新時期學校檔案數字化建設的途徑

王秉芳

【摘要】檔案作為學校建設與發展的真實記錄，極具保存與利用價值，做好檔案管理工作可以為學校教學、科研和管理等工作提供可靠參考依據。在新時期，學校要加快檔案數字化建設，利用高科技提升檔案管理效率，也提升檔案檢索與查詢的效率，真正發揮出檔案應有的價值。本文簡述學校檔案數字化建設的意義，并就學校檔案數字化建設的現狀提出了具體可行的策略。

【關鍵詞】新時期;學校檔案;數字化建設

在社會進步與發展過程中，學校教學管理體制也加快了改革步伐，且學校規模的擴大、招生數量的增加，極大增加了各項工作量，每天都會形成大量的檔案資料，為檔案收集、整理、分類和管理等工作帶來了巨大的難度。在信息化時代，我們應該對傳統檔案管理模式進行創新，將數字化技術引入檔案管理中，這樣才能讓檔案管理人員工作負擔得到減輕，也讓各環節檔案管理工作更加高效進行。因此學校要創造條件促進檔案的數字化建設，提升檔案管理的規范化、科學化和現代化要求，確保發揮出檔案的作用，為學校的進一步發展打牢基礎。

一、學校檔案數字化建設的意義

以往學校檔案管理工作主要以人工方式進行，不僅檔案查詢與利用不便，也會浪費大量的人力、物力和財力，容易引起檔案資料的損壞與丟失。而通過檔案數字化建設，在計算機上存儲檔案，在利用時只需要簡單掃描即可，能快速獲得所需檔案信息。同時學校建立檔案數據以后，也能夠節省檔案存儲空間，有利于進行維護，確保檔案資料的完整性與可靠性，并有效共享檔案信息。因此，學校加強檔案數字化建設具有重要的意義，這樣可以有效減輕檔案管理人員壓力，利用計算機等先進設備管理檔案，可以提升檔案管理的效率，促使學校檔案利用效率得到提升。

二、學校檔案數字化建設的現狀

第一，學校檔案數字化建設投入較少，基礎設施設備也不完善。以密集柜為例，仍然為傳統組合鐵皮柜，缺少智能系統，不能發揮出自動定位與監控檔案等作用，需要作出更換，學校要提高重視程度，逐步加大投入。有的學校運用了檔案管理系統，不過僅僅實現了檔案目錄管理電子化，歸檔文件主要是傳統紙質文件，未能真正實現檔案的數字化轉換。第二，在檔案數字化建設過程中，需要將現代信息技術應用到檔案管理中，確保檔案管理工作效率獲得提升。現階段學校檔案數字化建設中缺乏相應的規章制度，操作標準不夠統一，要想加快檔案數字化建設步伐，應該結合具體狀況完善制度，讓檔案收集、整理、歸檔及利用等工作有章可循。第三，學校檔案數字化建設中，對檔案管理人員也有較高要求，需要他們掌握計算機技術、網絡技術和圖片處理技術等，但是現在很少有人能達到這個要求。學校也不注重開展對檔案管理人員的培訓工作，導致他們的專業素養長時間得不到提升，為學校檔案數字化建設帶來了阻礙。

三、學校檔案數字化建設的策略

（一）增加資金投入，完善基礎設施。在學校檔案數字化建設過程中，需要在設備、技術和人才上加大投入力度。學校要結合實際情況，為檔案數字化建設提供專項經費，這樣有利于完善基礎設施，將先進技術引進來。學校檔案管理部門應該用好專項經費，選擇購置性價比最高的數字化設備，讓現有資金得到充分利用。在學校檔案數字化建設中，應該配置數字化辦公設備，結合已有的設備與規模，購進數字化智能檔案柜，并考慮到檔案電子系統的需求，升級或配置計算機、掃描儀等基礎設備，同時及時對系統進行優化與升級。要考慮到學校檔案高效管理與利用的要求，逐步增加所投入的資金，充分運用各種先進技術，如網絡電子技術與數據庫等，讓學校檔案在收集、整理、儲存和利用等各環節都實現數字化。

（二）完善檔案數字化建設制度。建立健全的檔案管理制度，有利于學校檔案數字化建設高效進行。學校要從實際發展狀況出發，結合《檔案法》中相關規定，不斷完善各項規章制度，明確檔案數字化操作標準。在建立各項規章制度的時候，應該以實際調查分析為前提，建立起檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度、數字化查閱利用制度、檔案鑒定及銷毀制度和網絡安全管理制度，且力求各項制度有較強的操作性、規范性和科學性，能夠讓檔案管理人員得到有效約束。檔案管理人員要充分考慮到各項規章制度的要求，將自身職責履行到位，做好本職工作，且根據學校檔案數字化建設的新要求，不斷對規章制度作出調整，跟上時代發展腳步，提升各項規章制度的可操作性與權威性，確保學校檔案管理效率與質量都得到提升。

（三）建立統一檔案數據庫。為了加快學校檔案數字化建設步伐，應該盡快打造完善、統一的檔案數據庫，這樣才能夠提升學校檔案數字化管理水平，保證檔案資料價值真正得到體現。從學校檔案數字化建設現狀來看，很多學校在很大程度上忽視了數據管理工作，在檢索查詢、整理編目、系統維護和實體管理等方面，還未能將管理標準統一下來，且學校檔案應用軟件也未能自成一體。一些應用程序和學校檔案數字化管理出現了脫節的現象，在文件歸檔上還不夠及時，在面臨檢索需要時，檢索功能不能充分發揮出來，難以滿足實際要求，這樣學校檔案管理的現代化、規范化水平難以得到提升。針對這種情況，學校要盡快建立起完整、統一的檔案數據庫，積極引進先進的設備與技術，保證數據平臺的可靠性與安全性。在選擇應用系統的時候，要采用可以讀取標準的數據庫與可以發揮出多媒體功能的語言平臺，讓學校檔案數據庫建設能夠和常規檔案管理工作相結合，讓學校數據庫更具實用性。

（四）完善網絡檔案信息檢索系統。學校通過檔案數字化建設，能夠讓信息檢索變得更加高效與快捷，在信息資源建設過程中，需要以完善信息檢索功能為前提。學校通過建立完善的網檔案信息檢索系統，才能讓信息化建設順利開展，將傳統紙質檔案盡快轉換為數字化檔案，在有效共享檔案信息的基礎上，也真正發揮出了學校檔案應有的價值。但是在現階段學校檔案信息檢索系統建設中，還有著很多不足之處，如系統檢索功能不完善，只可以用于學校局域網信息組織的管理技術與方法，且在本校網絡環境下在信息使用權限設置上也有問題。針對這種情況，需要消除技術銜接方面的問題，讓學校信息檢索系統的作用充分得到發揮，提升服務質量，促進學?？蒲小⒔虒W和管理等工作正常開展。

（五）提升檔案管理人員綜合素質。在學校檔案數字化建設過程中，讓檔案收集、整理、歸檔、存儲和利用等環節有了巨大變化，要求檔案管理人員具備豐富的知識面，既要有檔案方面的專業知識，還要掌握計算機技術和網絡技術，熟悉檔案電子信息的查詢、發布與利用，懂得數字化檔案處理方法。信息化背景下讓學校檔案數字化管理面臨著新的挑戰，檔案管理人員必須具備較強的檔案信息意識，主動提供服務。這要求學校為檔案管理人員提供更多的培訓機會，促使檔案管理人員掌握更多數字化方面的知識，實現自身業務素質與能力的提升，能夠嚴格按照國家相關規定，結合學校檔案數字化管理要求，有效運用數字化技術開展檔案編目、分類、整理和利用等工作。此外，通過培訓還要讓檔案管理人員掌握掃描儀、數碼相機和音頻采集等設備的使用方法，促使學校檔案管理效率與質量都實現提升。

四、結語

總之，在學校檔案事業發展過程中，需要提高對檔案數字化建設的重視程度，通過將紙質檔案轉變為數字化信息，能夠為學校檔案信息資源的開發利用創造更加有利的條件。因此學校各級領導應該增加投入，將檔案數字化建設所需設施設備配置齊全，并建立完善的檔案數字化管理制度，提升檔案管理人員素質與能力。這樣才能更好地管理檔案，實現檔案信息資源的共享，為學?？蒲小⒔虒W和管理等工作提供更好的服務。

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