新形勢(shì)下改進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的思考

高知生

【摘 要】企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有參考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。企業(yè)發(fā)展的新背景下，進(jìn)行檔案管理，需要從實(shí)際出發(fā)，要從根本上摒棄原有不科學(xué)的管理方式，進(jìn)行企業(yè)檔案管理，要與現(xiàn)代先進(jìn)的各種條件進(jìn)行結(jié)合，提高檔案管理效率，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);檔案管理;全面深化改革;思考

信息技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，為企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)新的機(jī)遇，同時(shí)也為企業(yè)檔案工作提出了新的研究課題。在信息化時(shí)代，對(duì)檔案管理工作又有著新的挑戰(zhàn);在這新形勢(shì)下，檔案管理工作者應(yīng)充分認(rèn)清形勢(shì)，結(jié)合我國(guó)具體情況，推進(jìn)全面深化改革是擺在每一個(gè)檔案工作者面前的新課題。

1、深化改革的新形勢(shì)需要用新的理念搞好檔案管理工作

檔案是一項(xiàng)保密程度高的工作，由于歷史和現(xiàn)實(shí)的多種原因，沒(méi)有隨著改革開(kāi)放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的建立而快速的發(fā)展，現(xiàn)正在完善和健全，與其他工作相比，顯得滯后和不協(xié)調(diào)，存在著很多需要改進(jìn)和新建的問(wèn)題供商確：

（1）增強(qiáng)檔案工作者的責(zé)任心，以新的意識(shí)，做好管理工作。由于檔案工作在室內(nèi)，干好干壞對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)關(guān)系不大，至使部分人員缺少創(chuàng)新的意識(shí)，墨守陳規(guī)，按傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)應(yīng)付日常工作。照成了同志們責(zé)任心不強(qiáng)。

（2）檔案信息資源開(kāi)發(fā)不夠，館藏結(jié)構(gòu)不合理。改革開(kāi)放以來(lái)，人的意識(shí)、資金缺乏、檔案信息資源開(kāi)放力度不夠，造成檔案館工作的不合理，門(mén)類單一，文書(shū)檔案偏重，載體單一，低質(zhì)檔案比重過(guò)大，而科技聲像檔案所占比例偏小。至使館藏結(jié)構(gòu)不能跟上時(shí)代發(fā)展的要求。當(dāng)前科學(xué)技術(shù)檔案信息的需求量大，多方面、而大量是文書(shū)檔案，經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)和管理內(nèi)容較少，服務(wù)于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)建設(shè)的較少，使檔案工作服務(wù)于現(xiàn)實(shí)存在較大的困難。

（3）檔案工作機(jī)制不健全，制度貫徹落實(shí)不夠。當(dāng)前，一些單位沒(méi)有建立和健全檔案工作制度，有的雖然建立了，但沒(méi)有很好地落實(shí)，形同虛設(shè)，不利于檔案工作的開(kāi)展。

（4）《檔案法》和相關(guān)規(guī)章制度是他們的工作依據(jù)和法律武器，是檔案行政執(zhí)法工作的依據(jù)，但監(jiān)督執(zhí)法的力度不夠。

（5）信息產(chǎn)業(yè)快速的發(fā)展，適應(yīng)檔案館能掌握現(xiàn)代技術(shù)的人才非常缺乏。

2、檔案管理工作要適應(yīng)改革創(chuàng)新的新形勢(shì)

2.1檔案管理工作要完整記錄全面深化改革的進(jìn)程

黨的十八屆三中全會(huì)以全面深化改革為主題，把全面深化改革的總目標(biāo)確定為“完善和發(fā)展中國(guó)特色社會(huì)主義制度、推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”。這是一項(xiàng)偉大而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在這一工程中，必將產(chǎn)生各類社會(huì)記錄和檔案資料。這些檔案資料可以完整記錄和回憶全面深化改革這一偉大歷史進(jìn)程;同時(shí)，這些檔案資料將成為我們進(jìn)一步全面深化改革和戰(zhàn)略調(diào)整的決策依據(jù)和數(shù)據(jù)來(lái)源。有著非常高的歷史價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、文化價(jià)值。作為檔案管理部門(mén)，一定要做好檔案的收錄和整理工作，留存第一手的資料，形成全面的社會(huì)記憶，完整記錄全面深化改革這一偉大的進(jìn)程。檔案管理工作必須積極投入到全面深化改革這一偉大歷史進(jìn)程中，要發(fā)揮自身作用，將國(guó)內(nèi)社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、文化、生態(tài)等不同領(lǐng)域的發(fā)展和變革中形成的檔案做好收集、整理和保存工作。

2.2檔案管理工作要主動(dòng)服務(wù)全面深化改革的進(jìn)程

檔案管理工作要不斷深化自身服務(wù)于改革的功能。重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作在新形勢(shì)下的發(fā)展特點(diǎn)和規(guī)律，以服務(wù)全面深化改革為目標(biāo)，主動(dòng)承擔(dān)檔案管理工作社會(huì)責(zé)任。要拓展服務(wù)對(duì)象，更新服務(wù)方式，提升服務(wù)水平。發(fā)揮檔案管理工作的資源優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)檔案工作與社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活的適應(yīng)度、結(jié)合度、和粘結(jié)度，在公共服務(wù)領(lǐng)域要主動(dòng)跟蹤記錄重點(diǎn)工作、關(guān)注社會(huì)焦點(diǎn)、圍繞普通百姓的生活提供及時(shí)、高效和優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

2.3檔案管理工作要自身推進(jìn)改革創(chuàng)新

檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中有著極其重要的作用，檔案的真實(shí)性和可靠性是其他資料所不可替代的，要發(fā)揮檔案的權(quán)威作用，加大力度推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。在全面推進(jìn)依法治國(guó)的要求下，檔案資料作為最原始的記錄憑證，為社會(huì)和諧、穩(wěn)定的發(fā)展提供了最佳的保障。同時(shí)也要認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下全面深化改革對(duì)檔案管理工作的要求，完善檔案管理工作的制度和體系，開(kāi)展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)工作，做好檔案資料的安全保密工作。建立并健全覆蓋社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)和人民群眾的檔案資源體系，推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。

3、新形勢(shì)下改進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的思考

3.1要拓展服務(wù)范圍及對(duì)象

檔案工作要從目前的為機(jī)關(guān)事業(yè)單位等一些特定的工作群體服務(wù)向社會(huì)公眾和廣大人民群眾轉(zhuǎn)變。將以往單純的為領(lǐng)導(dǎo)決策工作提供查考服務(wù)為主，拓展到為民生服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)，最大限度地滿足社會(huì)各層次、各領(lǐng)域?qū)n案資源的需求。檔案工作要向新的領(lǐng)域延伸，向新的載體延伸，全面深化改革延伸到哪里，檔案資源的建設(shè)工作就要延伸到哪里。檔案工作的職能，要在社會(huì)治理和公共服務(wù)中不斷發(fā)揮作用。

3.2要加大資料收集力度

檔案資料的重要性，尤其是全面深化改革這一偉大歷史進(jìn)程中檔案資料的重要性是不言而喻的。但是由于目前檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題，導(dǎo)致檔案資料的收集不足。針對(duì)歸檔文件材料的收集不全面，例如部分文書(shū)材料等，因?yàn)檫@些資料在不同部門(mén)，不同人員手里，因?yàn)槠鋬?nèi)容廣泛，來(lái)源渠道較多，參考價(jià)值難以判斷等，都可能導(dǎo)致這部分資料的逸散。要構(gòu)建和健全文書(shū)檔案收集與歸檔工作的管理制度，確定檔案的歸檔范圍、歸檔期限。加強(qiáng)臨時(shí)性檔案文件資料的收集。確保完整、全面的記錄全面深化改革這一歷史進(jìn)程。

3.3要整合檔案資源

檔案資源的整合，一方面是對(duì)全面深化改革過(guò)程中國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的全部檔案資料的管理做到由分散到集中、由無(wú)序到有序。另一方面是對(duì)各部門(mén)、各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案資源進(jìn)行資源結(jié)構(gòu)的調(diào)整、配置的優(yōu)化，提升各部門(mén)、各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的服務(wù)能力。檔案資源在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中蘊(yùn)含著巨大的潛在價(jià)值，要提升各級(jí)檔案館的服務(wù)能力，形成系統(tǒng)的服務(wù)體系，適應(yīng)全面深化改革背景下國(guó)家和地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案服務(wù)的要求。

3.4要?jiǎng)?chuàng)新和強(qiáng)化服務(wù)形式

一是提高服務(wù)層次。提供的檔案資料，要從原先的檔案原件向提供二次檔案資料轉(zhuǎn)變。改變?cè)瓉?lái)只能滿足單一服務(wù)對(duì)象的查詢，使之能夠?yàn)榉?wù)對(duì)象提供專題性、系統(tǒng)性的檔案編研資料。要將檔案信息資源和社會(huì)公眾的需求結(jié)合起來(lái)，集成能夠?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供急需的檔案信息平臺(tái)。

二是深化服務(wù)手段。將目前復(fù)雜繁瑣的人工檢索轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝Э旖莸臄?shù)字化檢索方式，為檔案需求者提供及時(shí)、“準(zhǔn)確”、快捷的服務(wù)。將傳統(tǒng)的檔案室查閱方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)查閱平臺(tái)，使檔案需求者能夠不受時(shí)間、地點(diǎn)的約束自由查閱檔案。改變被動(dòng)的坐等檔案需求者上門(mén)查詢，主動(dòng)的提供查閱輔導(dǎo)、推薦等服務(wù)，更好的為社會(huì)公眾查閱檔案提供支持。

3.5實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化

檔案資源的數(shù)字化、信息化管理是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，既是檔案工作服務(wù)全面深化改革的重要途徑，也是檔案工作自身開(kāi)展全面深化改革的必由之路。首先，檔案資源的數(shù)字化、信息化有助于檔案信息資源的保存，尤其是原件的保存，有效地解決了檔案的利用和檔案的保護(hù)之間的矛盾。其次檔案資源的信息化是檔案資源網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)。再次檔案資源的數(shù)字化、信息化能夠提升檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用效率。最后檔案資源的數(shù)字化、信息化是檔案工作融入社會(huì)，服務(wù)全面深化改革的強(qiáng)大助力。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 尹晶華， 王有敬. 新形勢(shì)下檔案工作的幾點(diǎn)思考[ J] . 現(xiàn)代情報(bào)， 2003（ 11） ： 63- 120.