檔案服務外包的實踐與思考

劉爾嫻

【摘要】在我國當前信息技術不斷發展的大背景下，檔案服務在數字化、信息化環境中有很多外包途徑，因此根據檔案情況進行服務外包在當前時代已經興起，但是在實踐中檔案服務外包還存在一些問題，本文就檔案服務外包實踐中的問題以及優化策略進行探討。

【關鍵詞】檔案;服務外包;實踐

檔案服務外包是我國各領域檔案管理工作集成化、信息化的產物，在我國開展檔案服務外包工作同我國當前的數字化信息時代特點息息相關，由于檔案信息傳輸與保存的安全性要求較高，因此還需做好檔案服務外包問題的處理。

一、當前檔案服務外包實踐中的主要問題分析

（一）檔案服務外包存在較多安全風險。當前檔案服務外包領域最常見的風險問題就是檔案發生丟失以及損壞，由于當前很多檔案服務的外包公司在業務水平以及基礎設施準備、人員素質方面還存在一些欠缺，加上檔案在轉移與保存中環節較多，如果管理不善就非常容易發生損壞和遺失，如果提供檔案外包服務的企業沒有在細節方面做好培訓，就非常容易導致檔案出現安全問題。

（二）外包服務行業的整體水平有待提升。在我國檔案外包服務領域，由于存在行業內業務水平差異，有個別外包服務公司存在業務專業性不夠、團隊總體水平不強的情況，雖然我國檔案外包行業已經有了幾十年的發展歷史，業務水平有所提高，但是由于當前檔案管理的要求在不斷提升，任務量也在不斷加大，導致檔案外包行業的整體要求較高，而由于部分檔案外包服務企業的薪資水平較低，導致高素質人才流失，團隊人員技能結構較低下，導致檔案外包服務總體水平無法達到當前行業要求，同時由于檔案服務外包行業并未建立較為完善的統一標準，導致行業在管理方面缺乏專業性，且沒有科學的培訓與組織優化體系，給檔案服務外包行業帶來了較大的發展阻礙。

二、當前提升檔案服務外包管理效果的策略分析

（一）應積極應用具有檔案安全風險防范效果的措施。在當前時代，能夠實現檔案安全風險防護的技術措施有如下幾點：首先做好外包場所內部的安全管理，外包服務企業要根據檔案管理的原則對進行檔案管理與保存的場所做好檢查，特別是當前的信息化安全防護手段必須做好設置，同時應該在檔案外包加工區域進行監控系統的安裝與設置，確保對全區域實現實時監控，而為了保證檔案信息的安全性，檔案加工區域內盡量不要使用聯網功能，并且嚴格禁止閑雜人等進入檔案加工區域。其次還要從技術層面確保檔案信息的安全性，要首先對技術人員進行安全技能培訓，同時還要確保外包服務企業做好與檔案管理部門簽訂具有法律效力的保密合同，杜絕外包服務公司出現信息泄露的可能。

（二）做好檔案服務行業管控。要確保國家相應監管部門對于檔案外包服務行業的監管力度，國家政府行政部門要履行其職責，定時對檔案外包行業內部公司進行檢查，對于管理松懈，檔案信息安全性不高的企業應進行處罰，或者提升檔案外包行業的準入門檻，優化檔案服務行業的運行環境。外包公司的資質管理目前尚缺少統一管理資源，但是目前僅有部分省份出臺了本省的檔案管理條例，并不足以解決根本問題。而現階段由于檔案服務外包行業比較混亂，需要十分明確的管理制度，但當地的金融外包效率不高，檔案服務工作尚未跟上。

（三）優化檔案服務外包的過程管理。檔案服務外包優化過程有多種方式，筆者現介紹主要的兩種方式：其一是實行質量控制績效管理。也就是要求檔案質量能夠有效地提高檔案外包公司的水平，在選擇了檔案外包公司后，與其進行溝通，交代檔案存儲、保護要求，要求檔案部門應對金融服務外包企業進行把控，隨時了解企業發展進程，實施檔案外包工作的連續性和發展性。負責檔案外包工作。隨時了解檔案外包公司的工作進展。檔案外包服務相應的績效考評指標系統必須能夠依據現實情況進行調整，一旦在實際操作中遇到問題，外包方與服務方應進行協商，針對檔案外包服務質量進行科學的績效管理，在當前的互聯網時代更有利于檔案保護與科學保存。要將績效考評結果與獎懲制度掛鉤，敦促檔案外包服務機構努力提升自身服務質量。

三、結束語

總之，為了提升當前我國檔案服務外包的效果，不僅要對其過程進行優化，還應做好行業規范，并要根據當前的信息化環境需求進行安全防護技術的應用，為檔案服務外包的整體安全性以及可靠性提升提供助力。

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