信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用策略

王楠

摘要：伴隨著學(xué)校在日常生活中諸如教習(xí)活動、黨政機(jī)關(guān)匯報的頻繁進(jìn)行，一些相關(guān)的工作內(nèi)容也需要被及時收進(jìn)學(xué)校檔案，而我們發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)上學(xué)校中的檔案管理有著一些問題亟待解決，本文作者將對這些問題進(jìn)行討論，并探討信息技術(shù)是否可應(yīng)用進(jìn)檔案管理以及該技術(shù)應(yīng)用進(jìn)學(xué)校檔案管理的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù);運(yùn)用策略

中圖分類號：F59? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? 文章編號：1672-7517（2019）01-0134-01

伴隨著社會的蓬勃發(fā)展，各界人士對于技能強(qiáng)、素質(zhì)高的人才需求也逐漸加大，這使得學(xué)校不得不在這樣的趨勢中增強(qiáng)對自身的管理建設(shè)，而一個高校的檔案管理對于規(guī)劃學(xué)校檔案工作、整理統(tǒng)計全校檔案及相關(guān)資料等尤為重要，能否將檔案準(zhǔn)確保存、整合、更新是判斷學(xué)校優(yōu)劣的重要因素。運(yùn)用信息技術(shù)對學(xué)校中的檔案進(jìn)行管理，可以讓內(nèi)部管理愈加智能，同時亦可為師生供給更海量、正確的相關(guān)材料。在這種智能的管理中，還可降低既有成本及管理難度，為檔案管理工作效率的提升提供可能。

1 學(xué)校檔案管理中的問題

1） 學(xué)校檔案閱讀率低、管理效率低。學(xué)校的檔案部門需要記錄有關(guān)學(xué)校的全部信息，包括靜態(tài)的師生資料以及一些動態(tài)的日常活動。這么看來，學(xué)校檔案部門的管理工作量十分巨大，而人力往往是有限的，無限的工作和有限的人力自然而然就導(dǎo)致了相關(guān)問題，檔案管理效率低，并且也影響檔案的查閱率[1]。

2） 維護(hù)更新學(xué)校檔案困難。對學(xué)校檔案部門的檔案維護(hù)及更新是學(xué)校檔案管理工作中不可缺少的一環(huán)，而既有通過人工的模式并不能很好完成以上任務(wù)，很有可能出現(xiàn)資料破損、折舊腐蝕之類的問題，這會對材料的維護(hù)更新等工作產(chǎn)生不良影響，從而提升不必要的成本，浪費(fèi)相關(guān)資源。

3） 不夠安全、保密。由于學(xué)校檔案中有一些資料有關(guān)師生身份信息，有關(guān)這些的信息都需要保密，而人總有可能犯錯，人工管理下檔案安全保密的要求無法很好完成，受某些因素影響，時常會有一些需要保密的檔案泄露出去，所以提高檔案的保密性及安全性，是目前急需解決的問題。

2 信息技術(shù)應(yīng)用進(jìn)學(xué)校檔案管理的可行性

學(xué)校檔案管理的加強(qiáng)可以有效提升學(xué)校的工作效率及對師生的服務(wù)質(zhì)量，信息技術(shù)的優(yōu)勢恰好可以做到這一點(diǎn)。

（一） 檔案的存儲量增大。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介不同，信息技術(shù)突破了既有媒介，以網(wǎng)絡(luò)信息為載體，將相關(guān)檔案資源存入電腦磁盤或網(wǎng)絡(luò)云盤當(dāng)中，可存儲量大大提高。很好地解決了檔案部門空間有限的問題，在信息技術(shù)下，無論多少檔案材料都可進(jìn)行儲存。

（二） 便于使用者調(diào)閱，降低人力成本。傳統(tǒng)中的檔案管理有這樣一個問題，查找不便。使用者找到真正需要的資料往往需要耗費(fèi)大量的時間精力，而信息技術(shù)應(yīng)用后，查找相關(guān)檔案的動作只用幾分鐘甚至幾秒便可完成，更加方便快捷。

（三） 可第一時間更新一手信息。在使用者查閱學(xué)校檔案的過程中，由于日新月異的發(fā)展，檔案的及時更新成為一項(xiàng)重要問題，在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之前，相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)校檔案的更新往往需要親自整理，在海量的檔案資源中進(jìn)行更新，操作難度極大，而信息技術(shù)應(yīng)用之后，相關(guān)人員可以通過一鍵更新的模式迅速完成相關(guān)操作，更新任務(wù)瞬間簡單許多。

（四） 相關(guān)信息可多人共享。應(yīng)用信息技術(shù)之后，信息的可共享性直接打破了使用者在查閱檔案過程中對空間時間的要求，在信息技術(shù)應(yīng)用前，一些實(shí)用的檔案往往供不應(yīng)求，沒有在第一時間借閱就只有排隊等待，耽誤寶貴時間，而現(xiàn)在，我們可在學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)中實(shí)現(xiàn)多人對同一信息資源的使用[2]。從而在提升學(xué)習(xí)工作效率的同時，也提高了檔案管理部門對檔案資源的管理效率。

3 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用策略

（一）加強(qiáng)重視。戰(zhàn)略大于戰(zhàn)術(shù)，如果意識不到信息技術(shù)對學(xué)校檔案管理的重要性，再多的具體措施也不會落到實(shí)處，因此學(xué)校內(nèi)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一定要充分意識到加強(qiáng)檔案管理可以更好地提升教師教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校在新時代的改革，從而展示學(xué)校的良好風(fēng)貌，所以，只有領(lǐng)導(dǎo)們明晰學(xué)校檔案管理的重要性后，才能將更多的資源投進(jìn)檔案管理當(dāng)中，進(jìn)而將檔案管理當(dāng)成學(xué)校管理的重要部分。

（二）提高信息水平。將信息技術(shù)應(yīng)用進(jìn)學(xué)校檔案管理中絕不只是學(xué)校檔案管理部門的工作，這要求相關(guān)部門協(xié)作互通，共同完成。信息技術(shù)部門就是其一，在檔案部門與技術(shù)部門的協(xié)作中，需要建立起統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫和管理中心，將所有進(jìn)入檔案館的資料一起進(jìn)行處理并管理，對用戶進(jìn)入館藏的身份進(jìn)行甄別并限制ip，做好保護(hù)工作，保證真正需要資源的人能夠得償所愿。學(xué)習(xí)并使用在信息技術(shù)下對文件的錄入及傳遞，只有這樣才能更好地減少存儲空間內(nèi)非必要檔案，提高網(wǎng)絡(luò)利用效率，從而提升檢索速率[3]。

（三）科學(xué)分類學(xué)校檔案。規(guī)范學(xué)校的檔案管理可以有效分類檔案。在具體實(shí)踐中，可以將相關(guān)內(nèi)容用以下兩種方式分類：將材料的目錄視作基本編制;特殊檔案通過計算機(jī)進(jìn)行信息錄入。這樣一來，便可以迅速獲得相關(guān)材料的分類序號，提高檔案的錄入速度，方便相關(guān)人員進(jìn)行檢索。最后，要對材料及時歸檔，最好制定嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的制度，比如丟損制度，減少材料損壞丟失。

（四）將檔案分級管理。為了方便使用者進(jìn)行檔案查詢，我們需要將檔案分門別類，同時注重檔案與檔案之間的相關(guān)性，讓使用者進(jìn)行查詢時很容易發(fā)現(xiàn)其他的相關(guān)檔案，獲得真正需要的相關(guān)訊息。歸檔前，管理人員要將現(xiàn)有的檔案科學(xué)分類、細(xì)心排序，將它們按照可利用程度或其他標(biāo)準(zhǔn)分級保管。同時，將檔案按照可利用性及保密性分級管理，在合理管理的過程中按照等級安排人力或資金支持，重要檔案安排的資金或人力投入多一些，反之支出的資源就少一些，從而提升經(jīng)濟(jì)利用率，減少不必要的支出。

4 總結(jié)

在當(dāng)前的視角中，我們發(fā)現(xiàn)在傳統(tǒng)管理模式下，學(xué)校檔案部門的檔案管理出現(xiàn)了如更新維護(hù)難、工作效率低等問題。信息技術(shù)的出現(xiàn)及利用可以很好地提升材料查找效率，降低錯誤率并實(shí)現(xiàn)相關(guān)材料的及時更新。學(xué)校要跟進(jìn)時代的步伐，學(xué)會正確應(yīng)用信息科學(xué)技術(shù)，從而提升管理效率，使學(xué)校在技術(shù)的支持下良性健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]高峰.信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].中國新通信，2018，20（18）：190.

[2]楊春容.淺談信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效運(yùn)用[J].信息記錄材料，2017，18（05）：191-192.

[3]姜慶澤.信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用及其作用[J].才智，2016（31）：139.