檔案管理中現代信息技術的實施對策

王慶龍

摘 要：隨著現代科技技術的不斷進步發展，現代信息技術在各行各業中都得到了廣泛應用。在檔案管理工作中，通過現代信息技術的實施利用，能夠顯著提高管理工作效率和管理質量。同時相比于傳統人力資源檔案管理來說，能夠有效節約人力資源的投入，并且進一步提高檔案管理的嚴密性和規范性，對傳統檔案管理中存在的管理困難、效率低下以及查找時間長等問題進行很好的解決。基于此，以現代信息技術對檔案管理造成的沖擊為切入點，分析現代信息技術在檔案管理中的實施對策，希望給相關人員提供一定借鑒。

關鍵詞：檔案管理;現代信息技術;對策;實施

前 言

檔案管理信息化，指的是相關檔案管理技術工作者，利用計算機和網絡通信技術，用科學的手段和方式來對檔案管理工作進行處理，并且提高工作效率保證整體質量。而且檔案現代信息技術的采用也可以在實際工作中對相關的信息進行收集分析，建立起全新的服務框架和檔案管理機構，實現檔案管理和社會化服務的有效融合。因此對檔案管理中現代信息技術的實施應用進行分析，有著重要的研究價值。

一、現代信息技術對檔案管理的影響

1.1 對傳統觀念的沖擊。當前現代信息技術在檔案管理中的融入應用，為檔案管理帶來了革命性的變化，對傳統的檔案管理觀念產生了巨大沖擊。目前傳統檔案管理觀念以及模式，已經不適用于信息化社會，管理人員只有善于接納新技術和新理念，對自身檔案管理思路進行及時轉變，將現代信息技術中的現代化、高效化以及技術化等特點充分融入到檔案管理制度當中，對傳統檔案管理思維的局限性進行很好改變，才能讓檔案管理工作更加科學有效，將檔案管理的作用充分發揮出來。

1.2 對檔案管理人員素質的挑戰。得益于現代信息技術的發展，目前檔案管理水平也在不斷提升，而一些傳統的管理方式和管理人員的綜合素質，已經不能適應當前條件下的需求。傳統檔案管理人員都缺乏一定的專業知識，在信息時代不能對信息技術進行很好的利用，同時對信息技術在檔案管理中所發揮的作用以及意義也沒有產生一種深刻認知，這就會直接導致檔案管理水平無法跟上信息時代的步伐。

二、檔案管理中現代信息技術的實施對策

2.1 創新檔案管理觀念。首先，現代信息技術在檔案管理中的應用，應該對傳統檔案管理觀念進行轉變，從根本上來樹立起正確的檔案管理思維。這就要求需要在管理單位內部，加強對信息技術的宣傳，引導相關的檔案管理人員對信息化技術產生正確的認知，并且能重視現代信息技術所帶來得作用，從而更加積極主動的去應用現代信息技術。只有通過觀念的轉變，營造出一種優秀的內外環境，更好的適應現代信息技術，并且對相關管理人員的專業檔案管理技能進行培訓，才能實現現代信息技術在檔案管理中的有效應用。此外在檔案管理觀念創新過程中，管理單位還需要積極引進一些先進的檔案管理理念，增強整體檔案管理工作的活力。并且應該注重以理念為引導，堅持對檔案管理工作和管理方法進行創新，讓管理工作質量得到質的提升。最后檔案管理觀念的創新，還需要現代檔案管理人員樹立起一種安全意識。檔案管理人員應該意識到，檔案信息化管理理念下，一旦信息產生泄露，所帶來的后果將是毀滅性。因此檔案管理人員在檔案管理過程中需要提高警惕，做好檔案信息化管理的安全性，保證檔案管理的完整有效性。

2.2 加強檔案管理人員信息素養培養。其次由于現代信息技術對檔案管理人員的綜合素養造成了較大沖擊和影響，因此在現代信息技術的實施策略上，需要對檔案管理人員的綜合素質進行提高。具體實踐上應該增強對檔案管理人員的技術指導，強調一些檔案管理的綜合性技能培養。并且在檔案信息化管理發展過程中，還需要注重組建出一支高水平技能的管理團隊，加大培訓力度，培養出一批既擅長檔案管理，同時又能夠熟練掌握信息技術的團隊，是檔案管理信息化保障的基石。此外，這種檔案管理人員的綜合素養培育，需要重點做好管理人員的基本素質和專業知識水平提高，加大資金投入引進信息設備，并且為管理人員創造出更多的學習機會，讓檔案管理人員能夠學習接收到最前沿的檔案管理理念和信息化技術應用程度。并且對于檔案管理人員來說，在檔案信息化管理水平提高上，也需發揮出自身的積極能動性，主動的學習一些綜合知識，不斷地完善充實自身，將信息技術能夠熟練運用到自身工作中，是現代信息技術在檔案管理中應用的重要策略。

2.3 強化信息設備投入。此外，檔案管理中現代信息技術的利用，還需要加強資源投入，購置足夠的信息設備，從而保證檔案信息化管理基礎建設的完善。通過信息設備的強化投入，為檔案管理信息化建設提供出良好的信息化氛圍，對現代信息技術中“數據環境”的作用充分重視起來，強化數據集成工作。通過復雜并且完善的信息設備，提高數據庫和文件收集工作效率，從而提高主題數據庫的等級，來對自身的高級檢索系統進行優化。通過這種信息基礎建設的加強，來促進檔案管理信息化的高效落實。另外在對一些信息硬件設備進行強化創新的過程中，還需要根據實際應用情況對硬件設備進行統一的完善，并且還要對這些信息設備加強資源整合，通過硬件信息設備和檔案管理軟件的協調運用，來形成一種現代化的檔案管理模式，實現對現代信息技術的充分融合。

2.4 完善檔案管理機制。最后還需要利用現代信息技術，建立并完善檔案管理機制，對相應的檔案管理信息化工作進行規范，確保檔案管理各個環節都能夠和現代信息技術實現無縫連接，促進檔案管理信息化事業的長遠發展。從檔案管理的高層領導，到檔案管理的基層人員，都需要按照檔案管理機制來對信息化技術進行嚴格執行。而對于一些相對來說有著較高權限的高層領導，需要對整體檔案管理機制的方向和原則進行把控。基層的程序開發人員需要依照相應的行業規范，來進行正常的檔案管理程序編寫，同時監督其他人員對信息化檔案管理工作進行規范，讓檔案信息化管理水平能夠得到行業需求。需要相關單位需要對檔案管理總體工作內容進行明確，并且完善組織機構，設立出專門的檔案管理崗位。盡量實現檔案管理信息化管理工作的常態化，根據不同的管理階段來劃分出不同的工作規劃，加大檔案管理監督和檢查的工作力度，確保檔案管理工作的作用得以穩定發揮。

三、結束語

綜上所述，在信息化背景下，信息資源已經成為了當前社會經濟發展過程中的重要戰略性資源。而現代信息技術在檔案管理中的應用，目前還有著管理觀念和綜合人員素養不足的問題。因此需要多方面入手，對檔案管理觀念和管理人員素養進行創新培育，并且完善信息設備和檔案管理機制，實現現代信息技術在檔案管理中的有效應用，為檔案管理信息化建設作出重要貢獻。

參考文獻

[1] 孫曉燕， 侯智洋. The Characteristics of Scientific and Technological Archives Management in the United States， Britain and France and Their Enlightenment to China's Marine Scientific and Technological Archives Work[J]. 檔案學研究， 2018， 000（005）：51-54.

[2] 陳煒.現代信息技術對企業檔案管理的影響與對策[J].辦公室業務，2018，302（21）：175.

[3] 陳燕女.現代信息技術對企業檔案管理的影響和對策[J].科技經濟導刊，2018，v.26;No.636（10）：27.

[4] 陳晨.現代信息技術對企業檔案管理的影響及對策[J].現代交際，2016，No.423（01）：187-188.