試析強(qiáng)化檔案安全保障體系的建設(shè)要點(diǎn)

楊衛(wèi)

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和科學(xué)信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理制度及管理模式的改革與深化也取得了一定的進(jìn)展。強(qiáng)化檔案安全保障體系的建設(shè)，確保檔案安全，對于廣大企業(yè)的進(jìn)步和我國經(jīng)濟(jì)社會的穩(wěn)定發(fā)展具有關(guān)鍵作用。本文結(jié)合檔案安全保障體系的實際現(xiàn)狀，闡釋了強(qiáng)化檔案安全保障體系建設(shè)的必要性，進(jìn)一步提出了強(qiáng)化檔案安全保障體系建設(shè)的具體措施。旨在為相關(guān)單位和企業(yè)的檔案管理工作提供一定的理論借鑒，從而促進(jìn)檔案管理工作的不斷進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：檔案安全;制度建設(shè);技能培養(yǎng);合作

自2009年檔案安全保障體系的建議提出以來，10年間，檔案安全管理工作雖然取得了一定的實施成效，但在檔案安全風(fēng)險漸趨復(fù)雜化的背景下，自然、人為災(zāi)害和突發(fā)事件的發(fā)生對檔案安全管理工作提出了更大的挑戰(zhàn)，使得檔案安全問題依然嚴(yán)峻。如何實現(xiàn)檔案的安全管理與科學(xué)使用，實現(xiàn)檔案風(fēng)險的有效防范，成為現(xiàn)階段企業(yè)和單位檔案管理部門亟待解決的現(xiàn)實問題。面對日新月異的檔案安全環(huán)境，檔案安全體系應(yīng)具備隨時能夠調(diào)整安全策略和改進(jìn)安全保護(hù)手段的靈活性和先進(jìn)性。因此，建設(shè)檔案安全保障體系是一項不斷健全與完善的長久工作，實現(xiàn)檔案安全保障體系的可持續(xù)發(fā)展勢在必行。

一、檔案安全保障體系的相關(guān)理論

檔案安全保障體系的建設(shè)主要在于兩方面，一是要保障檔案安全。通過相關(guān)科學(xué)技術(shù)與管理手段，保障檔案資料自然屬性和社會屬性的安全，確保檔案完整，防止信息泄露。二是要建立保障體系。檔案工作有著一定的嚴(yán)密性和特殊性，采用集中管理與分散管理等多種管理手段相結(jié)合的方式，使檔案信息能夠在嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的系統(tǒng)中運(yùn)行，確保檔案的實體安全與信息安全。

二、建設(shè)檔案管理安全保障體系的重要性和必要性

檔案是個人信息的匯總，全面記錄了個人在不同時期發(fā)展?fàn)顩r，以信息匯總的方式完整科學(xué)地反映出個人的基本特點(diǎn)和發(fā)展現(xiàn)狀。現(xiàn)階段我國各大單位和企業(yè)通過檔案管理的方式，實現(xiàn)對員工的全方位調(diào)動、考察與培養(yǎng)，其對于用人單位及員工的自身發(fā)展有著顯著深遠(yuǎn)的影響。

在新的時代背景下，為了保障檔案管理活動的實用性與科學(xué)性，提高檔案的使用質(zhì)量，相關(guān)企業(yè)和單位需要在進(jìn)一步明確建立檔案安全保障體系的重要意義和必要作用的基礎(chǔ)上，對構(gòu)建檔案安全保障體系的路徑和方法進(jìn)行全面探索。基于這一背景，相關(guān)單位和企業(yè)在開展檔案安全保障的工作中，應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)信息的宣傳，提高單位或企業(yè)檔案管理工作人員的安全意識，在此基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案安全保障的實際需求，科學(xué)地開展檔案安全保障計劃，合理地分析、規(guī)劃檔案安全保障體系中的重要環(huán)節(jié)與關(guān)鍵領(lǐng)域，促進(jìn)檔案安全管理工作的落實到位和深入發(fā)展。在檔案管理的過程中，可以將員工的技能長處與單位或企業(yè)的發(fā)展方向相關(guān)聯(lián)，充分挖掘員工的潛能，提高員工的積極能動性，這在一定程度上為相關(guān)企業(yè)和單位的后續(xù)發(fā)展提供了方向性的引導(dǎo)。

三、我國檔案安全保障體系建設(shè)的現(xiàn)狀

我國大部分企業(yè)和單位從檔案工作實際出發(fā)，給予了檔案安全問題的高度的重視，積極開展多種檔案安全保障體系建設(shè)活動，如召開檔案工作會議、檔案安全計劃會議、檔案安全學(xué)術(shù)交流會等，在總體上呈現(xiàn)良好的發(fā)展趨勢。但是，由于現(xiàn)代信息技術(shù)的革新與發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)使得原有的檔案安全保障體系難以適應(yīng)電子系統(tǒng)的獨(dú)特性和先進(jìn)性，從而產(chǎn)生了檔案安全工作的新問題。

四、檔案安全保障體系的應(yīng)用原則

構(gòu)建科學(xué)先進(jìn)的檔案安全保障體系，首先要以相關(guān)技術(shù)手段作為專業(yè)支撐，此外，還需要檔案管理工作人員根據(jù)檔案工作的客觀實際，踐行科學(xué)性原則與實用性原則，為安全保障機(jī)制的建設(shè)提供持續(xù)有力的保障，全面提升檔案安全保障體系的工作與管理效率。

1.科學(xué)性原則

相關(guān)單位或企業(yè)應(yīng)綜合其檔案管理工作現(xiàn)實需求、檔案安全保障體系的作用以及發(fā)展方向三位一體的整體情況，全面梳理、構(gòu)設(shè)用人單位的檔案安全保障體系，以科學(xué)性原則為指導(dǎo)方針，為市場經(jīng)濟(jì)體系中安全保障體系在企業(yè)和單位的檔案管理活動中的有效開展提供了實現(xiàn)途徑，推動了用人單位的健康可持續(xù)發(fā)展。

2.實用性原則。

檔案管理活動具有一定的復(fù)雜性和特殊性，涉及人力資源管理工作的多個環(huán)節(jié)，處理過程信息復(fù)雜且數(shù)據(jù)繁多。因此，有效對接安全保障體系與檔案管理工作，對于提高用人單位檔案安全保障體系的實用性與兼容性，減少繁冗環(huán)節(jié)，影響檔案管理的滯后性有著重要作用。再者，單位或企業(yè)可以通過對安全保障體系的技術(shù)應(yīng)用流程進(jìn)行實用性的簡單化處理，合理控制作業(yè)的難度區(qū)間，提升安全保障體系應(yīng)用方案的實際操作性能，大大提高檔案管理工作的工作效率，進(jìn)一步提升現(xiàn)階段檔案管理工作的質(zhì)量。

五、強(qiáng)化檔案安全保障體系的實施措施

1.加強(qiáng)檔案安全人才的專業(yè)技能培訓(xùn)

高速發(fā)展的信息時代對檔案安全保障體系的建設(shè)提出了更高的要求和更嚴(yán)苛的標(biāo)準(zhǔn)。因此，提高檔案安全工作人員的安全意識和從業(yè)技能不僅是檔案安全保障體系建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，更是協(xié)調(diào)檔案安全技術(shù)與時代同步發(fā)展的有效途徑，這對于發(fā)揮安全管理技術(shù)在檔案工作中的基礎(chǔ)性作用有著顯著意義。首先，應(yīng)從意識層面出發(fā)，對相關(guān)工作人員進(jìn)行合理次數(shù)的檔案安全教育活動和學(xué)習(xí)交流座談，提高檔案工作人員的安全意識。在此過程中，可以本著跨領(lǐng)域、全方位、多角度的原則，選取相關(guān)高校及社會組織為合作對象，共同圍繞有關(guān)檔案安全的研究課題進(jìn)行交流與合作;其次，用人單位可以通過提供外出培訓(xùn)和訪學(xué)交流的形式計劃，優(yōu)化檔案管理人員的現(xiàn)代科技理論和專業(yè)技能，不斷提高檔案人才對不同類型信息安全的維護(hù)工作;最后，應(yīng)強(qiáng)化檔案安全管理制度，進(jìn)一步明確對檔案管理各個流程及環(huán)節(jié)的工作與技能分配，并切實落實相關(guān)工作責(zé)任制及相關(guān)的獎罰制度，將安全管理責(zé)任到位、落實到人，并充分挖掘員工的潛力，調(diào)動員工的積極性，以此致力于檔案安全保護(hù)工作科學(xué)的持續(xù)發(fā)展。

2.建立完善的檔案管理工作制度

檔案安全保障體系建設(shè)是一項包含制度建設(shè)、設(shè)備維護(hù)、技術(shù)保障等多方面內(nèi)容的系統(tǒng)性巨大工程，檔案管理工作中的每個環(huán)節(jié)都不容小覷、事關(guān)重大，因此，我們必須結(jié)合檔案管理工作的應(yīng)用實際，并綜合多方面、全角度的實踐經(jīng)驗，在透徹把握并分析不同檔案分類、保存方法及對以往安全事故的基礎(chǔ)之上，有側(cè)重、有針對、有力度地提出具有科學(xué)性和實用性的安全保障實施方案。此外在檔案信息化和數(shù)字化飛速發(fā)展的背景下，檔案安全已不限于單純的物理安全保障，電子檔案的安全已成為檔案安全保障工作的重中之重，為此，我們還必須從實際出發(fā)，針對各個工作環(huán)節(jié)，不斷建立與完善電子檔案的安全管理制度。比如，通過對重要私密檔案進(jìn)行單獨(dú)的裝訂和保存，以及建立單獨(dú)的借閱制度等多種形式，來完善珍貴檔案的保護(hù)制度，以實現(xiàn)對于重要私密材料保護(hù)力度的最大化，保證相關(guān)單位的文化寶藏的留存;檔案的遺失和二次破壞是檔案安全工作中的常見問題，相關(guān)單位和企業(yè)可以通過建立瀕危檔案排查，保護(hù)和搶救三位一體制度有效避免檔案的破損和遺失，并對缺損檔案的修補(bǔ)與查詢提供了科學(xué)的實現(xiàn)途徑，有利于檔案的完整性和延續(xù)性;建立檔案在不同地點(diǎn)、不同氣候類型以及不同介質(zhì)上的多重備份制度，實現(xiàn)檔案的異地保護(hù)和異質(zhì)保護(hù)，大大提高了檔案管理的風(fēng)險抵抗能力。

3.強(qiáng)化檔案安全保障體系的合作探索

檔案安全保障體系的構(gòu)建是事關(guān)多個部門和領(lǐng)域的復(fù)雜問題，同時，科學(xué)合理的檔案安全保障體系是一個包含不斷變化的系統(tǒng)管理對象和服務(wù)范圍的動態(tài)體系，需要有關(guān)單位及時接收檔案相關(guān)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)并合理地調(diào)整安全保護(hù)措施，因此，只有實現(xiàn)多個部門、多個領(lǐng)域的多方面合作才能實現(xiàn)檔案安全管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。首先，檔案信息安全和物理安全問題的日益顯現(xiàn)，促使檔案安全保障體系建設(shè)尋求合作的途徑，以實現(xiàn)自身的可持續(xù)性發(fā)展，不僅涉及跨部門、跨地區(qū)的合作，跨學(xué)科、跨行業(yè)的合作也尤為重要。相關(guān)單位應(yīng)對威脅檔案安全的自然和技術(shù)因素等方面實施行之有效、有針對性的探索，全方位地對檔案安全展開研究，拓寬檔案管理的渠道，解決當(dāng)前檔案安全管理中的棘手問題，實現(xiàn)檔案安全工作的可控、可預(yù)、可持續(xù)的發(fā)展目標(biāo)。

六、結(jié)語

檔案信息安全保障體系建設(shè)是一項事關(guān)社會發(fā)展與民生福祉的龐大工程，只有有關(guān)部門與單位給予檔案管理工作的高度重視和大力支持，加強(qiáng)檔案安全人才的專業(yè)技能培訓(xùn)，建立完善的檔案管理工作制度，強(qiáng)化檔案安全保障體系的合作探索才能促進(jìn)我國檔案管理水平的全面提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]鐘映銀.強(qiáng)化檔案安全保障體系建設(shè)的途徑[J].卷宗， 2019，（11）

[2]蘇建華.檔案安全保障體系分析[J].科技資訊，2017， 第15卷（27）：127-128

[3]于海燕.檔案安全保障體系的可持續(xù)發(fā)展研究[J].檔案學(xué)通訊，2018，（5）：78-81.