淺談新形勢下人事檔案管理信息化建設

王紅娟

摘要：伴隨著計算機的普及，人事檔案的管理工作也開始朝著信息化的方向發展，加速推進檔案的信息管理工作，也成為時代發展的必然要求，本文從新形勢的背景出發，就如何加速推動檔案管理信息化建設給出了可行性的意見和建議。

關鍵詞：新形勢;人事檔案;信息化

1 引言

人事檔案是不同國家、組織和單位不可缺少的重要部分，能夠真實的反應出個人的經歷和表現，以單位為主體進行集中保存，通過圖表、文字的形式展現出來，方便查閱，但是隨著經濟的飛速發展，科學技術也在不斷的創新，必須要順應時代發展的需要，加強現代技術管理，實現人事檔案的信息化管理，為社會主義建設奠定堅實基礎。

2 檔案信息化的定義

所謂的檔案信息化主要是指在檔案管理工作中應用信息技術，對檔案管理的新理論、新情況和新原則進行重新思考，明確網絡環境中的檔案管理以及服務的方法和框架，為檔案信息的社會化服務做鋪墊。

在實現檔案信息化過程中，需要以實現檔案信息化以及加強信息技術的運用作為根本前提，通過數據庫、數據壓縮等技術，將紙質版、聲像文件等保存成電子檔案，系統組織成有著有序結構的檔案信息庫。信息技術的應用是檔案信息化的前提保證，需要在檔案管理過程中全方位的推廣，檔案的整理到最后的保存和銷毀等內容都要囊括。

3 新形勢下加強人事檔案管理的重要性

信息化檔案管理制度是在檔案管理過程中，運用現代化的信息技術，儲存、管理和有效利用各類檔案信息資源。簡單來說，就是講靜態的信息轉變成動態的過程，這種轉化不能浮于表面，需要從根本上轉變效果，這就需要在過程中能夠有信息技術作為支撐。

3.1 人事檔案現代化的要求

目前的社會屬于信息社會，社會的發展需要有信息作為支持，所以在某種程度上，之前的實物性的管理已經無法滿足時代發展的需要，開始轉變成信息化管理，只有這樣才能滿足需求，檔案管理需要順應改革，不斷的自我調整，對人事檔案信息進行歸檔和存儲，建立起完善的數據庫系統，更好的搜索和使用各類數據，加強信息化管理，提升人事檔案的管理效率，同時這也是檔案現代化管理的必然趨勢。

3.2 數字化、電子化的要求

未來人事檔案的存儲工作必然會朝著館藏檔案數字化和電子化的方向發展。電子化指的是各類檔案資料，包括紙質版的信息，通過計算機和電子技術等位媒介，收集、整理、篩選和加工成以數字為存儲方式的各類信息。數字化和電子化的存儲空間相對較大，實際卻很小，不占空間，簡單便捷，管理費用也相對較低。

3.3 電子文件管理要求實現檔案信息化

從目前的發展來看，我國檔案管理的重心已經發生了改變，開始朝著信息化和現代化的方向發展。在檔案工作中運用計算機，讓電子化歸檔變成可能，電子檔案的優勢是紙質版檔案沒有辦法比擬的，存儲的媒介也發生了根本性的改變，是檔案管理方式的巨大創新。檔案信息建設過程中，電子檔案的管理不僅是檔案信息同時也是檔案資源建設的重要內容。

3.4 人事檔案信息資源需要實現信息化

人事檔案主要是為了更好的為人事工作的開展服務。要建立起科學完善的人事檔案管理模式，高效的人事檔案管理機制能夠滿足人們對高效的檔案的需要，計算機的運用顯得尤為重要，其轉變了傳統的檔案管理體系，讓人事檔案管理工作更加的安全和快捷，而且檔案中能夠包含很多的內容，不需要過于擔心會浪費紙張，查找方便。

4 有效提升人事檔案信息化的重要途徑

4.1 提升人事檔案管理的整體水平

按照理論思想和要求，人事檔案信息化建設需要從整體出發，不能只關注某個部門或者是某個人的活動，需要在每一個環節都要把握好，通過信息技術實現有效連接，將整體優勢以及綜合能力最大限度的發揮出來。要認識到任何一個微小的事物都有可能會對整體造成巨大的上海，所以，需要對每個部分、環節的專業、應用以及設備水平加以重視，要盡可能的發展壯大，雖然從目前的發展來看，難度較大，但是還是需要不斷的努力，要組織優秀的集體和個人不斷的提升專業水平，樹立榜樣，于團隊于個人而言都是極為有利的。

4.2 構建完善的信息網絡

現今各行各業的競爭愈演愈烈，網絡也得到了人們的普遍認可，這主要是因為人們可以借助網絡更快更好的處理各類問題，讓各項工作更加的全面和有效率。另外，網絡還可以提供給人們全方位的服務，比如說，記載人事檔案，公司人員復雜，入職的時間也存在有明顯的差異，為了確保信息的完整性和正確性，可以考慮使用計算機，雖然過程較為困難，信息量大，需要輸入的信息較多，要耗費大量的時間，但是意義卻是極為深遠的，它為人事檔案管理的信息化發展奠定了堅實基礎。

4.3 加強高素質人才建設

人才是獲得成功的前提保證，要想實現檔案管理的信息化就需要有人才的支持，高素質人才較為短缺，因此要想建設信息化檔案，就要構建高素質的人才隊伍，做好人員培訓，可以通過委托、崗位培訓以及研討會的方式，加強員工和員工之間的交流;其次，可以借助現代化和信息化的培養方式，做好服務工作，從根本上提升人事檔案管理人員的專業素養，能夠綜合分析各類問題，培養出來的人才隊伍才會更加的專業，進而從根本上提升整個服務過程的效率，能夠為更多的人服務。

5 結束語

在各個單位的人力資源管理中，人事檔案管理是其中的重要的內容，在提升企業用人質量和管理水平的過程中發揮著重要作用。作為用人單位的管理層需要對此予以足夠的重視，但是傳統的人事檔案管理已經不能滿足發展的需要，也不能適應市場經濟發展的要求。因此，借助計算機系統加強人事檔案的變革顯得尤為迫切，能夠縮短整理檔案耗費的時間，能夠提升檔案管理的質量，并從根本上提高企業的管理水平以及日常工作的效率。

參考文獻：

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