基層人力資源和社會保障檔案的管理研究

喬博男

摘 要 新時期，人才強國戰略、社會保障體系和城鎮化建設步伐的不斷加快，使人力資源和社會保障檔案工作重要性愈發凸顯。但是當前我國基層人力資源和社會保障檔案的管理工作中存在著制度不完善、管理方式落后和管理人員素質不高等問題，需要通過完善檔案管理機制、做好人事檔案工作和加強檔案信息化建設，促進我國基層人力資源和社會保障檔案工作健康發展。

關鍵詞 新時期；人力資源；社會保障

我國人力資源和社會保障部在2008年3月31日正式成立，原人事部和勞動保障部的職責整合，劃入人力資源和社會保障部。這次機構的改革與重組，為我國的人力資源強國戰略和社會保障體系的建設打下了堅實基礎。幾年來，各基層人力資源和社會保障部門積極貫徹實施人力資源和社會保障政策法規，擬定人力資源和社會保障事業發展規劃，強化組織實施和監督檢查，為地方及國家的人力資源和社會保障事業做出了重要的貢獻。檔案管理工作作為人力資源和社會保障部門工作的重要組成部分，在我國大力實施人才強國戰略和新型城鎮化建設當下，更應該受到我們的關注及研究。

1 新時期加強基層人力資源和社會保障檔案的管理工作的重要性

檔案是政府機關、企事業單位、各社會團體以及個人在社會實踐中形成的文字、圖片、聲音、影像等格式的記錄資料，它們關系到各單位及個人的切實利益，正確地保存和利用檔案有助于黨和國家的各項事業發展。人力資源和社會保障部門是重要的服務部門，它的檔案主要包括人事檔案、文書檔案和社會保險檔案，這三類檔案關乎到國計民生，對于它們的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用，因為涉及到的單位及個人多、項目繁多、信息資料龐大，要求檔案人員必須有著較高的管理與服務能力。具體來說，妥善管理人力資源和社會保障檔案，可以為大學生提供一個表現自我的平臺，為員工提供一個良好的晉升平臺，為軍人提供一個榮譽展示平臺，為農民工提供一個就業平臺，使他們獲得合理的薪酬待遇及社會保險。

2 當前我國基層人力資源和社會保障檔案的管理工作中存在的問題

雖然我國非常重視人力資源和社會保障工作，但是由于部門成立較晚，很多地方都在進行摸索，再加上基層組織服務對象較多、項目繁多、資料龐雜，在一些基層人力資源和社會保障部門中，檔案工作還是存在著一些比較突出的問題。

首先表現在管理機制方面。一些基層人力資源和社會保障部門雖然建立了自己的檔案管理制度，但是制度缺乏科學性和嚴密性，無法全面有效地對各部門行為進行規范。一些基層人力資源和社會保障部門沒有統一的管理體系，檔案工作缺乏統一管理，各部門不能有效地溝通、協調和共享，甚至各自為政，造成了人力、物力、財力的嚴重浪費。其次表現在管理方式方面。傳統的按“卷”“件”整理在新時期呈現出了弊端，工作量大、工作繁瑣、攜帶不便、經手人多等檔案問題需要解決。有些基層人力資源和社會保障部門缺乏先進的設備設施，硬件資源跟不上需求，老舊設備導致了歸檔延遲、混亂、錯誤和丟失現象。有些基層人力資源和社會保障部門檔案數字化建設落后，檔案管理人員計算機水平不高，電子檔案使用范圍有限，再加上缺乏統一的標準，嚴重阻礙了檔案數字化管理系統的建設與完善。然后表現在人員能力素質方面。許多基層人力資源和社會保障部門都缺乏高素質的復合型人才，有些檔案人員專業能力很強，但是計算機能力較差，有些雖然有著較高的計算機水平，但是對人力資源和社會保障工作缺乏深刻的認識。還有一些檔案人員沒有充分認識到檔案工作的重要性，對自己疏于管理，工作態度不端正，工作起來馬馬虎虎，最終造成了檔案的錯誤、損毀和丟失。

3 新時期加強基層人力資源和社會保障檔案的管理工作的策略

3.1 完善檔案管理機制

首先單位領導者要加強對檔案工作的重視程度，積極建設綜合檔案室，積極進行檔案制度建設，促使檔案管理工作朝著制度化、標準化發展。其次要對現有的管理制度進行反思及修改，重點是那些不契合實際工作需求和有漏洞的的管理制度，要及時組織相關人員進行研究討論，制定出科學有效的管理制度。然后要明確檔案人員的崗位職責，做到有責必擔，失責不究。同時完善激勵機制，對于工作態度積極、工作有成績的檔案管理人員，在物質和精神兩個方面進行激勵，使激勵真正影響到每一個人。最后要加強對高素質人才的引進和培養，引進能力強、素質高的檔案管理人才，加強對檔案管理的培訓，將理論與實踐相結合，切實提升他們的工作水平。

3.2 做好人事檔案工作

首先要做好農民工檔案工作。新時期，隨著城鎮化速度的不斷加快，越來越多的農名工投入到城市建設的當中，企業和農民工的勞動糾紛也越來越多，勞動監察、勞動仲裁與工傷認定檔案隨之增加，做好這些材料的收集和整理，對于保障農民工的合法權益，加強勞動力轉移和培訓有著重要的作用。其次要做好干部人事檔案工作。干部人事檔案是培養、選拔和任用干部的重要依據，在做好檔案日常管理的同時，要加強對干部人事檔案的審核工作，保證“三齡二歷一身份”信息準確無誤，不僅方便干部審批工作，還能預防腐敗現象的發生。然后要做好退休人員檔案工作。退休人員檔案直接反映了退休人員的現實情況，要做好這部分檔案的交接、管理、轉遞和利用工作，嚴格執行保密制度，保障退休人員的合法權益。

3.3 加強檔案信息化建設

首先要加大財政資金支持力度，對現有的設施設備進行更替升級，包括計算機、服務器、掃描儀、復印機、網絡等，提高檔案保管的安全性，保證檔案的完整和準確。其次要加強檔案數字化建設，建設完善的檔案管理數字化系統，提高檔案人員的計算機水平，加快紙質檔案的轉化，并實行動態化管理，實現方便、快捷、準確的檔案查詢及利用。要強化檔案的共享，設置統一的標準，使檔案信息能夠實現交換、傳遞和共享，確保基層人力資源和社會保障檔案管理的有效性。

4 結語

新時期，隨著國家對人力資源和社會保障工作重視程度的不斷加強，基層人力資源和社會保障檔案的重要性愈加凸顯，因此我們必須提高檔案管理意識，嚴于律己，努力工作，勤于學習，不斷提高自己的工作能力，不斷增強自己的工作信心，用樂觀積極的心態面對工作中的困難，用優異的檔案管理成績促進基層人力資源和社會保障事業的發展。