對行政文秘職業要求的思考

陸鵬英

【摘要】行政文秘是政府機關、私人企業、事業單位等組織不可或缺的職位。本文圍繞行政文秘工作的重要性，結合實踐中存在的問題，對如何提升行政文秘職業素養進行了思考。

【關鍵詞】行政文秘;職業要求;職業素養

文秘是一個古老的職業，據說起源于4000多年前的夏朝。從記事記言、撰寫公文，到出謀劃策的軍師，文秘隨著管理組織和文字的發展而發展，但其工作的基本性質，即輔助性、服務性、事務性始終不變。隨著現代經濟社會的不斷發展，文秘職業劃分越來越細，其中行政文秘就是一支龐大而且重要的分支。行政文秘具有上傳下達、下情上報的職能，是保證單位高效運行，加強領導和基層之間溝通的重要樞紐崗位，是一項綜合性很強的工作。在這個背景下，培養行政文秘人員的職業能力有著非常重要的意義。

一、行政文秘工作的重要性

行政文秘是各單位組織日常工作的重要組成部分，是實現單位職能的重要手段，又是承上啟下、聯系內外、溝通左右的紐帶，因此，行政文秘的角色作用重大：第一，溝通和協調作用。行政文秘工作是單位和企業的重要樞紐，具有上傳下達、下情上報的職能，如領導的決策指令要通過辦公室傳達下去;下級的請示、報告，工作中的情況、動態以及經驗教訓，要經過辦公室反映到領導手中;內部的計劃、部署要經過辦公室傳達到執行部門。第二，日常事務管理作用。行政文秘人員要做好文件、信函的日常管理工作，做好各項報告、簡報、參考資料等信息的篩選和處理，領導社會活動的安排，以保證工作有序開展。第三，參謀輔助作用。行政文秘工作不僅僅是服務于各項事務和撰擬文章，同時需要為領導決策提供參謀服務，比如根據會議內容草擬出決策文件，通過書面形式表達領導決策內容等，各項事務的處理能結合工作實際和政策背景，細化具體內容，為領導決策提供科學合理、專業的參謀服務，保證相關決策順利實施。

二、行政文秘工作中存在的問題

經濟社會的發展，對行政文秘工作提出了更高要求。分析當前行政文秘隊伍存在的問題，有助于行政文秘工作更好發展，以適應現代社會管理的需求。

（一）思想水平和政策水平跟不上時代發展。部分行政文秘人員對黨的路線方針和政策了解不夠深入，對本地情況掌握不夠全面，導致上下情況難以有效結合。由于相關政策和法規知識掌握和理解不足，向領導草擬的意見和方案缺乏科學性，操作性不足，處理下級報告和請示的處理時把握不準，影響了各方面工作的開展。

（二）文秘工作專業化和職業化水平較低。我國行政文秘人員教育存在滯后性。在實際的工作中，不少文秘人員缺少系統的培養，工作方式和經驗只能靠自行摸索。不少行業缺少專業文秘人員，由其他崗位人員擔任，導致文秘工作專業化水平較低。不少行政文秘人員學習和培訓機會比較少，知識更新速度相對滯后，綜合素質得不到有效提高，必然會影響到文秘工作的開展。

（三）行政文秘職能難以有效發揮。行政文秘日常工作涉及的內容較多、較雜，不少人認為行政文秘就是打雜，按照領導意思開展工作，在這種非常片面的認識影響下，不少行政文秘人員缺乏工作積極性，沒有落實承上啟下和橫向聯絡協調的職能，沒有真實發揮行政文秘職能作用。

三、行政文秘工作中職業素養培養

（一）加強思想政治素養培養。一是培養政治意識，行政文秘人員只有具有一定高度的思想政治素質，了解國家各項政策的動態變化，并主動結合崗位實踐予以研究，才能更好地為領導決策提供參謀服務。二是培養大局意識，行政文秘人員必須要善于站在大局的高度認識問題、分析問題，提出解決問題的方案，并堅持在大局下行動，才能真正發揮聯系內外、溝通左右的紐帶作用。三是培養責任擔當，行政文秘日常事務繁雜、任務較重，必須具有強烈的責任感，認真對待辦文、辦會等每項工作，才能確保單位工作有條不紊地開展。

（二）加強職業道德素養培養。職業道德素養是在職業活動中形成的一種行為規范。文秘人員必須具備良好的職業道德素質才能保證各項文秘工作高效開展。行政文秘人員在職業道德方面，需要具備遵紀守法、廉潔奉公、謙虛謹慎、辦事公道、兢兢業業、任勞任怨等道德素養。遵紀守法、廉潔奉公是文秘人員應當具備的思想道德品質和行為準則。它要求行政文秘人員在工作中要堅持原則，不能利用職務之便或假借領導名義以權謀私，不為名利所動，自覺抵制和反對不正之風。謙虛謹慎、辦事公道是文秘人員應當具有的美德。處事要謙虛謹慎，行政文秘人員不能認為在領導身邊工作，是領導身邊的人而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作并虛心聽取他人的意見，要善于協調矛盾，搞好合作，樹立踏實做人做事的態度。除此之外，由于工作的原因，行政文秘人員需要接觸各種各樣的人，不同的人有著不同的行為方式，文秘人員應當具有包容的心態，包容各種行為。辦事要公道正派，行政文秘人員要以本單位集體利益為重，對領導對同事都要一視同仁、平等相待，不能因人而異，親疏有別，更不能辦事情見風使舵。兢兢業業、任勞任怨，行政文秘人員要圍繞領導的工作來展開活動，幫助領導撰寫公文、下達命令、執行監督并做好領導日常工作行程的安排、會議安排等，要求招之即來，來之能干。這樣的工作性質，決定了任勞任怨是行政文秘人員的必備素質，要有著吃苦耐勞、不計個人得失、無私奉獻的精神。

（三）加強知識素養培養。文秘工作涉及面廣泛，具體工作中任務比較多，單一的知識結構難以保證（下轉第75頁）

（上接第71頁）各項工作高素質開展。行政文秘人員除需具備文秘專業基礎知識外，還需要根據單位實際情況，掌握更多管理學知識、業務知識等各種輔助知識，才能在工作中做到無縫銜接。同時，在知識更新日新月異的現代社會，還要求行政文秘人員具有終身學習意識，不斷更新現有知識，跟上時代節奏。另外，行政文秘人員需要與不同專業背景和工作經歷的各部門同事溝通聯系，具有學習他人長處、彌補自身不足的能力，這對行政文秘人員來說也很重要。

（四）加強文秘能力素養培養。文秘人員職業素養可以分為知識素養和能力素養兩個部分，知識結構具有非常強的指導性，能力結構具有立體性，注重實踐活動。文秘人員在能力素養方面，需要具備一定的溝通協調能力、創新能力、應變能力。溝通協調能力方面，工作中，單位的內部和外部時常會遇到一些矛盾，行政文秘需要做好相應的協調工作，緩解各個部門和人員之間的矛盾，為單位營造良好的工作氛圍。創新能力方面，行政文秘人員不僅僅需要思想上的創新，還需要注重自身能力創新，需要從領導、員工以及客戶等多個角度思考問題，每件事需要從多個方面思考，打破固定思維的限制，提出新的觀點，發現新的問題，采取新的解決方式，促進各項工作有效開展。應變能力方面。面對突發情況時，行政文秘需要具備一定的隨機應變能力，保持沉著冷靜，快速做出正確的判斷，才能妥善解決突發問題。

四、結語

隨著我國社會經濟的發展和進步，政府機關、事業單位、私人企業等都對行政文秘提出更高的要求，注重行政文秘人員思想和能力的提高，借助多樣化的學習方式，提高行政文秘人員的職業能力，適應社會環境的發展和變化。作為行政文秘人員需要不斷努力，加強自身職業能力培養，成為優秀的行政文秘，發揮自己的價值和作用，為企業發展作出自己的貢獻。

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