理的水平不是很高。

3 電子檔案收集管理工作的意見建議

在進行電子檔案管理的過程中，電子檔案的收集管理工作可以說是工作的開始，雖然是基礎工作但也是作為關鍵的一項工作。只有電子檔案收集到一些至關重要的電子文檔，并對其進行合理的整合、分類，那么收集起來的電子檔案才具有意義，電子檔案的價值才會慢慢的體現出來?，F在的電子文檔工作業務量比較大，對于電子信息的收集、整理以及鑒別都需要檔案管理的工作人員仔細進行處理，只有把這些基礎的信息逐漸的重視起來，電子檔案就可以發揮重要的作用和利用價值，這樣更好的反映單位的歷史面貌和真實記錄。部門領導干部也要加強對于電子檔案的管理，特別是在這個數字化以及信息化的大環境下，要盡可能的發揮現時代的信息化的優勢，增加機關事業單位電子文檔的管理工作上面的投入，逐漸的去完善電子檔案的管理措施，加快實現電子檔案信息化的進程。

對于電子檔案的收集整理工作來說，工作人員的素養也是影響電子檔案管理工作向前邁進的重要因素。因此，檔案管理員的素質提升和培養是不能懈怠的。首先可以把電子檔案的管理人員送到相關的機構去培養學習，讓電子檔案的管理人員學習掌握電子檔案管理的科學方法及其重要性。在進行檔案管理工作的過程中，培養新的管理理念，學會使用新的理念來完成日常管理工作，學會使用互聯網的信息優勢在管理的方式以及技術上進行創新，進一步提高檔案管理工作的效率。其次讓電子檔案的管理人員在思維上要建立一種現代化的先進的管理思維。比如說網絡檔案的追蹤以及查詢、辦公自動化等等。這些都要求檔案管理的工作人員摒棄傳統的、以前的、舊思維管理方式，逐漸的去適應現代化的辦公方式。不僅如此還要對其他的領域進行思考和創新，要學會當前形勢下互聯網+的這種戰略思想，對于互聯網技術型的人才也要進行吸納，只有這樣才能提高檔案管理工作人員的技術水平。收集以及整理檔案的工作可以說是處理信息的一項工作，在處理信息的過程中要學習和互聯網融合，只有很好的融合了，不僅可以很好的提升自身的信息化素質，在一定的程度上可以促進工作的創新。比如說利用現在的大數據技術以及云計算等對檔案需要收集整理的信息進行大量的分析和整理，只有這樣檔案管理的工作效率才會更快更好。

設立電子檔案的相關管理機制，擁有了相關電子檔案的管理機制，電子檔案的收集以及整理工作才有了基礎和依據。社會的不斷發展，檔案管理的需要收集整理的信息也變得繁多而且復雜，相應的管理機制也應該去順應時代的發展，不斷的去進行建設和完善，只有這樣才能很好的實現檔案管理的信息化。設立電子檔案的相關管理機制，檔案是收集以及整理工作也會變得越來越規范。對電子方案進行篩選、鑒別、以及分析整理等，這些都需要一個安全的保密制度以及存檔制度等，只有對這些制度嚴格落實了，檔案的收集以及整理質量就會更進一步提高。

4 小結

當今新時代的背景下，信息時代已經來臨，這就要求電子檔案的管理工作的內容越來越多，任務量也越來越大，這就導致電子檔案的收集以及整理工作的任務量就會變的更多。只有把電子檔案的收集以及整理工作做好了，才能保證電子檔案的管理工作順利的進行。所以要學會對電子檔案管理工作全面的把握，才能更好的推進信息化的

進程。

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