強化檔案“三化”管理 提升服務水平

楊靜

【摘要】近年來，我國各事業單位中檔案管理工作都開始向著“三化”管理的方向發展，也即是實現檔案管理的規范化、現代化及法制化建設。本文針對單位檔案“三化”管理中的問題進行分析，提出強化檔案“三化”管理的對策，期望能夠由此促使事業單位面向社會服務水平的提升。

【關鍵詞】檔案;“三化”管理建設;服務水平

我國事業單位在行使單位職能當中，很容易由此產生相應的文件、材料檔案等，此類檔案統一具備數量龐大且復雜的特點，本身具有極為重要的儲存價值與意義。這就必須針對此類檔案的管理加以改進，目前檔案的“三化”管理是一項重要且有效的檔案管理方式。通過強化事業單位檔案“三化”管理，能夠促使檔案管理更為科學、規范。以下對此展開討論：

一、當前事業單位檔案“三化”管理存在的問題

（一）定位不高，意識滯后。主要表現為某些事業單位對于內部的檔案管理工作缺乏積極主動性，存在敷衍行事的情況。這主要是因為對于檔案管理定位不高所致，這種定位不高具體是指單位內相關領導對檔案的“三化”管理建設認識不足，沒有從較高的定位來加以面對，比如從歷史角度、以人民的名義來開展工作等。甚至有部分事業單位人員并不知道如何開展檔案“三化”管理建設，并未充分意識到檔案“三化”管理在當前所體現的價值。最終將由此導致單位內檔案管理工作更多收集一些過時的檔案材料，投入了相應的人物財力開展工作，卻并未起到應有的效果，最終得不償失。這種情況很容易致使單位內工作模式趨向于形式化演變，人員工作上最終也將變得敷衍了事。

（二）人員不穩，流動性強。絕大多數事業單位檔案工作人力配備結構不匹配，其主要體現在以下幾個方面：1.檔案管理崗位人員不穩定，人員流失的情況較為明顯。具體表現為檔案管理在崗人員更換頻繁，多數檔案管理者在崗沒多久，只學會了歸檔立卷處理的基本知識就被調離崗位。而其他繼續接任的兼任者則必須從頭開始，因此檔案管理崗位本身不夠穩定。2.檔案管理員素質偏低，主要是其中部分檔案管理員本身工作熱情與積極性都明顯偏低，但因本身文化水平不足、檔案管理知識匱乏等，導致其檔案管理工作的質量及專業化的程度都難以符合要求。3.工作經歷難以兼顧，絕大多數基礎檔案管理人員不僅直接面對上級部門的多種不同工作業務，同時還需要抽出精力來處理其他類型的工作，其本身難以集中精力投入到檔案管理的“三化”建設當中，因此嚴重影響到檔案工作本身的效能。4.有部分單位領導對檔案管理工作不夠重視，在工作人員的配比安排上，更多將檔案管理崗位變成一個“養老”的崗位，甚至采取濫竽充數的方式來應對工作，最終導致檔案管理人才隊伍難以符合檔案管理“三化”建設要求。

（三）保障不足，配套設施不全面。單位工作模式不斷深化改革，致使內部檔案管理也隨之產生一系列新的情況、問題及要求等。比如檔案本身形成的范圍和領域變得越來越廣闊，檔案的數量、形式、種類及內容等開始不斷增多，最終致使所需歸檔分類的數量與類目不斷激增，從而給現有庫房及設施增加了巨大的負擔。近幾年，我國各級部門盡管不斷加大相關檔案經費投入，持續優化、改善檔案管理條件，但整個過程當中仍然存在諸多問題。此類問題主要體現在以下幾個方面：1.檔案管理硬件配套設施不全面，所配置的設備比較陳舊、落后，檔案管理在軟件、空調、去濕等方面設備明細不足，對單位檔案管理“三化”建設造成一定阻礙。2.檔案庫房的面積不足，甚至存儲檔案的同時還堆放其他不同類型雜物，甚至有的庫房已經難以繼續增設箱柜，難以充分滿足檔案持續接收的需要。

（四）檔案利用率偏低，作用難以發揮。有部分事業單位對檔案工作注重保管而忽視利用的重要性，其具體體現在以下幾個方面：1.信息資源內容不足，檔案結構單一化，尤其在運用現代信息技術過程中所產生的各種視聽類檔案及電子類檔案等，這些都難以實現良好的收集歸檔，更難以充分滿足單位工作日益增多而對電子檔案隨之增長的需求。2.檔案管理手段落后，主要是檔案開發利用的現代化水平偏低，由于單位工作的水平要求不斷攀升，以往所采用的檔案管理模式難以真正符合“三化”檔案管理的要求。3.檔案利用渠道單一化，缺乏主動、超前服務意識，具體表現在給領導決策提供切實可行的依據、為群眾需求提供服務的情況較少，導致檔案信息內容閑置。

二、強化檔案“三化”管理提升服務水平的對策

（一）明確檔案歸檔責任定位，實現檔案管理規范化。對檔案歸檔的責任和范圍進行明確，并促使檔案管理規范化轉化，是檔案管理“三化”建設的重要內容和目標，同時也是最為基礎的工作內容。在實際的檔案管理工作當中，要求在此基礎上制定出明確的檔案管理范圍，同時需要在此基礎上，結合實際情況針對檔案歸檔的責任和范圍進行重新界定與完善。一般檔案分電子和紙質兩種，這就要求應當嚴格依照檔案保管的時間和期限來開展歸檔工作。最后需要在此基礎上明確檔案歸檔部門對工作進步和強化所作出的貢獻等。同時還需要在此基礎上做好檔案分級轉送移交工作，分級工作主要針對紙質檔案，而電子檔案則需要對其實施移交操作，通常需要部門之間將一年前工作所產生的檔案進行一次性移交，由此來逐漸形成并建立電子檔案移交工作機制。

（二）建設專業化檔案隊伍，大力提升（下轉第117頁）

（上接第101頁）人員素質。具體要求事業單位應當將檔案管理人員的素質水平置于工作首要位置。因此，為了能夠在此基礎上，切實提升檔案管理工作的規范化、科學化的管理水平，必須精心打造建設一支政治素質高、專業技能過硬及服務意識好的檔案管理隊伍。這就要求單位內領導應當積極給檔案管理人員降壓減負，以全面提升檔案管理人員的業務素質水平為主要目標，堅持定期給檔案人員開展相應的業務知識培訓，并且借助舉辦各種檔案業務知識大賽活動的形式，有效激發出檔案管理人員本身工作熱情，進而由此提升檔案人員的業務知識水平。此外，單位檔案室還應當實施專人專管制度，促使內部檔案集中歸檔管理，實施專人保管、專人查閱，由專人定期對檔案的數量、質量、保管情況及設備設施等進行檢查，發現問題實時溝通解決，以此來最終保障檔案信息系統的安全性。

（三）完善配套設施，實現檔案管理信息化。在配套設施上，要求單位檔案室應當嚴格依據“十防”和“八不準”制度來開展工作，具體是在檔案室配置相應的防蟲劑、空調、去濕機、防光窗簾、溫濕度計、防盜防火裝置等。同時需要在此基礎上實現檔案管理的現代化、信息化，而為了切實保障檔案信息系統的安全性，要求在此基礎上設定檔案信息系統防火墻，控制其中密碼訪問設置。同時需要在此基礎上安裝購買相應的保密隔離卡，并建立相應的恢復與備份系統。同時需要在此基礎上設立電子檔案管理制度及記錄系統，以此來保障檔案的完整、齊全、安全性。可以預見，往后的檔案管理當中，信息化將直接成為多項檔案工作開展的重要平臺與技術支撐，其同時也是新時期現代化檔案管理工作的核心所在，借助信息技術最終實現檔案信息傳輸的網絡化及信息資源的共享化轉變。

（四）強化檔案利用，充分發揮檔案作用。要想加強檔案的利用效果，具體需要從以下幾個方面展開：1.做好檔案編研工作，由于檔案利用是檔案本身價值體現的全部過程，而編研工作的開展是發掘檔案本身潛在價值的一項創造性活動內容。檔案的編研工作，主要是針對檔案的內容進行深入研究，并采取一系列加工手段，促使檔案信息得以優質化，最終便于檔案的系統運用和廣泛傳播。2.加大宣傳力度，檔案宣傳是保障檔案信息利用率提升的重要前提，當前可采用的宣傳方式有很多，如微信、微博等自媒體、組織各類有獎競答等提升員工對檔案的認識度等。3.充分利用信息化新技術，多數單位檔案管理已實現信息化轉變，但信息化的程度明顯不足，具體可將信息化管理滲透到檔案管理的方方面面，比如增加電子檔案全文檢索功能，提高圖像轉化文字準確率，以實現全文轉化為目標，可通過掃描識別有用信息來找出用戶可能用到的檔案文件。

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