大數據時代背景下的檔案管理探究

李鳳華

摘 要：檔案管理是一項最基礎的管理工作，特別是在信息時代，隨著檔案數量的不斷增加，為了減少檔案管理工作量，提升工作效率，必須要基于大數據背景去思考檔案管理工作，進而達成檔案管理目標。這是在大數據時代下檔案管理工作的大勢所趨，必須要得到充分的重視。

關鍵詞：大數據時代背景；檔案管理工作；改革策略

步入信息時代，各個領域的發展都面對著新的契機與挑戰，檔案管理工作同樣面臨著改革的需求，需要做出轉變，才能有更好的發展。在當前的時代，大數據技術的發展對于檔案管理工作來說有著很大影響，所以必須要基于這一背景進行工作改革，進而達成工作目標，提升工作質量。

一、培養信息化的人員隊伍

檔案管理人員隊伍是開展管理工作的核心隊伍，是影響檔案管理質量的核心要素。特別是在大數據時代，隨著檔案數據的不斷累積，檔案管理工作人員所面臨的工作要求也更高。為了提升工作效率及質量，檔案管理機構首先必須要針對人員隊伍的綜合素養進行強化。首先在專業資質方面應當有更高的要求，應當確保其具備檔案管理相關的從業資格證明，并且了解檔案管理工作的重要意義，不可輕視檔案管理工作的權威性，要具備嚴謹認真的工作精神，才能夠勝任這一崗位的工作。在人員入職之前必須要開展系統性的素養培訓，特別是針對基于大數據平臺的管理技術必須要進行針對性培訓，要結合理論與實踐，讓員工把握檔案管理的技巧，避免空泛的講解，讓員工真正理解檔案管理工作應當怎樣去做，面對數據平臺繁雜的檔案信息應當如何高效處理等等。在實際開展工作時應當注重與各個相關部門的溝通，因為檔案的信息來源是廣泛的。要做好檔案信息的確認以及實時更新必須要首先做好業務溝通，檔案人員需要與所有檔案相關的單位、部門甚至于本人有交流渠道，這樣在出現需要更改檔案信息的情況時才能第一時間獲取信息，完成檔案的調整，越是在信息繁雜的背景下，越是要確保信息的更新及時，避免遺漏。而且在數據越來越多的趨勢下，要做好檔案管理工作，檔案管理人員之間也要做好工作交接，避免混亂，任何檔案工作都必須要嚴謹的做好記錄，與其他同崗位人員完成工作交接，才能保證后續人員的工作更好入手。為了激勵人員的工作熱情，必須要嚴格落實獎懲，要保證專業敬業的員工得到更理想的福利與更多的晉升機會，對于新的技術必須要及時開展培訓，以保證相關人員掌握之后再投入應用[1]。

二、改革管理技術

在大數據背景下，隨著技術發展，檔案管理工作的技術改革也是必要環節。但是技術改革并不是隨意的，并不是盲目的引進新技術，而是要結合時代趨勢與實際工作需求去落實。當前檔案管理技術的改革要點主要體現在以下幾點。其一是數據庫的建立與管理。數據庫是無紙化檔案管理的基礎，也是基于大數據技術建立的信息化管理機制，為了真正體現無紙化管理的優勢，數據庫的信息更新首先要盡可能保證全面且及時，任何檔案信息有了更新，管理人員應當第一時間跟進了解，確認信息的可靠性，及時錄入數據庫，避免信息遺漏。其二是要完善數字化檔案管理系統的構成分支，對于不同層級、不同單位、不同部門、不同崗位、不同類型的檔案必須要在系統當中做好分類，做好關鍵詞的關聯，確保在需要檔案時能夠盡快鎖定，及時調取信息。對于功能趨向完善的系統必須要及時引入，應用在實際管理過程中。其三是考慮到當前基于大數據技術與平臺的檔案管理所涉及的信息很多，且包含很多關鍵的機密信息，所以必須要利用網絡安保技術去維護檔案管理平臺的安全，而非隨意選擇免費的安全軟件去維護安全，這樣一來有更多風險無法及時被發現并排除，這是檔案管理技術革新的大方向，只有考慮到技術的革新，才能保證后續檔案管理工作質量與效率更高，并且更加安全[2]。

三、完善管理體系

管理體系的完善對于當前的檔案管理工作來說是至關重要的任務。其主要體現在以下幾個方面。其一是管理規章的完善，在大數據時代，檔案管理技術隨時都在更新，信息量隨時在增減，趨勢瞬息萬變，所以單一不變的規章很難滿足不同階段的檔案管理工作需求。為了滿足實際管理需要，對于管理規章的完善是重要一步，要將大數據時代的管理要點整合到規章當中，體現約束力，引起管理人員的重視，要將管理責任落實到個人。其二是要對于管理工作進行全面采證，考勤認證以及信息化管理系統的登錄、登出、操作認證、記錄的自動生成等，都應落實到位，確保每一天、每個人的工作，乃至于每一次操作都有據可依，這是至關重要的[3]。

結語：

在大數據時代背景下，隨著社會的加速發展，信息技術的不斷革新，檔案管理工作面臨著新的發展機遇，同時也面臨著嚴峻的挑戰。為了迎合時代趨勢，提升管理效率與質量，達成工作目標，必須要首先了解管理要點，因此文中進行了解析探討，望引起相關人員關注，以推動工作發展。

參考文獻

[1] 王璞.淺談大數據時代背景下的檔案管理[J].各界，2018，（20）：85.

[2] 張旭兆.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].青春歲月，2018，（32）：493.

[3] 吳微，陳陽.大數據時代背景下的檔案管理探析[J].中小企業管理與科技，2019，（1）：11-12.