做好新形勢下辦公室保密工作的幾點思考

吳清海

【摘要】辦公室是各單位和企業的綜合工作場所，很多內部機密信息都會在辦公室匯總、整理、保存并發送到其他相關部門，本文簡單分析了辦公室保密工作的作用以及目前辦公室保密工作存在的問題，并提出了新形勢下辦公室保密工作的策略。

【關鍵詞】辦公室保密工作;實施策略;新形勢

隨著我國科學技術水平的不斷發展，計算機以及網絡等科技產品廣泛應用于辦公室，推動了辦公室現代化、無紙化辦公理念的建設，使辦公室工作效率、質量都得到了巨大提升，但是也增加了辦公室重要信息的泄密風險。因此，做好辦公室的保密工作是每個單位和企業都應重視的工作內容之一。

一、新形勢下辦公室保密工作的作用

辦公室在各單位和企業中發揮著重要作用，不僅是信息的匯總、整理、處理、反饋場所，更是負責職能部門、生產部門等各部門之間的溝通聯系工作，而且辦公室與上層領導、中層管理人員以及下層職工的聯系也最為密切，是各單位和企業正常、穩定運作的樞紐。做好辦公室保密工作，可以避免因機密信息的泄漏而影響到單位或企業的決策和發展，特別是對于一些企業而言，做好自身商業機密的保護工作，不僅可以保持企業在行業中的競爭力，也是企業生產和發展的基礎。

二、辦公室保密工作存在的問題

（一）保密內容涉及范圍較廣。辦公室工作人員因其工作的特殊性，使得這些人員不僅可以參與到各類內部交流和研討會議中，還要負責各類內部機密信息和資料的收集、整理以及相應的資料派發工作，使得辦公室需要保密的內容往往有著涉及范圍較廣、內容較為復雜等特點，不僅有著科技信息、會議信息、通信數據等內容，甚至還包括一些國家重要信息，也使得辦公室的保密重要性以及保密責任都要大于其他部門。

（二）涉密人員的保密意識較為淡薄。目前，一些單位和企業對辦公室保密培養工作不夠重視，導致部分辦公室工作人員的保密意識較為薄弱。特別是一些次要辦公室的工作人員，更加談不上擁有保密意識，他們普遍覺得只要執行上級部門領導的命令以及做好基層服務工作，并禁止將辦公室資料私自帶出即可，而保密工作是上級部門以及領導的責任，與他們關系不大，從而在平時經常會疏忽大意、玩忽職守。比如與他人聊天時并不避諱談起辦公室內的一些信息，以及使用辦公室內部辦公電腦看電影、玩游戲等，這些行為都增加了辦公室信息泄露的風險。

（三）辦公室保密制度還不完善。制定完善的辦公室保密制度并確保制度的有效落實，是做好辦公室保密工作的基礎。但是，目前還有部分單位和企業并沒有建立完善的辦公室保密制度，不僅增加了辦公室資料泄露的風險，也不利于辦公室保密工作的開展。同時，還有一些單位和企業雖然制定了相對完善的辦公室保密制度，卻對保密制度的落實情況沒有進行調查和監督，而這些單位和企業的辦公室工作人員整日忙于工作，也沒有對保密制度進行研究和學習，導致辦公室保密制度流于形式，沒有發揮其應有的保密工作指導和規范作用。

（四）辦公室保密技術不健全。隨著辦公室現代化辦公環境的普及，辦公室保密設置除了傳統的安保以及相應保密設施建設外，還應重視網絡保密技術的實施。但是，目前還有很多單位和企業對辦公室保密工作沒有給予足夠的重視，也沒有設立專門的辦公室保密經費，不僅影響了辦公室相應保密設施的建設，還缺乏專業的網絡環境和自動化設備管理團隊，無形中降低了辦公室內部計算機、傳真機等設備的安全等級，從而增加了辦公室網絡泄密的風險。

三、新形勢下辦公室保密工作的對策

（一）重視保密團隊建設，提高保密人員的素質和能力。相關工作人員作為辦公室日常運行的主要參與者和執行者，其保密意識對辦公室保密工作質量有著直接影響。所以，加強保密團隊建設并提高相關工作人員的保密素質與能力，是做好辦公室保密工作的基礎和根本。首先，各單位和企業應制定長期、科學的辦公室保密知識宣傳和培訓工作計劃。由于辦公室各崗位工作者的人員流動情況較為普遍，所以，不僅要做好平時的辦公室保密宣傳工作，還應有完善的保密培訓制度，從而提高辦公室工作人員對保密知識的理解和記憶，并加強工作人員的保密意識以及崗位責任感。其次，要加強辦公室重要崗位工作人員的保密意識審查工作，在人員進入崗位并開展工作之前，不僅要對其進行保密知識和保密技能的考核，還要對其以往的政治表現、工作情況以及紀律情況進行了解和評價，從而確保辦公室重要崗位的工作人員有著嚴謹的工作作風、較高的政治素養以及較強的業務能力。最后，還應建立專門的辦公室保密工作管理團隊，對辦公室日常保密工作進行指導和監督，從而確保辦公室保密工作和相關制度的落實和開展。

（二）制定完善的保密規章制度，夯實保密工作基礎。根據辦公室的實際情況和運行需求，規劃并制定完善的保密規章制度，是確保辦公室保密工作質量的重要手段之一。辦公室保密規章制度不僅包括對涉密文件以及信息化涉密設備的管理，還應設立保密工作檢查和監督制度以及相應的獎懲制度等內容。其中的涉密文件管理制度不僅規定了相應的操作規范和標準，還對涉密文件的標準進行了清晰、準確的規定，不僅有助于辦公室工作人員明確保密范圍，也有助于辦公室保密工作的開展，而涉密文件的界定可以根據國家相關法律法規并結合辦公室實際情況進行規劃。信息化涉密設備管理，主要是指辦公室內部計算機、傳真機、手機等信息化辦公設備的保密管理，包括相應設備的采購、調試、使用以及銷毀等各個環節的監督和管理制度，而且還應分派專門的管理人員對這些設備進行定期檢查、核對、銷毀和記錄，避免信息化涉密辦公設備泄密事件的發生。而辦公室保密工作監督和檢查制度，則是以辦公室保密條例為標準，通過定期檢查以及不定期突擊檢查相結合的方式，對辦公室保密工作開展情況進行了解，并對出現的一些問題進行及時整改，不僅有助于提升辦公室工作人員的保密意識，也可以將辦公室各項保密制度落實到位，而且科學的保密工作監督和檢查制度，也有助于發現辦公室保密工作中存在的不足，從而對辦公室保密規章制度進行改進和完善。保密工作獎懲制度，主要是根據辦公室保密工作落實情況進行考評，比如對于保密條例落實到位的員工應給予相應的表彰和獎勵，而保密工作存在不足的員工應根據其違反的條例以及性質的輕重給予不同程度的處罰，從而提高辦公室工作人員對保密工作的重視程度和執行情況，同時，對于辦公室重要崗位的工作人員，還應將保密工作考評情況加入到工作考核當中。

（三）加強辦公室保密設施建設，改善保密工作條件。要提升辦公室保密工作的質量和效率，不僅要重視辦公室工作人員保密素養和保密能力的培養教育工作，還應該加強相應的保密設施建設，從而改善辦公室保密工作條件。首先，對于涉密文件應根據其重要性建立專門的歸檔保存和查閱地點，并根據辦公室實際情況安裝無死角的監控設備、報警設備以及信號屏蔽設備。其次，自動化辦公設備不僅應派遣專門的采購、維護、維修人員，還應對各類自動化辦公設備設置足夠安全的用戶口令，以及安裝相應的操作記錄監控程序，并確保自動化辦公設備在不正常登入時可以及時報警并鎖機，從而加強對自動化涉密設備的掌控和管理。除此之外，還應建立獨立、專業的網絡管理團隊，對網絡的安全以及使用情況進行監督，避免不法分子通過網絡對辦公室機密信息進行外泄和竊取。

四、結語

辦公室保密工作是各單位和企業都應重視的工作內容之一，對企事業單位的正常運行和發展都有著重要影響。隨著社會和科技的不斷發展，辦公室保密工作所面臨的問題和挑戰也在不斷增加。所以在今后的辦公室保密工作中，不僅要加強相關工作人員保密意識的培養以及保密設施的建設，還應重視辦公室保密工作的監督和檢查，并應利用日新月異的科學知識對保密技術進行不斷改進和完善，從而確保辦公室保密工作的有效性、實效性。

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