基于某高校的基建行政處OA辦公系統使用情況分析

劉慧媛

[摘? ? 要] 行政管理流程的信息化是提高辦公效率、節省辦公資源成本的有效途徑。針對某高校基建行政處OA辦公系統的實際使用情況加以分析，探究行政管理信息化發展中存在的阻礙和問題，找尋行政管理信息化更有效的實施途徑和方法。

[關鍵詞] 行政管理;后勤信息化;OA辦公系統

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 11. 026

[中圖分類號] G647? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）11- 0059- 03

1? ? ? 使用情況

基建行政處承擔后勤行政工作及基建工作，服務支撐各科研部門的正常運作。但由于某高校多次搬家、分址辦公等原因，很多工作無法統一協調、統一處理。目前六處辦公地點分布在全市各處，辦理涉及審批會簽的業務需要往返多地，耗費不必要的人力物力。OA辦公系統的投入使用可以讓職工足不出戶辦理業務，完成基建行政處所涉及的流程性、審批性的工作項目，解決因分散辦公導致的辦公不暢等問題。

根據某高校2014年8月28日發布的相關文件精神，須在9月16日起在OA辦公系統中進行七項工作的日常辦公，基建行政處涉及部分通知公告的發布、設備購置及報廢審批等工作。設備購置、報廢的審批工作是目前基建行政處固定資產管理工作的重點。

某高校于2014年9月16日正式利用OA辦理部分重點工作，截至12月28日，基建行政處共發布通知公告9條，利用OA發布9條，利用率100%;辦理設備購置審批工作共38次，成功利用OA審批6次，利用率15.78%;辦理設備報廢工作共5次，成功利用OA審批0次，利用率0%，如表1所示。

在OA系統的實施過程中，各部門通過OA辦理設備購置、報廢業務率較低。普遍反映用OA辦理業務的意識度不高，操作不熟悉等。

很多老師在辦理業務紙質版審批單的時候根本不知道可以通過OA系統辦理，甚至在被要求補OA流程時需要進行“手把手”的講解;在后臺審批的界面中，申請固定資產購買的流程多達30余次，但只有10條流程達成“已辦結”的狀態（6條通過，4條退回），其余大部分屬于重復發起、流程未走完或者填寫錯誤的狀態，導致審批流程無法進行。并且，當辦理人覺得不如紙質操作方便時，便自動放棄了OA辦理;還有的老師反映，雖然已經成功辦理完畢OA流程，但考慮年底審計時財務需出示有效的申請批示，OA系統給出的批示表格反饋無標識性，可以用其他表格繪制工具做出，安全性低，還須補手簽流程，所以OA辦理工作相對無效。

2? ? ? 可在OA辦公系統進行的工作

根據基建行政處2014年9月1日-12月28日的統計數據，各項工作辦公頻率如表2所示。

目前以上六項工作都有專人負責，人工手動操作目前需要電話溝通、見面溝通、外出辦公等方式，效率較低。以會議室預定舉例，目前采用電話預定的形式完成工作，負責人需要上班甚至休息時間接受會議室的預定，耗費太多精力，并且如果出現負責人臨時不方便記錄等情況，會出現漏定情況。而會議室預定是目前學院購買的OA系統中已經開發成熟的模塊，投入使用會節省很多精力。此外，希望可以開設部門反饋的功能，搜集職工對基建行政處工作的意見;開設生活貼士的功能，使基建行政處能及時提醒全院職工天氣、穿衣指數、尾號限行 、節假日出行提示等信息。

3? ? ? 問題及歸因分析

3.1? ?登錄率低

現象：每日長期在線人數平均不超過25。

分析：

（1）沒有必要的工作需要在OA中完成。除通知公告外，其余6項目前實行OA系統辦公工作只涉及每個部門個別人員，尤其是各部門的行政人員，其余人員并無工作需要在OA系統上進行，所以OA系統可進行工作對于每個人來說屬于非必要工作。并且通知公告也可以從院網、短信通知等其他渠道獲得。所以在這種情況下，保證登錄率還為時過早。

（2）平均年齡較大，電腦操作不方便。以基建行政處為例，目前處內年齡結構40歲以上人員較多，日常工作、生活基本脫離電腦，即使對其進行手把手輔導，對電腦的操作、網絡的使用還是有一定的困難。對這部分人來說，讓他們達到利用OA系統進行日常辦公的目標還是有一定困難。

3.2? ?工作流程使用率低

現象：基建行政處本學期共辦理設備購置審批工作共38件，利用OA成功辦理6件，利用率15.78%;辦理設備報廢工作共5件，利用OA審批0件，利用率0%。

分析：

（1）使用者沒明確意識到哪些工作需要在OA進行經與本部門及其他部門人員溝通，絕大部分人依舊不清楚哪些工作需要經由OA辦公系統辦理。這導致有些需要經過OA辦公系統辦理的工作，很多人第一反應還是要走紙質流程。例如在設備購置申請的提交過程中，很多老師用紙質版走流程的時候才知道這些工作需要在OA系統中完成。

（2）不如紙質辦公簡便。有些老師在工作中反映，OA辦公系統在進行審批流程的過程中，往往會卡在某一個審批環節。審批人出差、開會、不方便上網等情況時有發生，比如當某領導在院部開會時，雖然不方便上網，但是可以抽身出來進行手簽，這種情況下OA辦公系統反而不如手簽的效率;當手里同時有多項工作都需要跑流程簽字的時候，尤其是在有些工作在OA系統中未開展的情況下，直接手簽辦理更為便捷。

（3）安全性不可靠。基建行政處涉及我院固定資產的購置、報廢工作，這項工作已經在OA辦公系統中施行。理論上講，只要職工完成OA系統的審批流程，打印出流程單，就可以辦理固定資產購買和入庫手續。但是，目前打印的流程單僅僅是個簡單的表格形態，沒有任何標識性特征，簡單的打印表任何人都可以用表格繪制工具繪出。

從財務管理的安全性來說，任何人都可以不通過審批做一張這樣的表格進行財務報銷，安全性極低，在年底審計、核查等環節都會帶來不必要的麻煩，反而不如手簽可靠。

3.3? ?界面不友好

現象：通知不方便查找，審批頁字太小等

分析：用戶反饋得不夠及時

在與學院一些老師溝通OA系統的操作體驗過程發現，像列表字體過小、按鈕不明顯、列表分類不明確等問題時有發生，但是用戶體驗層面的反饋并沒有及時與信息中心溝通。這些問題往往只是調整字體大小、列表頁面項目數等常規問題，基本可以實現。如果可以建立有效用戶反饋機制長期收集使用問題，對系統動態調整（技術可支持范圍內），可以有效解決這一問題。

4? ? ? 意見及建議

目前采用的OA辦公系統平臺有其技術開發上的限制，這里僅從管理的角度提出以下幾點意見及建議。

4.1? ?為可開展工作分優先級

根據學院OA系統購買情況和OA項目前期實情況，目前我院OA系統可支持功能91項，已實現功能16項，具體情況如表3所示（粗體部分代表已實現功能）。

這91項功能可根據流程性、使用率、實用性等因素不同程度提高辦公效率滿足用戶的需求。目前實現的這16個功能并沒有讓使用者明顯感覺到辦公效率的提高和問題的解決。

建議將現有91項系統可支持工作進行分級。結合保密級別、需求程度和技術實現三方因素，將現有工作劃分推出優先級別及批次，確定每一個批次推出的功能期望達到的目標如表4所示。

在每次的功能實現后，進行相應的用戶反饋調查，對用戶體驗、使用問題做好定性定量分析，做好階段性目標實現評估，根據目標實現效果靈活地、動態地進行我院OA系統的推進工作。

4.2? ?定位自身OA系統發展時期

引入產品經營的概念，可以將學院OA系統的實施按產品發展周期劃分為起步期、推廣期、成熟期三個階段，明確學院OA系統處于哪個發展階段，制訂每個階段產品的實現目標及策略。

（1）起步期：OA最初投入使用的時期，與學院實際使用情況不能完全匹配，這個時期主要根據用戶反饋，進行系統測試、調整，了解OA系統實際運行優勢劣勢，進行下一階段的發展定位及策略制。

（2）推廣期：基礎功能相對完善，利用實用性高、特色功能的推廣，吸引職工登陸辦公，提高學院整體OA系統的辦公率、日登錄率及平均在線時長。

（3）成熟期：OA系統使用率高，根據用戶的不斷反饋，細化完善系統各項功能。

根據學院目前OA系統的使用情況和功能實現情況，尚處于起步期，那么就不要制定“大規模擴展登陸率”的階段性目標。應該把目標方向確定在（建議）在改善現有工作流程、改善用戶體驗上，避免在推廣時再去改善基礎問題。

4.3? ?制定配套制度、標準、獎懲機制

做好OA辦公系統的制度建設和頂層化設計，對OA辦公系統中的使用流程、發布標準制定制度，明確哪些要在OA上辦公，對職工的OA使用標準進行規范，對需要在OA辦公系統使用的工作流程，嚴格按照制度執行。

制定相應的鼓勵機制和懲罰機制，根據目前已有的在線時長排行榜、登錄次數、使用工作流程次數等后臺數據進行排比，給使用頻率高的部門或職工相應獎勵;對排名靠后的進行適當懲罰。

4.4? ?領導需要加強重視

在基建行政處OA辦公系統使用的實際情況上來講，很多時候之所以不能充分使用，是因為辦事員已經拿來了各級領導手簽的審批單，流程辦理至基建行政處時，不可能打回工作重新再來。如果領導在監管的時候可以提醒，適當引導OA工作的進行，也許只是添幾分鐘的麻煩在辦公點找一臺聯網的機器進行網上辦理，但是使用OA系統辦公的理念會逐步滲透到學院職工辦公行為中去的。

4.5? ?提升宣傳培訓力度

提升職工使用OA辦公的意識，加大宣傳覆蓋面，利用好各類宣傳渠道和途徑，多方位、多角度宣傳OA辦公的有效性、便捷性、智能性。

在操作層面上，加大對職工使用OA系統的培訓力度，做好定期培訓指導。分年齡、分層次地做好指導工作。例如針對每個部門OA管理員，可進行系統的專業性培訓，針對一般使用者，制作好常規內容使用手冊，針對年齡大、文化程度低的使用者，相關部門做好及時有效的解答和使用指導等。

5? ? ? 結? ? 語

本文基于某高校基建行政處的OA辦公系統使用情況，對使用中遇到的問題進行了分析，并針對這些問題提出了具體對策，實現了本文的研究目的。這對提高行政辦公效率、方便職工辦事有著積極的促進意義。

主要參考文獻

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