招標檔案管理中存在的問題及對策探討

劉安冬

摘 要：隨著我國社會經濟的發展，市場的資金活躍度明顯提高，各單位、各企業在籌備建設項目或工程的過程中，一般都會設立招標環節。招標工作主要是通過招標會的形式來進行，招標工作中會涉及到項目信息、審批的招標文件以及招標會議舉辦情況等各類資料，這類資料要以檔案的形式進行保存與管理，就形成了招標檔案。招標檔案所反映的是整個招標過程中的真實情況，檔案中所記錄的信息對招標工作的開展有重要的指導、借鑒和參考作用，因此我們必須要更加重視招標檔案管理工作。文章就主要圍繞當前招標檔案管理中存在的問題進行分析，并探討相應的解決之策。

關鍵詞：招標檔案管理;問題分析;對策探討

招標檔案記錄著招標工作中涉及到的許多重要信息，檔案管理工作應當貫穿于招標環節的始終，從招標立項開始一直到項目中標書的發放，都要有專門的檔案管理人員對相應的信息、數據和文件進行匯總整理，最終形成完整的招標檔案。這類招標檔案可以直接作為某個工程項目或投資項目的原始依據，為監督管理部門審核招標流程是否合乎規定提供了參考，同時加強招標檔案管理還能夠有效的減少項目的招標風險，為維護招標方的合法權益提供法律依據。本來就主要從分析招標檔案管理工作的主要內容和重要作用入手，探討當前招標檔案管理工作中存在的主要問題和應對之策。

一、招標檔案管理的主要內容

（一）立項資料

立項資料管理是招標檔案管理工作中的基礎組成部分。立項資料主要就是指針對某一個招標項目在確定招標計劃之前，所涉及到的原始數據和資料，比如一項工程在進行招標時必須要有設計圖紙、工程參數、技術參考等基礎資料作為招標項目的參考說明，這樣可以使投資方或審批人員對該招標項目有大體的了解，從而為后續招標工作的順利開展奠定基礎。因此在進行立項資料檔案管理時，必須要確保原始數據的準確性和真實性。

（二）招標文件

招標文件管理是招標檔案管理工作的重中之重，可以說招標文件是招標檔案的核心組成部分，也是體現招標工作規范性的重要依據。一個項目在進行招標之前，必須要將有關的招標公告進行公示，同時還要報送有關部門對招標文件進行審核登記和備份。招標文件中會涉及到一些具體的項目細節，招標文件具有一定的法律效力，通過對招標文件的原件進行檔案管理，可以有效的維護招標方的合法權益。

（三）招標過程記錄

招標過程記錄是招標檔案管理工作的重要組成部分，招標過程記錄主要就是指招標方在舉辦招標會時，所邀請的投資方人員、到會情況、投標文件等信息資料進行全過程的追蹤記錄，在完成招標會后，方便項目管理人員對會議過程進行回顧，同時審核投資方的資質，最終確定中標單位。通過對整個招標過程的完整記錄，并以檔案的形式留存下來，可以最大限度的保證招標活動的公平性與公正性，也方便其他未中標單位和相關部門進行驗證與監督，體現了項目招標流程的規范性。

二、招標檔案管理中存在的問題分析

（一）招標方對檔案管理工作的認識不夠全面

當前許多單位在組織招標工作時，存在著對招標檔案管理工作認識不夠全面的問題，忽視了招標檔案管理的重要作用。主要就表現在一是許多招標方在進行公開招標的環節，往往將工作重點放在招標的實際金額和業績上，一切以最終的利益最大化為目的，對涉及招標信息資料和過程記錄的檔案管理工作并沒有足夠的重視，也沒有投入相應的人力物力規范檔案管理操作。二是表現在許多招標方對相應的招標工作流程進行了簡化，只是召集了招標人，投標人雙方組織一場招標會，會后直接發送中標書就算完成了招標工作。這種簡化的流程雖然能夠提高招標效率，但是弊大于利，其中的風險因素是非常大的，而由于缺少真實有效的檔案信息管理，也無法真正做到招標工作的公開與透明，也就不能保證整個招標環節的合理性和合法性。

（二）缺乏有效的招標檔案管理制度

招標單位在組織實施招標工作時，往往還存在著缺乏有效的招標檔案管理制度的問題。一項招標項目所涉及的原始立項資料、招標過程信息是非常繁瑣和冗雜的，如果沒有一套完整的招標檔案管理流程進行規范，很容易導致檔案信息的不完整性，影響招標檔案的實際利用率。首先，招標單位在檔案管理的機構設置和人員配置上都存在一定的欠缺，沒有在制度層面規定檔案管理的崗位職責，使得現有的檔案管理人員工作上存在很大的隨意性，嚴重影響了招標單位檔案管理工作的質量。其次，由于缺乏嚴格的招標歸檔管理制度，使得檔案管理工作存在嚴重的滯后性，也就是沒有做到檔案管理與招標工作同步進行，是在招標完成后的很長一段時間內還存在著檔案信息殘缺不全的問題。招標工作有著相應的法律法規約束，如果后續的檔案管理不能提供準確真實的依據，監督管理部門對公開招標產生的中標結果將會提出質疑，嚴重阻礙招標項目的順利進行。

（三）招標方的檔案管理工作方式落后

當前招標方在組織招標工作時，存在著招標檔案管理工作方式落后的問題。許多招標單位仍然沿用傳統的檔案管理工作方法，也就是采用紙質檔案的形式進行保持與管理，這種管理方式已經不能滿足當前招標工作的需求，同時也會影響檔案的真實性和安全性。紙質檔案如果稍不注意就會產生損毀，而隨著各類工程項目的增多，招標檔案也只會越來越多，如果都采用紙質的形式進行保存，不方便后續進行查閱與調取，這就大大降低了招標檔案管理工作的有效性。

三、提升招標檔案管理水平的對策探討

（一）全面深化對檔案管理工作的認知

招標單位要提升招標檔案管理水平，就必須全面深化對檔案管理工作的認知。首先，招標單位領導人員必須要轉變思想觀念，認識到加強檔案管理的重要性，加大人力物力資源投入建立招標檔案信息動態追蹤機制，嚴格規范招標檔案歸檔制度。其次，招標單位必須建立自上而下的檔案管理工作體系，對招標項目中涉及到的眾多資料信息不要僅憑檔案管理部門進行收集和整理，而是要加強單位各部門之間的配合和聯動，使其他部門能夠積極主動的將涉及到招標項目的各類信息繪制成初步的報表上交到檔案管理部門，這樣可以為檔案管理工作提供極大的便利。另外對于一些需要保留原件的檔案資料來說，也要由檔案管理部門對原件進行復印方可分發給其他部門進行利用，以免對資料原件造成破壞。

（二）健全完善招標檔案管理工作制度

招標單位還需要建立完善的招標檔案管理工作制度。首先招標方必須健全機構設置和人員配置，可以針對某一項招標項目成立專門的檔案管理工作小組，還對該項目進行統一負責，通過制定嚴格的績效考核和監督管理機制，可以對檔案管理人員的工作進行一定的規范和約束，從而保證檔案管理的有效性。其次，招標方還需要進一步完善檔案管理工作流程，將檔案管理工作與招標的每一個環節進行緊密的聯結，對資料歸檔的時間范圍、驗收工作、分類整理、密級要求等實行登記監督制度，為檔案管理工作提供依據，同時還要規范招標資料檔案的格式，確保招標檔案管理的有序性。

（三）創新招標檔案管理工作模式

招標單位要進一步提升檔案管理工作效率，還需要創新招標檔案管理工作模式。首先，招標方要加大資金投入，創建基于數字技術的信息化檔案管理平臺，更新計算機中的檔案管理工作系統，可以通過創建數據庫的方法擴大招標檔案的云存儲空間，通過生成電子檔案的方法來代替傳統的紙質檔案管理方式，不僅極大的提升了檔案資料的安全性能，還可以實現對檔案資料的及時查閱。其次實現招標檔案信息化管理的基礎上，還要進一步提升檔案管理工作人員的綜合素質，檔案管理人員必須要有專業的檔案管理能力，同時還要熟悉招標的每個流程，招標單位可以對工作人員提供相應的培訓，不斷增強檔案管理人員的責任意識和業務水平，從而為檔案管理工作質量和水平的提升奠定人才基礎。

四、結語

招標檔案管理在招標工作中的重要性日益凸顯，招標單位需要轉變思想認識，健全和完善招標檔案管理工作制度，創新工作方式方法，提升檔案管理工作人員的素質，充分發揮檔案管理工作在招標環節中的規范性和指導性作用。

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