電子檔案管理在推進檔案信息化建設中的應用分析

摘要：在這個社會發展快速的時期，醫院的規模也在不斷地擴大，醫療事業也在不斷地上升現階段，于是，無形中給整理檔案工作的醫生們加大了工作難度。整理檔案對醫院來說是很重要的，只有把醫院的檔案整理做好了，醫院的正常工作流程才嫩惡搞循序漸進地進行著。而且許多大醫院都在利用信息管理來進行對醫院的檔案整理工作，實行電子檔案管理了，開啟檔案的信息化的建設，電子檔案管理工作是一個依賴于通訊和網絡的全新工作，實現檔案信息電子化，就需要有現代化知識的人。使用電子檔案管理可以加快工作效率，有效地節約了時間。

關鍵詞：電子檔案;檔案管理;醫院檔案;檔案

一、整理好醫院檔案的重要性

整理醫院的檔案主要有開會時的記錄、病人的病例、藥品的報表和一些重要文件等。使用電子檔案管理后，醫院就可以通過在電腦上輸入關鍵詞就可以查找出相關的資料了，另外還可以為以后的記錄使用。電子檔案的整理他不單單可以讓醫生和護士快速地做出治療方案，還可以簡單明了地反映出醫院的醫療條件和醫生水平。醫院使用電子檔案整理完全可以滿足醫院的醫療水平和人員管理情況。假如有查找病歷方面的需求時，這時電子檔案整理就會把他的優勢發揮得淋漓盡致。所以醫院的檔案實施管理信息化可以讓醫生更快速地了解病人的具體身體狀況，在電子檔案整理信息化之后，無論是醫生還是病人都省去了很大一部分時間，而且信息還更加精確。還有就是醫院的檔案都是記錄了所有的患者病歷、個別疑難雜癥、醫院的重大成果和完善的管理經驗，且對醫院的文件都進行整理匯總，可以為醫院提供一定的建議，從而促進醫院的各項工作有序進行，再市場上的競爭也可以加強，讓醫院更加快速的發展。

二、怎么整理醫院檔案

（一）醫院的檔案是保密性的

眾所周知，醫院的檔案整理是非常重要的，其內容的保密性非常強。現在發展越來越科技化，無論在哪個行業，使用電子信息化都是必不可少的，一方面可以快速地整理歸納各類檔案，另一方面可以快捷地調出你所需要的信息，有利就有弊，使用電子信息化方便了人們的生活，然而也有漏洞，因而在使用電子信息檔案管理一定要注意保護數據庫的安全性，沒有經過許可，是禁止泄露檔案中的數據，由此之外，也要加強電腦方面的防盜功能。在電子信息化的今天，使用計算機來進行醫院的資料整理，大大縮短了人工整理、人工查找的時間了。

（二）使用計算機電子檔案

截至目前，中國絕大部分的醫院對檔案整理都進行了改革。如今，使用電子檔案對患者的病例進行整理歸納，如此一來，這就很大程度地減少了以前用紙質版整理資料時的煩瑣，也節省了許多的時間。

三、實行電子檔案管理的難度

（一）醫院的管理不完善。

醫院在管理檔案的過程中有一些管理制度還不是很完善。隨著醫院的不斷擴大，社會的不斷發展，病人的病例和資料都逐步的多了起來。但是由于醫院相對于資料庫的管理制度不是很健全，會讓一些工作人員不知道怎么才能更好地整理，會讓檔案管理信息化不是很完美。

（二）建立健全的檔案管理信息化

由于觀念的不同，一般情況下都不太愿意往里投錢，建立信息化的電子檔案資料庫，他們以為電子信息檔案并不能為醫院增加收入，對于電子信息化管理建設，觀念不前，停留在以前的老思想中，缺少對醫院的電子資料和電子檔案的管理認識。目前為止，醫療行業并未發布對于檔案管理的統一標準，檔案管理的標準化是對電子技術及資料的最大程度的利用。其在電子軟件的功能上都不足，檔案信息規范化編碼沒有一致等，目前不同醫院的HIS、OA系統和軟件及格式都不一致，一個醫院只可以在本院的電腦上查找到自己醫院的信息，并不可以實現醫院與醫院之間的資源共享。

四、實現電子檔案信息化的方法

醫院的電子檔案整理的本質就是將病例及醫院資料進行歸納、分類、總結，然后用目錄進行排序方便查找。

（一）加強電子檔案的意識和建設

在實現電子存檔的今天，我們的管理人員要與時俱進，拋棄老觀念，積極創新，且積極了解各個醫院和部門之間的聯系，讓醫院的領導階層、干部階層、職工階層都可以完全認識到電子檔案的便捷性和重要性，更好的支持電子檔案信息化。在工作中，既要遵守先進、實用、規范的原則，還要滿足工作需求和信息化的發展趨勢。提高檔案管理人員的素質，加大對檔案整理軟件的推廣，提升電子檔案信息化的實用性，為了將來可以實現資料交換和資源共享而打下良好的基礎。檔案管理室作為醫院的信息來源，一定要歸入網絡辦公的格局中，把電子檔案管理信息化充分發揮和利用。

（二）加強培訓規范化的管理

在醫院工作，如果有良好的素質和教養會給醫院和患者帶來很大的福音。現在人們對檔案管理的信息化沒有太多的了解，認識不到其中的重要性，所以時常會發生醫患矛盾。將檔案管理進行電子化，實行統一集中的整理，保證已經歸檔的電子檔案的真實性、有效性、完整性。

五、結語

實現電子檔案管理是必不可少的，只有不斷地提高醫院管理制度，才能在激烈競爭的今天有一席之地。所以我們要積極改變固有模式，引進新的信息技術，來增加競爭力和工作人員對檔案管理的認識。

參考文獻：

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作者簡介：葛貞，費縣人民醫院。