檔案規(guī)范化管理分析

陳燕柳

【摘 要】檔案記錄了企業(yè)日常工作中的點滴，對企業(yè)制定經(jīng)營決策、分析工作中存在的問題等有著重要的價值作用。近年來，隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展以及企業(yè)自身經(jīng)營對檔案管理要求的不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯得疲憊不堪，檔案管理過程中各種問題頻發(fā)，為此，企業(yè)需要對檔案管理工作進行優(yōu)化與規(guī)范。檔案的規(guī)范化管理符合企業(yè)的長遠需要，同時也是企業(yè)檔案管理工作發(fā)展到一定時期的客觀產(chǎn)物。鑒于此：文章將重點分析當(dāng)前企業(yè)檔案規(guī)范化管理中存在的問題及完善策略，只在更好的助推企業(yè)檔案的規(guī)范化管理發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案；規(guī)范化管理；問題對策

當(dāng)前企業(yè)發(fā)展中各項工作都在推行規(guī)范化管理發(fā)展，規(guī)范化管理發(fā)展是企業(yè)管理建設(shè)的核心，企業(yè)檔案管理作為企業(yè)管理工作中的一部分，對其推行規(guī)范化管理發(fā)展是勢在必行的。但是，當(dāng)前很多企業(yè)在檔案規(guī)范化管理建設(shè)過程中仍然存在對規(guī)范化管理理念認識不全面、檔案管理隊伍水平有限等諸多問題，這些問題的存在嚴(yán)重阻礙并影響到企業(yè)推進檔案規(guī)范化管理的建設(shè)步伐。為此，企業(yè)需要找準(zhǔn)檔案規(guī)范化管理中存在的具體問題有哪些，然后一一對其進行有效的解決才行，只有這樣才能夠保證企業(yè)按部就班的開展檔案的規(guī)范化建設(shè)工作。

1、探討分析檔案規(guī)范化管理的必要性及意義

1.1 檔案規(guī)范化管理是企業(yè)檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展的客觀需要

隨著時代的發(fā)展以及企業(yè)內(nèi)外部經(jīng)營環(huán)境的不斷變化，企業(yè)原有的檔案管理方式逐漸暴露出諸多問題，嚴(yán)重的阻礙了企業(yè)檔案工作的進一步發(fā)展。為此，對檔案工作進行有效的創(chuàng)新發(fā)展是非常緊迫的。以前，由于企業(yè)檔案管理的不規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題。而企業(yè)中的檔案包括了人事的檔案、財務(wù)工作檔案等等，如果出現(xiàn)丟失問題，那么造成的后果及損失是無法估計的。因此，企業(yè)必須要對檔案進一步規(guī)范，通過規(guī)范化的檔案管理，可以全面提高企業(yè)檔案管理流程、檔案管理人員能力素質(zhì)、工作效率等，從而使企業(yè)的檔案工作更加的高效、規(guī)范、科學(xué)，有利于保障企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

1.2 檔案規(guī)范化管理有利于提高企業(yè)檔案管理人員的能力素質(zhì)

檔案管理人員作為企業(yè)檔案工作的核心與執(zhí)行者，其能力水平的高低將直接影響檔案管理的水平高低。以往，很多企業(yè)中之所以在檔案管理過程中會出現(xiàn)檔案丟失、保存不完善等問題，與檔案管理人員能力、意識不足有直接的關(guān)系。通過實施檔案的規(guī)范化管理，有利于企業(yè)找到并找準(zhǔn)檔案管理人員的不足及問題，從而對癥下藥。而且檔案規(guī)范化管理對檔案管理人員的能力要求更高，無論是出于職業(yè)生涯的考慮還是出于工作需要的考慮，檔案管理人員都會不斷的提高自身的能力素質(zhì)，以期滿足檔案規(guī)范化管理的需要。所以說檔案規(guī)范化管理有利于進一步提高企業(yè)檔案管理隊伍水平。

2、探討檔案規(guī)范化管理過程中存在的常見問題

2.1 企業(yè)對檔案規(guī)范化管理的認識及重視程度不夠

何為檔案的規(guī)范化管理，檔案的規(guī)范化管理既是一種模式，又是一種手段。想要實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理就必須弄懂其核心理念。但是當(dāng)前很多企業(yè)在經(jīng)營過程中由于受傳統(tǒng)經(jīng)營理念的束縛，導(dǎo)致對檔案規(guī)范化管理的重視程度不夠，企業(yè)不愿意過多的投入精力、人力、物力來對檔案進行規(guī)范化管理建設(shè)。其次：企業(yè)對檔案規(guī)范化管理的認識存在誤區(qū)，很多企業(yè)都片面的認為檔案規(guī)范化管理就是檔案的信息化管理、檔案的數(shù)字化管理等，從而沒有把握住檔案規(guī)范化管理建設(shè)的精髓，也就無從談起檔案的規(guī)范化管理實現(xiàn)了。最后：很多企業(yè)中，一些部門片面的認為檔案規(guī)范化管理只是檔案部門的事情，這種認識是及其片面的。

2.2 企業(yè)檔案管理人員難當(dāng)重任

企業(yè)實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理必須要靠檔案管理人員的作用發(fā)揮才行，這是因為其是參與者與執(zhí)行者。本身檔案管理就是一項對從業(yè)人員有一定資質(zhì)、技能要求的工作，規(guī)范化的檔案管理對檔案人員的要求就更高了，它不僅要求檔案管理人員要具備先進的檔案管理思維，還要具備檔案管理的信息化技能、現(xiàn)代管理技能等等。而當(dāng)前很多企業(yè)中的檔案管理人員都無法滿足檔案規(guī)范化管理要求。一方面企業(yè)缺少對檔案管理人員的后期工作培訓(xùn)，另一方面企業(yè)檔案管理人員對自身的要求較低，不愿意投入到檔案規(guī)范化管理中去。

2.3 檔案規(guī)范化管理缺少技術(shù)支持

企業(yè)檔案的規(guī)范化管理必定是標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的。如何實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，與企業(yè)檔案管理的技術(shù)水平高低有直接的關(guān)系。實踐證明，傳統(tǒng)的以人為中心的檔案管理模式是不符合檔案規(guī)范化管理要求的，檔案的規(guī)范化管理必定是信息化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化的。這就需要企業(yè)在檔案工作建設(shè)時，加強對相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用力度與水平。但是，現(xiàn)在仍然有很多企業(yè)在開展檔案工作時，過渡以來傳統(tǒng)的工作模式，企業(yè)檔案管理缺少信息技術(shù)的支持、缺少數(shù)據(jù)計算的支持，也就無從談起規(guī)范化的檔案管理了。

3、實現(xiàn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理發(fā)展的建議

3.1 強化認識與意識培養(yǎng)

思維意識在一定程度上會影響到實踐行動，在正確的認識下，企業(yè)的檔案發(fā)展才能夠朝著最正確的方向邁進，反之，企業(yè)的檔案發(fā)展能力是難以得到提高與鞏固的。所以，首先：企業(yè)要在內(nèi)部加強對檔案規(guī)范化管理的宣傳力度，讓每一位員工都積極的參與到檔案規(guī)范化管理建設(shè)中去，營造良好的企業(yè)檔案規(guī)范化發(fā)展氛圍。其次：企業(yè)要敢于改變傳統(tǒng)管理理念，做好對當(dāng)前檔案工作的分析與了解，積極跟進檔案工作發(fā)展的最前沿，只有這樣才能夠真正弄懂檔案規(guī)范化管理的內(nèi)涵與要義，才能夠找準(zhǔn)對其建設(shè)的關(guān)鍵點。

3.2 夯實檔案管理隊伍

作為企業(yè)檔案工作的一線工作人員，檔案管理人員是企業(yè)發(fā)展規(guī)范化檔案管理工作的核心與關(guān)鍵，所以必須要做好對企業(yè)檔案管理人員的能力提升工作。首先：企業(yè)要建立起科學(xué)且完備的檔案管理人員培訓(xùn)機制，并根據(jù)企業(yè)自身檔案管理人員的現(xiàn)實狀況來制定培訓(xùn)內(nèi)容，使培訓(xùn)更加的有針對性和效果。在有能力的情況下，企業(yè)還要做好對檔案管理人員的考核工作。其次：企業(yè)的幫助再有效，如果檔案管理人員自身不努力也是徒勞的，所以檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)，不斷提高自身的檔案管理信息化水平、數(shù)字化水平等，從而為企業(yè)實施檔案的規(guī)范化管理打下堅實的基礎(chǔ)保障。

3.3 建立健全檔案管理機制

檔案規(guī)范化管理離不開健全的制度為其保駕護航，所以企業(yè)要不斷建立健全檔案規(guī)范化管理機制才行。首先：對檔案管理人員的職責(zé)進行明確的規(guī)定與劃分，杜絕工作上的失誤與違規(guī)情況發(fā)生。其次：對檔案規(guī)范化管理實施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級管理。最后：建立健全企業(yè)檔案管理的信息化系統(tǒng)，從而保障企業(yè)檔案管理工作的效率及質(zhì)量，為實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理作出保障。

4、結(jié)語

檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)檔案工作發(fā)展到一定時期的客觀需要，也是保障企業(yè)檔案工作持續(xù)發(fā)展的客觀需要，希望通過文章對檔案規(guī)范化管理建設(shè)中存在的問題及對策分析，能夠幫助到企業(yè)。

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