淺析基層事業單位人事檔案管理工作存在的問題及對策

李博林

【摘 要】基層事業單位管理工作的主要內容之一就是人事檔案管理，通過強化人事檔案管理提高基層事業單位運行效率，為民眾提供快捷、貼心的服務，推動服務型政府建設。文中選擇以基層事業單位為著手點，分析人事檔案管理工作現狀與存在的問題，并聯系實際情況給出針對性解決措施，提高單位人事檔案管理工作質量與效率。

【關鍵詞】基層事業單位；人事檔案；管理問題；優化措施

基層事業單位人事工作的主要內容就是檔案管理，而人事檔案管理工作的目標與主旨就是服務基層事業單位人事工作。隨著國家人事工作變革及持續深化改革，基層事業單位急需改革人事檔案管理，創新檔案管理工作方法。通過完善基層事業單位人事檔案管理，可以推進人事檔案管理的公開化與信息化，使得人事工作透明，接受來自社會各界的監督，從根本傷避免檔案造假問題的出現。有鑒于此，本文通過分析基層事業單位人事檔案管理情況，總結檔案管理改革的現狀，結合我國基本國情給出提高基層事業單位人事檔案管理的措施，推動我國社會進步發展。

一、基層事業單位人事檔案管理工作主要問題

（一）基層事業單位人事檔案管理制度落后

傳統基層事業單位人事檔案管理中存在諸多問題，比如，政審材料依然占有很大的比例，而且鑒定材料、組織意見、個人總結等材料內容千篇一律，大同小異，沒有實際利用價值，體現基層事業單位干部真實能力和水平的材料十分缺乏；基層事業單位人事檔案管理程序比較繁冗，信息化手段落后，仍然以手工整理為主，導致人事檔案管理效率不高；現代社會中，檔案相對人對知情權的呼聲非常高，而人事檔案管理制度中對此漠不關心，仍然保持著基層事業單位人事檔案的神秘感。

（二）雙軌制人事檔案管理矛盾性

人們一方面期望享有人事檔案內容的知情權，另一方面又擔心因為人事檔案內容的公開導致人事檔案被有意修改或者損壞，這是一種矛盾的心理表現，因此，未來干部人事檔案管理制度改革的過程中，要賦予人事檔案當事人知情權，同時要設定條件，有所限制，防止人事檔案被有意損壞或者破壞，影響人事檔案的真實性。

（三）人事檔案管理服務性的不足

截至目前，我國基層事業單位人事檔案管理的主線與核心依然時組織凌駕于個人智商，人事檔案對于大部分來說都是保密的，而且呈現出絕對保密的態勢。基層事業單位人事檔案管理時，基層事業單位干部的道德純潔性與政治忠誠度通過基層單位組織討論進行決定，被討論的個人無否決或參與權，僅能絕對服從組織決定。在這樣的情況下，造成基層事業單位人事檔案容易成為人事斗爭的工具與手段，直接影響檔案管理質量。

（四）人事檔案管理存在造假行為

人事檔案制作部門和人事檔案管理部門憑借著手中的權力，實現這權力的尋租特性，造成篡改、偽造、涂改人事檔案的情況時常發生，虛假工齡、虛假年齡、虛假學歷情況屢禁不止。造成這種現象的原因是多方面的，既有檔案制作部門故意認為的惡意篡改，還有人事檔案管理部門的審核工作弱化，也有檔案相對人和檔案管理部門、檔案形成部門的背地相互勾結，偽造、篡改基層事業單位干部人事檔案，影響基層事業單位人事檔案的真實性。

二、基層事業單位做好人事檔案管理工作的措施

（一）服務好一線考察干部工作

建立干部實績檔案。針對一線工作的特殊性，要把考察工作由辦公室聽介紹轉變為走進基層一線察實情，由被動接收信息轉變為主動收集情況，由任前時考核變為平時經常考察，主要采取與干部談心談話、列席重要會議、赴矛盾糾紛處理現場等方式，通過在一線接觸近距離考察干部的工作能力和成效。同時情況進行全程記錄，動態跟蹤了解干部在一線工作的精神狀態和表現情況，要通過在干部檔案中增設“一線表現”信息項等方式，建立干部實績檔案，為客觀評價和使用干部打下堅實基礎。二是強化干部實績檔案結果運用。把干部實績檔案作為評先評優重要依據。對在一線工作中表現好、實績優的干部進行表彰獎勵，并向所在單位建議評為年度考核優秀。三是把干部實績檔案作為干部提拔使用的重要依據。實實在在地到一線發現干部，把敢于擔當、表現好的干部選拔使用起來。四是把干部實績檔案作為干部問責的重要依據。對責任心不強、作風不務實、工作實績差的干部，視情況分別給予批評教育、通報批評、調離、降職等組織處理。

（二）健全檔案管理制度

1.結合實際優化收集制度

基層事業單位黨委的工作人員檔案，應該側重收集相關人員的基本信息，包括職稱變動、文化程度、工資情況、獎勵懲罰等內容；基層事業單位技術人員的人事檔案，則要側重收集技術程度、擅長內容及成就成績等內容，保證這部分人員檔案的可靠性；基層事業單位內部人員的人事檔案，側重收集公務人員的品德、能力、成績、廉潔等信息。要求基層事業單位及時調整搜集內容方向，同時要確保這部分信息的真實性與有效性。

2.聯系具體完善整理制度

近些年科學技術與計算機信息化水平快速發展，但是部分基層事業單位人事檔案管理人員依然停留在傳統模式上，花費大量時間裝訂、裁剪、組卷等工作上，使得檔案管理效率低下。同時這些工作的成本偏高，整個過程中會對檔案材料造成不同程度損害。因此，具體管理過程中，基層事業單位應該引入信息技術，做好相關設備的配置，逐步推進人事檔案管理信息化。同時，還可以簡化流程，提高工作流程。

3.基層事業單位落實審核制度

基層事業單位人事檔案審核時，應該結合具體要求重點審核品德、技能、績效等方面的資料。秉承高效、節約等思想全面審核公務人員的學歷信息、信用記錄、品德技能等內容，基層事業單位定期將其形成檔案資料并及時更新，同時對于部分內容簡單審核即可，如考察材料、工資薪酬等。

4.完善轉遞制度

為了提升人事檔案的轉遞效率，可以套用基層事業單位人事檔案的轉遞制度，從而能夠大大提升人事檔案的轉遞水平。

5.完善聯系制度

人事檔案的聯系制度也應作出調整，從原先的業務性、被動性的聯系方式，轉變為服務性、主動性的聯系方式，增強機構與檔案相對人、機構與機構之間的積極主動性。

（三）給予檔案管理一定自主權

基層事業單位人事檔案管理過程中，應該堅持集中統一、適當分級的管理原則，在人事部門、組織部門設立專門的管理機構，比如基層事業單位人事檔案綜合管理中心、干部信息中心、人事檔案科室等，落實黨管干部的原則，保持公職隊伍的穩定性。人才流動服務機構負責流動人員的人事檔案管理工作，與其他人事檔案相比，流動人口人事檔案管理更要體現服務性和公共性，盡力為人事檔案相對人和用人機構提供豐富的信息，充分保護流動人口的合法權益。

三、結語

總之，新的形勢下基層事業單位檔案管理工作需要創新，打破常規管理方法，充分利用信息化技術，促進檔案管理工作質量提升，同時提高檔案管理水平，實現推動基層事業單位人事檔案工作健康發展的目的。大數據時代背景下基層事業單位人事檔案管理工作面臨一些新的問題，這就需要管理人員打破常規，創新管理方法與模式，達成推動檔案管理工作質量提升、推動基層事業單位發展的目的。

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