科學事業單位費用報銷信息化建設

洪淼

摘 要：在“互聯網+”時代，科學事業單位必須摒棄目前傳統的財務報銷管理模式，大膽探索，進行有效的管理創新，提高工作效率。信息化建設將對科學事業單位財務管理創新起到不可忽視和不可替代的作用。本文以上海市質量監督檢驗技術研究院費用報銷信息化建設為例，從必要性、費用報銷流程體系建立、費用報銷系統運行主要成果等方面，闡述財務管理創新的重要性。

關鍵詞：科學事業單位;管理創新;費用報銷;信息化建設

一、外部環境的發展決定科學事業單位需要管理創新

1.電子發票全面推行的需要

《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號）明確增值稅電子發票的法律效力、基本用途、基本使用規定等與稅務機關監制的增值稅普通發票相同。《中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號――會計檔案管理辦法》自2016年1月1日開始執行，辦法中明確了符合規定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案，為電子發票推行提供了有力保障。但是電子發票沒有紙質形態，給科學事業單位的財務管理報銷工作增加了難度。

2.政府會計制度實施的需要

2015年10月23日，中華人民共和國財政部令第78號公布《政府會計準則――基本準則》拉開了政府會計改革的序幕，其后政府會計準則第1？號等相關配套文件陸續推出，《關于印發政府會計制度――行政事業單位會計科目和報表的通知》財會〔2017〕25號要求，“雙體系、雙目標、雙功能、雙報告”的政府會計制度正式從自2019年1月1日起施行。這對大型事業單位財務基礎工作――報銷提出了更高的要求。

3.科研項目“放管服”需要

中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》中辦發〔2016〕50 號文中提出進一步推進簡政放權、放管結合、優化服務，改革和創新科研經費使用和管理方式，促進形成充滿活力的科技管理和運行機制，以深化改革更好激發廣大科研人員積極性。上海市為了貫徹落實中辦發〔2016〕50 號文，市財政局會同市科學技術委員會對原《上海市科研計劃專項經費管理辦法》進行了修訂形成《上海市科研計劃項目（課題）專項經費管理辦法》滬財發〔2017〕9號文，對上海的科研項目承擔單位提出了接得住的要求，信息化管控勢在必行。

4.內部控制規范中合同控制的需要

關于印發《行政事業單位內部控制規范（試行）》的通知財會〔2012〕21號文中要求建立財務部門與合同歸口管理部門的溝通協調機制，實現合同管理與預算管理、收支管理相結合。大型事業單位財務管理基礎工作必須依靠信息化才能實現。

綜上所述，科學事業單位的費用報銷工作面臨了前所未有的嚴峻考驗，傳統的人工審核顯然難以滿足當前財務管理需求。為了提高費用報銷的時效性和精準性，需開發適應科學事業單位報銷需求的費用報銷系統。

二、內部環境的發展決定科學事業單位需要管理創新

第一，電子發票從2015年正式推行開始，現在已經是科學事業單位財務憑證附件中經常出現的原始憑證。但是科學事業單位費用報銷環節，財務人員還是需要依據打印的紙質電子發票上到稅務網上逐筆核實真偽，然后在本單位的電子發票Excel備查表中查詢是否重復，再審核這筆經濟業務的真實性后進行費用報銷，既增加了財務人員的工作量，又違背了國家推行電子發票以電子形式流通節約資源的初衷。

第二，以某科學事業單位科研項目管理為例，2018年前，在研科研項目多達156項，總的科研資金投入多達8400萬元。而對這些科研項目立項、預算調整、經費使用審批等流程還是以紙質憑證流轉為主。傳統的財務管理模式周轉流程時間長，無法對科研項目進行事中監控，及時跟蹤科研項目執行進度。

第三，2014年1月1日《行政事業單位內部控制規范（試行）》施行以來，科學事業單位均建立健全了合同管理制度，對合同進行了歸口管理。但是由于傳統的手工報銷，紙質憑證審核的財務管理模式，造成合同管理沒有及時和預算管理、收支管理融合，對經濟合同收支全過程實時跟蹤更加無從談起。

三、建立科學事業單位費用報銷信息化工作體系

1.科學事業單位費用報銷信息化建設前期準備

（1）費用報銷信息化系統調研。財務人員組織科研項目管理人員、費用報銷經辦人、合同管理人進行座談，財務人員對費用報銷中涉及的財經法規制度進行解讀，聽取與會人員對費用報銷管理、科研項目管理及合同管理的需求和建議。座談會后歸集需求和問題，梳理解決方案，編制各類費用報銷所需附件，整合報銷審核流程及相關政策文件匯編。

（2）選擇費用報銷信息化系統開發商。多渠道了解適合的費用報銷信息化系統，選擇不同類型的軟件開發商，例如用友軟件、致遠辦公、簡約費控、捷報報銷等。聽取介紹成功案例，聯網實際操作測試軟件，結合單位需求、軟件性能及價格、存儲介質等形成調研報告。由財務人員、技術人員等形成談判小組和軟件開發商進行磋商性談判，選擇軟件開發商。

2.科學事業單位費用報銷信息化系統功能設計

（1）總體設計思路。報銷流程標準化，將科學事業單位的各項制度落實到費用報銷信息化系統中。費用預算控制化，科研項目用預算控制費用支出，將預算控制嵌入到業務流程中。合同支付管理實時化，對合同錄入、變更、付款實時跟蹤。費用報銷審批移動化，通過App實現費用申請、審批在線操作，提高科研事業單位財務管理效率。

（2）關鍵點的設計。第一，費用報銷關鍵點梳理。原始單據分為三大類，第一類為數量多且需要重點加強管理的增值稅專用發票、增值稅普通發票（含電子普通發票、卷式發票）、機動車銷售統一發票、貨物運輸業增值稅專用發票。這類發票可與稅務機關第三方的服務平臺如樂稅網等實時對接，通過手機App識別發票上方的二維碼，或者電腦上錄入發票代碼等關鍵信息進行發票真偽查驗，同時獲取全票信息與費用報銷系統的數據庫匹配，審核電子發票的唯一性和發票開具時人為疏漏造成的單位名稱、納稅識別號錯誤。第二類如火車票、機票、車票等城際交通憑證，費用報銷系統可以與攜程、滴滴等進行對接，同步相關訂單信息，為后期消費集成做準備。第三類如其他附件，如合同、入庫單、領用單等。第二和三兩類原始單據可以拍照、掃描圖像等辦法上傳費用報銷系統，作為費用報銷申請依據。

第二，科研項目關鍵點梳理。先統一科研項目預算編制模板，不同經費來源的科研項目預算科目參照《上海市科研計劃項目（課題）專項經費管理辦法》進行分類，做好一一對應關系。對在研的科研項目按照資金來源、預算科目、收、支、余五維進行梳理。再對科研項目從立項―預算錄入―預算審核―預算執行―預算調整―調整審核―數據查詢等流程、權限進行設計。

第三，合同管理關鍵點梳理。費用報銷系統與OA系統對接直接讀取合同基本信息，合同申請人確認合同基本信息及合同付款計劃，財務人員對合同付款計劃執行情況進行審核。梳理正在執行的合同中履約保證金、質保金錄入費用報銷系統并由財務人員審核。

四、費用報銷系統運行主要成果

上海市質量監督檢驗技術研究院選用了適合單位需求的捷報費用報銷系統，將信息化管理應用到費用報銷工作中，系統的運行為科研人員、經費報銷人員排憂解難，同時將財務人員從煩瑣的人工審核中解放出來，推動了科學事業的發展。費用報銷系統運行主要成果表現在以下幾個方面。

1.增值稅發票管理信息化

增值稅發票查驗真偽、判別唯一性、全票面信息核對全部實現信息化管控，只有全部符合要求的發票才能存儲到個人票夾。報銷申請時能夠分配使用的發票，財務人員只需簡單判別業務相符性。科研人員在出差地即可查驗增值稅發票相關信息，由于開票信息錯誤產生的退換發票情況不再發生。

2.科研項目信息化管理

科研人員經過經費預算錄入流轉到科研管理部門和財務部門審核簽字后，作為費用報銷預算管控額度。每一筆經費均可在費用報銷申請時分攤到項目的預算科目，超過預算科目額度會顯示預算剩余額度，并且不予通過費用報銷申請，只有進行預算調整或經費使用調整才能申請費用報銷。基本達到了對科研項目全過程進行及時有效的跟蹤。系統可以生成每個項目不同資金來源的收支余及使用明細實時信息表，供項目管理人員查看并導出Excel版，方便他們應對項目中期、驗收等檢查使用。

3.提高工作效率

費用報銷申請的金額自動計算，附件張數按照上傳文件自動生成，杜絕了人工填寫的計算錯誤。費用報銷申請時，費用直接分攤到各個部門和科研項目，為政府會計制度下的成本費用分攤憑證錄入提供了準確數據。短信代辦事項溫馨提醒、網上電子簽名審核，避免了費用報銷人在每個環節審核人辦公室外苦苦等待的情況。費用報銷網上填寫時，暫存和退回重新發起等小功能減少重復填寫的工作量。財務審核崗審核通過的附件鎖定功能，避免退回重新提交，反復審核附件的煩惱。

信息化管理可以使科學事業單位的管理運作透明化，解決科研經費使用不透明、難以監控等問題，從而避免出現工作效率低下、組織機構冗余等問題。同時，它還可以指導促進科學事業單位內各部門、各環節的溝通和協調，幫助收集外部、內部信息，經過研究和分析，做出正確的決策。在“互聯網+”時代，科學事業單位要緊跟時代步伐，將信息化運用到財務管理工作中，使得科學事業單位全面發展。

參考文獻

1.喻紅玲，湯華嫻，財采伶，等.基于“互聯網+”的科研事業單位經費預算全過程管控創新研究與應用――以廣東省生態環境技術研究所為例.財經界，2018（12）.

2.周海龍，王春婷，曹明慧.我國電子發票的發展歷程與推行方法研究.中國總會計師，2016（03）.

（責任編輯：蘭卡）