中小學檔案歸檔指導工作現狀及對策

周麗芳

摘 要：近年來，國家予以基礎教育更多的關注，在義務教育的投入逐步加大，中小學的檔案管理面對的內容也越來越豐富，這對中小學檔案歸檔的任務也越來越重。文件歸檔所涉及到的部門眾多，尤其是隨著教育的發展，檔案類型特別復雜，因此在歸檔工作中，對檔案人員的指導工作尤為重要。從實踐來看，由于歸檔工作本身面臨人員多、數量多、周期長等挑戰，指導督導方面的工作存在不足，使得整體檔案歸檔質量不高。為此，本文針對檔案歸檔指導和監督存在的問題展開分析，結合工作實踐，并提出建議，以促進中小學歸檔工作的進一步完善。

關鍵詞：中小學；檔案；歸檔；指導；質量

檔案歸檔工作中所出現問題：如具體業務、技術問題、技能問題、傳播方式等，通過指導工作傳授大家如何做好檔案管理工作是十分必要。監督指導工作要本著宣傳法律法規，提升全社會的檔案法律意識。從這一點看，中小學檔案數量眾多，尤其是在義務教育投入不斷加大的背景下，由于任務重、工作繁瑣，專業人員素質不足等原因，中小學整體的檔案歸檔工作質量不高，主要表現為檔案內容殘缺，不完整，不系統；檔案使用材料不標準等。為此，開展有效的檔案指導工作十分重要。

1 當前中小學檔案歸檔指導工作的現狀

現在中小學層面上開展檔案指導的主要方式有三個途徑，第一是通過培訓會的方式，由學校組織召集檔案人員進行集中化的學習，主要講解歸檔技巧和理論等。培訓會的方式是集中培訓，有助于促進經驗交流，但是大部分停留在理論層面，實際操作少。

第二是由教育局牽頭組織的各種專業的檔案管理工作會議，這些工作會議具有較強的針對性，都是針對檔案管理中出現的突出問題進行的歸納和總結，但是次數和頻率較低，要一般一年1-2次。

第三是檔案館開展的直接操作培訓，檔案館和學校方面建立了聯系，定期派專門的檔案員到學校中指導檔案管理工作，在指導操作下進行立卷歸檔，這樣便于指導人員隨時指導，專職檔案員也可以同時多人指導。這樣的方式能夠讓具有經驗的檔案員直接接入到中小學的檔案管理中，但總體的頻率也不高，檔案館本身任務也很繁重，對學校的一線檔案管理指導工作的參與積極性不足。

2 當前中小學檔案歸檔指導工作的存在問題

目前由于多種原因，檔案歸檔的指導工作中存在如下的問題：

第一，檔案管理督導中缺乏直接性的規范性文件，檔案管理工作缺乏約束機制，即使出現錯誤和紕漏，也沒有實際的處罰措施，在缺乏約束的情況下，中小學的檔案管理工作也無法約束力，給檔案監督指導工作帶來一定的難度，導致檔案文件資料收集不能保證齊全完整，影響到檔案管理工作的效率和質量。

第二，指導工作的不全面。在檔案指導的實際工作中，存在著意見不統一，認識上有差異等問題。檔案管理中督導指導人員有只求穩，不求新，不求齊，怕出問題怕出麻煩的想法，在指導業務開展的過程中，指導人員抱著撇清責任的思想，不去指導專業的技術，只要求不出錯即可，指導的方式也流于形式化。這尤其是在學校層面的培訓方面，檔案指導工作一直以來不受重視，中小學教學任務繁重，重心都在教學業務的開展方面。

第三，指導工作的不統一， 在整體檔案指導工作中，也要要求檔案指導人員對每個兼職檔案員進行一對一指導，對每個系統部門又要開展學習和輔導，這就造成檔案監督指導工作的重復性。耗了大量的人力、物力、財力，還沒有明顯的效果，使監督指導工作的效率不高。

第四，指導隊伍的不專業。學校在條件允許的情況下，都會要求配備非專業的人員幫助處理辦公事務，這些非專業的人員也要負責處理檔案工作。他們都不是檔案專業的，對檔案知識和檔案工作的程序和掌握程度不高。在這種情況下，他們往往只能完成一定的工作量和任務，碰到問題不能從專業的角度進行分析和解決，同時也缺乏一般的檔案知識。所以，導致檔案監督指導人員要花更多的時間和精力來完成指導工作任務。

3 中小學檔案歸檔指導工作的對策

3.1 創新檔案業務指導方式

歸檔工作的業務指導關系著檔案收集的質量，歸檔指導人員必須改變傳統的檔案指導工作思想，把檔案歸檔指導工作與其他工作進行統籌兼顧。

第一，在業務培訓方面，培訓方面要加大頻率，尤其是一線的檔案人員的指導頻率和教育局層面組織的專項的檔案會議工作，通過業務培訓，讓兼職檔案員學習具體的工作方法，提高歸檔案卷的質量。業務培訓要理論與實踐相結合。歸檔實踐中，要求檔案管理人員要切實理解檔案歸檔過程中的真正含義，轉變以前單純一對多的培訓方式，可采取多對多的交流互動培訓方式，理論應該少一點，實踐操作應該多一點。

第二，調整指導地點。教育局方面應發揮主動性，引導檔案局管理人員深入到學校一線中去指導，加大頻率，主動深入，體現檔案工作的主動性，把工作推到前端。檔案局人員也可以深入基層實踐，了解各部門檔案指導的實踐效果。

3.2 歸檔指導工作應樹立的幾種觀念

第一，樹立權威觀。檔案管理茲事體大，檔案指導人員有權利要求學校檔案人員嚴格按照規范工作，尤其是學校的領導干部首先要帶頭學法、守法、用法，要有檔案法律法規意識，促進全社會重視和支持檔案工作。

第二，樹立源頭觀。業務指導必須從源頭抓起，針對檔案規范中的不足，如資料的標準化、規范化、技巧性等。各個學校的檔案管理各不相同，這不利于從整個地區的檔案管理角度來實施統計整理，因此檔案指導人員應從源頭開始，建立統一的規范標準，規范學校的檔案管，整合成一份信息齊全、完整、有效的檔案資料。

第三，樹立主動服務觀。歸檔指導也是一種服務，業務指導工作必須實現主動服務，讓中小學單位的檔案人員感受到檔案部門提供的貼切服務與適時服務。

4 今后的檔案歸檔指導工作設想

歸檔工作對于檔案管理十分重要，中小學的檔案管理人員多是兼職人員，專業性方面的表現不足，需要有專業的檔案指導來規范其業務操作。但現實條件是歸檔過程中的一理念、指導思想與方式、方法不全面，導致了歸檔檔案管理工作質量不高。本文討論了指導工作中的不足，提出了建議，但檔案工作管理十分復雜，實踐中可能會面對更多的新問題，指導工作應該作為一項長期工作來開展。

參考文獻

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