醫院人事檔案的信息化管理工作探討

江佳桐

【摘要】鑒于當前醫院人事檔案管理中的信息量越來越大，傳統的人工管理方式已經無法滿足檔案管理的要求，本文著重探討了醫院人事檔案的信息化管理策略，以為相關研究和應用提供指導。

【關鍵詞】醫院;人事;檔案;信息化

醫院人事檔案管理是一項非常重要的信息資源管理工作，它是醫院人員個人經歷和社會實踐的重要記錄，是其業務能力、工作表現、實戰業績等的重要反映，也是重要的人事信息資源。重視和加強醫院人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案的資源優勢，只有堅持人事檔案信息化管理，才能促進醫院人事制度改革，合理有效配置醫院人力資源。

一、打造高素質信息化檔案管理隊伍

醫院人事檔案信息化管理的主體是管理人員，他們素質的高低直接關乎人事檔案管理的質量，所以必須要切實提升全體人事檔案管理人員的整體素質。首先，在平時的醫院人事檔案工作中，有關人才的錄用需要將計算機應用技術作為選聘人才的一個重要標準，以確保所招收的工作人員都具備高超的計算機操作技能，提升醫院人事檔案管理人員的整體計算機水平。其次，醫院需要對內部的人事檔案管理人員進行合理劃分和安排，同時需要合理分配新員工和老員工，以便可以實現老員工帶新員工的發展策略，逐步使其明確人事檔案管理工作中的要點，不斷提升醫院人事檔案管理工作的整體質量。

二、實現醫院人事檔案信息化的途徑

（一）建立完整的數據庫管理系統。數據庫管理系統如下：1.完善人事檔案信息綜合數據庫，建立信息收集網絡、傳遞方式，制定人事信息收集內容。2.建立人事檔案信息分類數據庫，保證數據采集準確，隨時更新。3.建立數字檔案庫，借助多媒體設備（如電子掃描儀或數碼相機）將人事檔案進行數字化處理，刻錄光盤。4.完善和建立辦公信息數據庫，人事檔案管理日常的辦公業務均列為辦公信息數據庫的服務范圍。

（二）建立健全相應的規章制度。在制定信息化建設的規章制度時，參照國家和有關部委頒發的檔案信息化建設法規，研究制定以下幾種制度：計算機人事檔案信息管理的暫行辦法;計算機人事檔案信息收集與歸檔管理的暫行辦法;計算機人事檔案信息提供與利用的暫行辦法;計算機人事檔案的安全與保密制度等條規，確保各項條款的實用性。

（三）培養一支高素質檔案管理隊伍。人事檔案管理工作需要高素質，復合型人才，具備良好的個人素質、較高的文化知識、有一定外語水平，懂得人事檔案管理專業知識和計算機網絡技術的應用和維護知識，全面了解和自覺執行人事檔案信息管理方面的法律、法規、制度和標準，在工作中具有較強的適應性、穩定性和創造性，能夠下功夫研究并解決當前檔案信息化建設中遇到的一些實際問題，還要善于探索未來人事檔案信息化建設的發展思路。

（四）加大安全保密工作力度。要經常組織人事檔案工作者開展計算機信息安全保密方面的教育活動，如業務講座、經驗交流、專家巡回演講和展覽等教育形式，不斷增強廣大人事檔案工作者安全保密意識，逐步提高安全防范的工作能力;要結合人事檔案信息的利用情況，嚴格確定利用對象、方式和時間，避免信息利用無序。為防止人事信息傳輸中的非法訪問、非法收集和刪除破壞等現象發生，應在相應的網絡接口部位安裝監控設備，并定期進行檢測與維護。為防止計算機病毒侵入人事信息網絡系統，要經常用有關清毒軟件對計算機系統做好清毒，確保人事信息萬無一失。

三、強化現代信息化檔案管理落實

在新形勢下，醫院的管理工作中涉及越來越多的人事檔案信息和數據，所以現代化管理是其發展的必然趨勢，這就需要充分結合醫院信息管理系統和人事檔案數據系統，以便可以借助一體化的管理來提升人事檔案管理的質量和效率。相較于傳統人事檔案管理方式，信息化人事檔案管理比較開放，并且可以更好地適用于新形勢下的醫院管理工作，提升人事管理工作的效率，所以必須要合理運用信息化管理手段來逐步將其納入醫院綜合管理環節中。

伴隨著醫院信息一體化趨勢的加劇，醫院需要有效地集合相關數據來優化和整合有關的資源，切實結合人事檔案、績效考核以及平時的工作，同時需要強化其計算機管理意識和現代化意識，以便逐步提升檔案管理的使用價值;要逐步從傳統封閉型的人事檔案管理方式向開放型管理方式轉變，并要推動相應檔案管理人員服務意識的改變，以便可以為教學、科研和應用提供更優質的服務。此外，隨著醫院現代化建設工作的快速推進，為了更好地實現管理現代化，有必要強化相應管理人員。

四、健全檔案信息系統維護保障

人事檔案信息系統本身是一個處于動態的管理系統，其需要進行定期維護以及相關數據的更新工作。為了最大限度發揮人事檔案信息系統的最大功效，就必須要培養工作人員在信息化條件下的意識，提高其工作素質;醫院人事信息的錄入工作要保持準確性和完整性，并要具備良好的系統更新意識，及時更新和校準數據庫的準確性;要建立數據安全監測機制，以全面確保網絡、軟件、運行和人事信息數據等方面的安全性;在醫院人事檔案信息化管理的過程中，需要對檔案管理工作紀律進行嚴格規定，嚴格管控網絡信息安全管理方面的各項規章和制度，定期對有關的管理人員進行思想政治教育工作，使他們可以切實樹立保密觀念;要根據檢索人員的具體權限類別來合理確定檢索信息的范圍和內容情況，切實杜絕人事檔案管理工作的計算機網絡和其他外圍進行有效連接，以便可以借此來確保醫院人事檔案相關信息數據的準確性。

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