檔案利用工作的重要性及提高利用工作的策略

李冬梅

【摘要】檔案的充分利用對(duì)于事業(yè)單位和企業(yè)而言都是十分重要的，提高檔案信息化開發(fā)與利用一直是企業(yè)以及事業(yè)單位的熱門話題，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，人們著重提升對(duì)于檔案的管理利用，本文就檔案利用工作重要性以及如何提高檔案利用工作提出一些個(gè)人建議。

【關(guān)鍵詞】檔案利用;檔案管理;管理創(chuàng)新

在信息化時(shí)代，對(duì)于檔案管理工作的開發(fā)和利用也需要進(jìn)行創(chuàng)新和變革。只有創(chuàng)新才能夠滿足時(shí)代的需要，才能夠更好地維護(hù)人民的利益，保護(hù)和利用好社會(huì)的資源。做好檔案信息化的開發(fā)和利用工作是必須也是必要的大工程。本文首先從個(gè)人、社會(huì)發(fā)展、文化傳承三個(gè)方面闡述了檔案利用工作的重要性，并結(jié)合工作實(shí)際，就如何提高檔案的利用工作提出一些建議。

一、檔案利用工作的重要性

（一）檔案利用對(duì)個(gè)人的意義。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案利用變得重要并且普遍，檔案再也不是鎖在深宮大院的絕密資料，是我們每一個(gè)人都能夠使用的實(shí)際表達(dá)。例如人事檔案中記錄著我們每個(gè)人的發(fā)展足跡，無(wú)論是誠(chéng)信檔案還是工作檔案，都是自我存在的記錄所在。檔案對(duì)于個(gè)人而言是十分重要的，可以說(shuō)是我們社會(huì)生活中的通行證，不論是上學(xué)、就業(yè)、買房等都會(huì)利用檔案信息。檔案利用工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性特征，任何方面的疏忽和遺漏都可能使我們的個(gè)人利益受到損害。

（二）檔案利用對(duì)社會(huì)的意義。檔案是社會(huì)發(fā)展過(guò)程中重要的知識(shí)積累，在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中起著重要的支持作用。例如，檔案的充分利用能夠更好地加快社會(huì)誠(chéng)信體系的建設(shè)，幫助企業(yè)或者是集團(tuán)更好地了解個(gè)人的品質(zhì)思想，重大經(jīng)歷，這樣能夠幫助企業(yè)篩選出最合適的人才。又例如，一些重要項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和使用都需要以往各個(gè)項(xiàng)目的檔案進(jìn)行參考和借鑒，以幫助節(jié)約人力資源和物力資源，提高工作效率。

（三）檔案對(duì)文化傳承的意義。檔案是寶貴的社會(huì)資源，在過(guò)去，我們的前人就將社會(huì)上各種重大事件或者人物經(jīng)歷記載在甲骨，木片或者是竹筏之上，這樣的檔案記錄方式使得一些歷史資料得以保存，并且流傳至今。雖然這種檔案在利用時(shí)是十分不方便的，但是它使得人類文明得以記錄和發(fā)展，使得傳統(tǒng)文化得以傳承和保留。筆者認(rèn)為，文化的傳承是離不開檔案的，只有通過(guò)這些檔案的保留和及時(shí)的維護(hù)，才能夠讓我們的后代更好地了解我們的文化。

二、提高檔案利用的建議

檔案在我們個(gè)人生活、社會(huì)發(fā)展、文化傳承方面發(fā)揮著積極的作用，但是檔案的利用和管理工作依舊存在著創(chuàng)新不足，利用率低下等實(shí)際缺陷，筆者就這些缺陷問(wèn)題探尋一些提高檔案利用的實(shí)際建議。

（一）檔案系統(tǒng)的構(gòu)建。筆者發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前很多地方檔案系統(tǒng)的建設(shè)都是一個(gè)“大雜燴”，很多東西都放在一個(gè)系統(tǒng)上，對(duì)于檔案分類工作依舊執(zhí)行不到位。很多檔案系統(tǒng)的檢索一般只有大范圍的檢索，這給檔案信息的利用造成了阻礙。筆者認(rèn)為可以將檔案進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化分類，只有這樣才能夠加快檢索速度，才能夠更加方便地進(jìn)行檔案的調(diào)動(dòng)利用。檔案系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)要做到直觀、清晰、明了，讓使用者能夠清楚了解系統(tǒng)的組織架構(gòu)，在系統(tǒng)建設(shè)中要注意檔案權(quán)限的細(xì)分設(shè)置，以限制和保障檔案信息的知悉范圍。

（二）檔案中心數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建。建立一套科學(xué)合理的檔案信息化管理制度對(duì)于檔案的高效利用是十分必要的。當(dāng)前在檔案信息調(diào)閱利用過(guò)程中經(jīng)常會(huì)存在檔案分布于不同地區(qū)，需要進(jìn)行跨地區(qū)調(diào)動(dòng)查閱的情況，這使得檔案信息的調(diào)動(dòng)利用變得費(fèi)時(shí)費(fèi)力。筆者建議每個(gè)地區(qū)或者部門可以建立一個(gè)檔案中心數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣對(duì)檔案的統(tǒng)籌管理和跨地區(qū)利用等都能帶來(lái)便利。在日常管理上，各個(gè)地區(qū)的檔案資源上傳到統(tǒng)一的中心檔案資料庫(kù)，如果有需要時(shí)再?gòu)馁Y料庫(kù)進(jìn)行調(diào)閱查詢。這樣更加方便了檔案的管理，也減少了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。通過(guò)加強(qiáng)集中管理力度，可以有效避免系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)中的浪費(fèi)，提升中央系統(tǒng)的軟硬件能力，能夠有效提升系統(tǒng)性能，促進(jìn)檔案利用效率的提升。

（三）加強(qiáng)檔案材料編研應(yīng)用。檔案信息資源是零散的，缺少關(guān)聯(lián)性，對(duì)檔案信息進(jìn)行編研能夠有效提升檔案信息的利用價(jià)值，為使用者提供更為高效的利用服務(wù)。在檔案管理中一定要善于使用編研手段，將檔案進(jìn)行細(xì)分和門類關(guān)系圖的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理，充分挖掘檔案資源的內(nèi)涵價(jià)值。另外，加強(qiáng)編研人員的素質(zhì)是十分重要的，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案的編研工作也在逐步規(guī)范，例如當(dāng)前我們對(duì)于組織機(jī)構(gòu)的檔案編研格式，基礎(chǔ)數(shù)字匯編格式以及大事記的編研格式都有著十分規(guī)范的表達(dá)，這是以前所沒(méi)有的，這種格式能夠直接反映整個(gè)事件或者是整個(gè)人的重點(diǎn)，因此編研人員必須具備較高的專業(yè)水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

創(chuàng)新是時(shí)代的需要，無(wú)論什么行業(yè)都需要?jiǎng)?chuàng)新。在信息化時(shí)代下，我們對(duì)于檔案的利用工作也要進(jìn)行創(chuàng)新改革，要適應(yīng)大環(huán)境的變化，跟隨時(shí)代的變遷甚至提出超時(shí)代創(chuàng)新性方案。提高檔案利用工作能夠充分利用檔案資源為人民謀取福利，這樣才能夠讓檔案更好地發(fā)揮它的價(jià)值，充分發(fā)揮其對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)支持作用。

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