檔案信息化建設現狀、問題與對策分析

趙磊

【摘要】我國企業在檔案信息化建設中應積極采用先進的科學技術，建立信息網絡共享平臺，提高企業信息分析能力，充分利用企業檔案，為企業發展獲取優勢。本文首先對企業檔案信息化建設的現狀與問題進行分析，然后探究檔案信息化建設的對策。

【關鍵詞】檔案;信息化;現狀;問題;對策

企業檔案是企業發展過程中各項活動的記錄。它們代表了企業的發展過程，反映了企業發展過程中的各種決策。檔案對企業的后續發展具有維護經濟利益、指導企業決策的重要意義。隨著信息時代的到來，企業檔案管理的重要性日益突出。在企業發展過程中，不僅要重視企業檔案的整理與保存，而且要重視企業檔案的開發與利用。通過對以往檔案信息的分析，可以為企業的決策提供依據，促進企業的發展。

一、檔案信息化建設的現狀

檔案信息化建設主要從上世紀80年代開始，從點到面逐步發展。當時部分條件較好的單位引進先進的計算機管理設備，將企業的檔案信息管理存儲到計算機當中，實現了檔案信息的集中化，達到快速檢索的目的，有效提高了檔案管理工作的效率。上世紀90年代，我國政府為進一步推進檔案信息化管理的建設，將其列為“十二五”企業建設的匯總重點項目，其中主要涵蓋兩項建設任務：一是企業檔案管理基礎工作任務;二企業檔案管理信息化建設的任務。其中企業檔案信息化管理工作主要是指加強電子文件的管理，加快數字檔案館的建設。隨著政策的引導，我國各大國有企業以及事業單位都積極對自身的檔案管理工作進行創新與改革。進入新世紀之后，計算機技術與網絡技術的發展更加快速，國有企業與事業單位檔案管理信息化建設工作的重心不僅是管理信息與計算機，更需要真正實現檔案管理網絡信息化的一體化管理，在提高管理水平的基礎上，運用信息數據幫助企業爭取競爭優勢。

二、檔案信息化建設的問題

（一）缺乏設計，資源浪費較為嚴重。許多國企單位與事業單位雖然積極構建信息化的檔案管理系統，但是在實際的管理過程中，多是各個部門各自為政，導致信息化管理系統不具備兼容性，需要資源重復收集，或是部門之間的信息資源不一致，造成嚴重的資源浪費。

（二）忽視保密與權限的重要性。檔案信息化建設必將依靠網絡技術與計算機技術，將紙質檔案信息上傳到區域網絡當中，在客觀上為不法分子提供了信息數據盜取的可能性，而大多數國有企業與事業單位忽視保密與權限的設置，導致檔案信息的安全受到威脅，容易造成檔案資源非法訪問，從而給企業帶來巨大的損失。

（三）對檔案數據缺乏深度挖掘。檔案信息不僅是企業過往決策的記錄，也是企業未來發展的重要依據。在以往的檔案信息化建設過程中，許多企業僅僅對信息化進行建設，忽視了對檔案數據的深度挖掘，導致檔案數據沒有得到合理的運用，沒有發揮檔案信息對于企業決策的輔助作用。

三、檔案信息化建設的對策

（一）提高檔案管理人員自身的素質。檔案管理人員的素質將直接決定檔案管理信息化建設的質量與效率。以往各大國有企業的檔案信息化建設過程中，需要的人員并沒有專業的計算機知識，對于檔案信息化的建設也是一知半解，導致檔案信息化建設的質量不高。企業必須重視管理人員素質的提高，積極開展培訓工作，提高管理人員的計算機專業知識，提高企業檔案管理信息化建設工作的質量。

（二）加深對檔案數據的挖掘程度。通過對檔案數據的分析，可以清晰發現以往企業決策執行的效果，及時將目前的檔案管理數據進行統計，通過對檔案數據的分析，為企業未來戰略目標的制定提供依據，充分發揮數據的統計作用。并且重視企業信息的安全性，加大對檔案管理權限的控制，對重要的信息進行加密處理，保障企業檔案信息的安全。

（三）重視頂層設計。頂層設計即是在檔案信息化建設的過程中，需要建立專門檔案信息管理部門，實現各個部門信息的協調，避免出現部門之間各自為政的情況。將信息的收集與管理全權交由該部門負責，實現統一規劃、統一管理的目的。在涉及各部門專屬信息的管理時，則交由相關部門負責，以保證檔案管理的安全性。

（四）建立網絡檔案管理共享模式。隨著信息時代的到來，企業檔案管理的工作量越來越大，給檔案的開發利用帶來了困難。為了提高檔案開發的效率，必須將現代管理技術融入企業檔案的開發利用之中。建立信息網絡共享平臺是將現代管理技術融入檔案信息化建設的重要手段。建立共享平臺，使企業充分利用檔案信息，提高檔案管理信息化建設的效率。在實際工作過程中，企業檔案管理人員可以通過共享平臺獲取最新的管理信息，及時對企業檔案進行分類整理。企業各部門也可以利用共享平臺快速查詢所需信息，提高企業檔案的利用率。

四、結束語

企業檔案的信息化建設是將從傳統的企業管理方式轉變為現代化管理方式的重要手段。在企業檔案的開發與利用過程中，企業要利用先進的技術手段。如：計算機技術、網絡技術等，提高檔案管理的現代化。在對企業檔案進行開發與利用的過程中，要根據市場發展的要求為企業的決策提供科學依據，保障企業的核心競爭能力，為企業的市場競爭提供優勢。

【參考文獻】

[1]張瑾.企業檔案信息化建設的現狀與對策分析[J].赤峰學院學報（自然科學版），2017，33（13）：147-148.

[2]譚國英.檔案信息化安全建設中的問題及對策分析[J].科技創新與應用，2017（15）：271.

[3]湯男楠.企業檔案信息化建設存在問題與對策研究[D].安徽大學，2017.

[4]陳秀娟.關于企業檔案信息化建設的問題和對策分析[J].城建檔案，2017（03）：26-27.