航天企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的探索與實(shí)踐

劉婷

摘要：在信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化盛行的時(shí)代，數(shù)字檔案館的建設(shè)在我國檔案界也掀起了一片熱潮。本文對(duì)江蘇省數(shù)字檔案館的數(shù)字化工作現(xiàn)狀、管理體制、運(yùn)行機(jī)制等進(jìn)行深入探討與分析，為航天企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)提供了有益的思路與借鑒。

關(guān)鍵詞：航天企業(yè);數(shù)字化;探索：實(shí)踐

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2019）016-067-02

數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。

檔案作為一種不可再生的寶貴資源，在科研、生產(chǎn)、生活、政治、經(jīng)濟(jì)、文化等領(lǐng)域都起到了獨(dú)特顯著的作用。為保護(hù)檔案原件，提高檔案信息的普及性，國家大力推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。在高強(qiáng)密度研制發(fā)射的新常態(tài)下，航天企業(yè)檔案館以提升檔案信息化水平，提供更加高效便捷的檔案信息資源服務(wù)，提升檔案工作效率和管理水平來更好地服務(wù)科研生產(chǎn)為目標(biāo)，對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)進(jìn)行了調(diào)研摸索。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作

（一）先行調(diào)研，摸索情況

為了解如何建設(shè)數(shù)字檔案館，需要哪些規(guī)章制度，需要哪些設(shè)備，具體怎么操作怎么實(shí)施，筆者對(duì)江蘇省數(shù)字檔案館進(jìn)行了初步的調(diào)研與考察。

江蘇省數(shù)字檔案館制定了數(shù)字化加工現(xiàn)場管理制度、操作規(guī)范、保密制度等，并在門口設(shè)立“竊取、損毀國有檔案，違法必究，請珍惜自己的前途和聲譽(yù)，切勿以身試法，以免追悔莫及”的告示牌，以保證工作安全、健康、有序地進(jìn)行。目前該館主要對(duì)館藏及館外民國時(shí)期文件進(jìn)行數(shù)字化加工工作。具體執(zhí)行部門有修裱部、整理部、掃描部、信息部、辦公室，參與人員共四十多人。

在制度、人員保障之外，檔案館也非常重視相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的配套。以掃描部為例：該部配備有掃描A3、A4幅面圖紙的平板掃描儀，零邊距掃描儀、書刊掃描儀和大幅面的工程圖掃描儀等多種不同規(guī)格的專業(yè)掃描儀，以滿足不同掃描對(duì)象的需求。同時(shí)為保密起見，江蘇省檔案館只對(duì)非密文件進(jìn)行數(shù)字化，統(tǒng)一在紫光軟件平臺(tái)完成。

（二）立足現(xiàn)狀，建立架構(gòu)

在前期調(diào)研摸索的基礎(chǔ)上，結(jié)合航天特色及單位的實(shí)際情況，建立了數(shù)字檔案館的架構(gòu)。

1_系統(tǒng)保障

瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)是專門管理檔案工作，是一個(gè)擁有多全宗、多門類、多權(quán)限的全文管理軟件，設(shè)置的模塊有：現(xiàn)行文件、預(yù)立案卷、檔案管理、借閱管理、專題打印、系統(tǒng)維護(hù)六部分。采用客戶機(jī)/服務(wù)器（C/s）和瀏覽器/服務(wù)器（B/s）管理模式。

2.建立數(shù)據(jù)庫

以用戶需求為導(dǎo)向，以便于利用為目標(biāo)，以價(jià)值創(chuàng)造為原則，基于瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)，對(duì)卷帙浩繁的檔案分門類分專業(yè)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

（三）更新理念，系統(tǒng)集成

經(jīng)過與兄弟單位溝通學(xué)習(xí)，圍繞航天型號(hào)檔案中心工作和數(shù)字檔案館建設(shè)，開展了借閱、復(fù)制、編研等多形式的檔案資源開發(fā)利用工作。通過瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)與AVIDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)集成，完成電子文件跨庫歸檔，目前已實(shí)現(xiàn)主體型號(hào)技術(shù)文件的全文電子化管理，具備全文開放能力，極大提高檔案資源利用效率，提高檔案資源對(duì)所型號(hào)科研任務(wù)及日常管理工作的數(shù)據(jù)服務(wù)與支撐能力，并取得良好的檔案利用效果。

二、數(shù)字檔案館的建設(shè)過程

航天企業(yè)的文件以紙質(zhì)居多，照片、磁帶、光盤等特殊載體的文件較少，所以航天企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)以紙質(zhì)檔案數(shù)字化開展工作。

（一）探索階段

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是紙質(zhì)與數(shù)字連接的絲路，也是檔案發(fā)展的必由之路。近幾年，航天企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)歷了試點(diǎn)開展、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)到范圍擴(kuò)大的實(shí)施過程，主要工作內(nèi)容包括數(shù)字化前整理、歸檔文件統(tǒng)計(jì)分類、檔案數(shù)字化實(shí)施，以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、匯總、質(zhì)檢、掛接、備份等。

適當(dāng)?shù)臄?shù)字化管理系統(tǒng)與軟、硬件配置是紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的必要條件。由于效率高、質(zhì)量好、投入小及標(biāo)準(zhǔn)化程度高等優(yōu)點(diǎn)，航天企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化采用流程式的工廠化制作模式。

非紙質(zhì)檔案的載體形式多種多樣，保存時(shí)間不一，把這些非紙質(zhì)載體上記錄的檔案信息通過數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，可以向利用者提供安全可靠、方便快捷的服務(wù)。信息化牽引數(shù)字化，產(chǎn)品研制系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成是檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的必然趨勢，AVIDM與瀚海集成為數(shù)字化型號(hào)檔案全生命周期管理的實(shí)現(xiàn)提供了可能性。

（二）建設(shè)階段

通過不斷地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、反復(fù)討論，現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案館的建立有了初步的實(shí)施計(jì)劃。

1.數(shù)字化對(duì)象的確立

航天事業(yè)經(jīng)過了六十多年的發(fā)展，涵蓋了具有歷史悠久和長久保存價(jià)值的檔案，涉及了文書、經(jīng)營、科研、航天產(chǎn)品、基建、設(shè)備等門類，以價(jià)值優(yōu)先為原則，航天企業(yè)數(shù)字檔案館鎖定了數(shù)字化對(duì)象。

2.數(shù)字化前期的整理登記

確定了數(shù)字化對(duì)象后，查閱檔案庫房的檔案實(shí)體，制定出《檔案出庫登記表》，填寫每份檔案的檔號(hào)、文件編號(hào)、題名、密級(jí)、頁數(shù)、文件格式、轉(zhuǎn)換格式、版本、下載情況說明、處理情況說明、備注等信息，為后續(xù)檔案統(tǒng)計(jì)掃描做好準(zhǔn)備。

3.目錄數(shù)據(jù)庫的建立

與數(shù)字化前期整理登記同步開展，制定統(tǒng)一著錄規(guī)則并按照檔案著錄規(guī)則，在瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)核對(duì)檔案實(shí)體與電子著錄條目是否一致，如有問題及時(shí)補(bǔ)充完善。

4.檔案掃描

（1）航天企業(yè)檔案不僅有A4幅面的文件也有A3以上的大幅面技術(shù)藍(lán)圖與工程圖紙，以保護(hù)檔案實(shí)體為原則，采用破壞性小的掃描設(shè)備，適用不同幅面的設(shè)備。

（2）掃描后的文件確保圖像清晰、完整，分辨率不小于300dpi。

（3）檔案應(yīng)采用統(tǒng)一儲(chǔ)存格式，掛接到瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)以PDF/CFD。

（4）圖像的命名以檔號(hào)編制規(guī)則為基礎(chǔ)，先在本地建立文件夾，在總文件夾下以案卷為單位、以卷號(hào)及題名建立子文件夾，子文件夾中的每一份文件以實(shí)體的檔號(hào)、題名命名，并將其轉(zhuǎn)換為PDF保存。

5.數(shù)據(jù)掛接

將掃描好的檔案掛接到瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)中，將其與目錄數(shù)據(jù)庫一一對(duì)應(yīng)，導(dǎo)入到系統(tǒng)中。保證掛接的完整性、準(zhǔn)確性、一致性，確定文件能否正常打開，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)糾正。

6.移交入庫

將數(shù)字化加工完成后的文件重新還原，不得損壞檔案實(shí)體，仔細(xì)核對(duì)出庫單，一一對(duì)應(yīng)，核對(duì)無誤后辦理入庫。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)踐階段

數(shù)字檔案館的價(jià)值在于開發(fā)利用，在于為用戶服務(wù)。經(jīng)過持續(xù)推進(jìn)，目前航天企業(yè)數(shù)字檔案館已初具規(guī)模。

（一）基于數(shù)字檔案館，提升文件歸檔率

在數(shù)字檔案館環(huán)境下，檔案管理系統(tǒng)與AVIDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等集成，可以使文件實(shí)時(shí)全文跨庫歸檔，實(shí)行文件全生命周期管理。為企業(yè)提供圖文檔一體化的全面檔案管理工作，完善企業(yè)檔案資料信息化的需求，提升文件歸檔率。

（二）依托數(shù)字檔案館，提高檔案利用率

航天企業(yè)在瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)已開通電子借閱模塊，實(shí)施檔案電子審批。申請人可以在系統(tǒng)中對(duì)借閱的文件進(jìn)行申請，審批通過后，可查看電子文件，在指定的有效期內(nèi)查看到申請的電子文件。借閱到期的電子文件，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)收回查閱權(quán)限。借閱到期的紙質(zhì)文件，系統(tǒng)會(huì)以郵件方式自動(dòng)發(fā)送催還單，節(jié)省設(shè)計(jì)人員借閱的時(shí)間，減輕了檔案人員的工作量，提高了工作效率。

四、航天企業(yè)數(shù)字檔案館運(yùn)行中注意的問題

回顧近幾年的探索與建設(shè)經(jīng)歷，航天企業(yè)數(shù)字檔案館在摸索中前進(jìn)，在前進(jìn)中創(chuàng)新。雖然我們進(jìn)行了有益的嘗試和實(shí)踐，并取得初步的成效，同時(shí)也遇到了很多困難與問題，通過分析、總結(jié)明確了今后航天企業(yè)數(shù)字檔案館運(yùn)行過程中需要注意的問題。

（一）完善的制度建設(shè)

鑒于航天企業(yè)檔案保密性較高，檔案工作人員需要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法、國際標(biāo)準(zhǔn)及航業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依照標(biāo)準(zhǔn)來開展檔案數(shù)字化工作，建立數(shù)字化檔案館，嚴(yán)禁觸碰保密“紅線”。

（二）有效的整體規(guī)劃

數(shù)字檔案館需要與信息系統(tǒng)、保密系統(tǒng)同步規(guī)劃，才能實(shí)現(xiàn)功能最優(yōu)化。具體包括電子檔案信息采集系統(tǒng)（包括數(shù)字化加工系統(tǒng)和電子檔案移交/接收系統(tǒng)）、電子檔案信息管理系統(tǒng)（含著錄、索引、目錄、鑒定等）、電子檔案信息利用系統(tǒng)（瀚海系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、網(wǎng)站查詢）、檔案信息安全維護(hù)系統(tǒng)（含備份與恢復(fù)機(jī)制、病毒防治、訪問控制等）等四大部分，系統(tǒng)涉及的相關(guān)部門需整體聯(lián)動(dòng)，同步實(shí)施。

（三）有力的經(jīng)費(fèi)支持

若規(guī)劃不到位，就會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化工程前期硬件投入不足，加上后期維護(hù)經(jīng)費(fèi)多，沒有充足的經(jīng)費(fèi)支持，就無法實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的總體目標(biāo)，數(shù)字化工作進(jìn)展受到制約。

（四）人才隊(duì)伍支撐

檔案收集、處理與數(shù)據(jù)庫加工人才;數(shù)字檔案館系統(tǒng)運(yùn)營與服務(wù)的管理人才。對(duì)人才隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求是具有較全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息意識(shí)、良好的信息道德、較強(qiáng)的信息能力，以適應(yīng)數(shù)字檔案館的建設(shè)和正常運(yùn)行需要。

（五）數(shù)字化成果上網(wǎng)及共享利用需要慎重

檔案數(shù)字化是將以紙張為載體的傳統(tǒng)檔案進(jìn)行掃描、縮微等處理，并通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行管理和利用。經(jīng)數(shù)字化處理的檔案具備信息資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。

許多經(jīng)過數(shù)字化的檔案，上網(wǎng)共享會(huì)帶來一些保密問題，所以在建設(shè)數(shù)字檔案館的同時(shí)，要從物理安全、信息資源安全和安全保密管理幾方面著手，做好數(shù)據(jù)遷移、備份、恢復(fù);計(jì)算機(jī)病毒防治;訪問控制;信息加密;信息完整性校驗(yàn)等多方面把好安全問題的關(guān)口。