淺談新形勢下做好檔案 管理工作的幾點思考

尹秋宇

摘要：隨著科學技術和經濟社會的突飛猛進，企業和相關事業單位對資料的記錄和保密工作也達到密切關注，檔案是一種記錄各種事件和資料的工具，曾經在我國得到良好的應用。在企業和事業單位辦公過程中，需要注重檔案的管理工作，那么必須建立一支高效、高質量、團結互助的檔案管理團隊。本文簡要概括在新形勢發展的過程中，企業和相關單位在了解檔案管理工作的重要性的前提下，做好檔案管理工作的措施。

關鍵詞：新形勢? ?檔案管理工作? ?思考

一、檔案管理工作的重要性

在企業和相關事業單位發展壯大的進程中，會面臨很多機遇和挑戰，這些機遇和挑戰會完整的被記錄在檔案中，這就是檔案成為企業和相關事業單位迅速發展的重要因素之一。企業在面臨機遇時，可以將其記錄在檔案中，會幫助企業在面臨下一個機遇中抓住機會并且加速發展，為后續項目提供借鑒的功能。然而，企業在面臨挑戰時，可以通過檔案的查詢找到相應的解決方法。檔案的類型多種多樣，在企業和相關事業單位上的人員進行管理記錄的叫做人事管理，它主要記錄了工作人員相關的歷史記錄、個人經歷、政治面貌和教育背景。這些方面可以使企業和有關事業單位在招聘時，根據應聘者提供的信息來選擇人員的招收。除了人事檔案，還有企業單位檔案、事業單位檔案等，這些檔案都記錄著企業和事業單位重要的信息，這些信息會使企業在面臨重大問題時，通過閱讀檔案，從而得到解決問題的方法，提高了企業的工作效率。然而，這些信息是企業和相關事業單位最原始的信息，需要具有相對保密的性質。因此，在新形勢的趨勢下做好檔案管理工作是十分必要的。

二、檔案管理工作的應用措施

（一）更新檔案管理理念

檔案在企業和相關事業單位中存在重要的意義，企業和相關事業單位在面對存在的問題時，需要更改其檔案的管理手段，許多企業和單位缺乏對檔案管理的了解，只是注重一些在發展中得到的短暫利益和短暫好處，如果對企業和相關事業單位的檔案進行合理、有規范的記錄，該單位就不會只取得蠅頭小利，反而會取得更大的利益。對于企業和相關事業單位來講，檔案的記錄和管理不被他們所重視。因此，在進行檔案管理時，應該樹立一種不斷創新的觀念。需要專業的檔案管理人員樹立正確的管理觀念，在管理檔案管理過程中，不僅僅需要收集檔案、整理檔案、對檔案的價值進行鑒定等工作，還需要去學習相對先進的檔案管理觀念。伴隨著科技的進步和信息化的發展，這些理念在很大領域都得到了應用。檔案管理工作本身就是比較復雜的工作，對檔案專業的管理人員來講，他們時刻面臨著繁瑣并且沉重的工作量。為了企業長久的發展下去，檔案管理員需要時刻面臨許多艱難的處境，因此，他們需要應該學習能夠促進企業發展的檔案管理手段，另外，企業和相關事業單位的進步與發展和管理技術是密不可分的。檔案記錄的信息對企業發展和相關事業單位的發展具有無可取代的意義，而且檔案在一定程度上存在非常高的意義屬性。所以不論是單位核心人員還是企業管理專員，都需要對檔案管理觀念進行良好的培養。人員需要提升自身的檔案管理能力，幫助企業和相關事業單位快速發展。

（二）加快現代化的檔案建成

隨著各種檔案管理技術的形成，許多高效的技術在檔案管理工作中得到良好的推廣和有效運用，但是由于企業和相關事業單位存在各種因素的影響，所以在其檔案管理的工作中會出現許多問題。對企業和相關事業單位的檔案現代化建設來講，如今，社會上不僅出現了高端、現代化的管理設備，還出現了很多高科技的管理設備。想要提高管理設備的現代化，需要在管理工作中提升工作人員的檔案管理觀念，使工作始終保持標準化、信息化的管理手段，這樣才能在新形勢的發展過程中，保證工作能夠高質量的完成。因此，檔案管理專員需要增強檔案管理對企業和相關事業單位的發展意識，學會運用信息化帶給我們的便利來解決檔案管理工作的復雜性。[1]另外，須謹慎、小心的解決檔案管理中存在的各種問題。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質

在企業和相關事業單位的發展進程中，檔案技術管理是十分重要的，對檔案管理人員的綜合素質要求也是非常重要的。在新形勢下檔案管理工作的形成，由于檔案管理工作量大，而且十分枯燥，其工作存在很大的困難，因此，在選擇招聘檔案管理人員時，需要選擇在其專業畢業的應屆生和往屆生，并且在上崗之前還需要讓他們進行公司培訓。培訓的原因是企業和相關事業單位在需要這些人員的專業知識，而且基于對公司文化的一定認識的程度下，讓這些檔案管理人員在上崗時能夠完成領導分配的任務。因為檔案存在著企業和相關事業單位發展過程中的重要信息，假如企業招聘的檔案管理人員普遍綜合素質較低，將會大大增加檔案泄露的概率，會對檔案管理和企業與相關事業單位的發展產生不利的因素。企業和相關事業單位可以讓檔案管理工作人員簽訂一系列的保密協議，保證檔案不會得到泄露。

（四）創新檔案管理思路

隨著時代的發展，在新形勢下的檔案管理工作的要求也越來越高。在企業和相關事業單位檔案管理過程中，需要創新檔案管理新思路。在某種程度上來說，檔案管理工作具有枯燥，一成不變的特點，使工作人員缺乏對檔案管理工作的熱情。隨著科技的發展，檔案管理過程中可以運用管理的新思路。由于企業和相關事業單位傳統管理模式的影響，導致管理專員只是按規矩辦事，并沒有關注最新鮮的檔案管理的要求。在管理過程中，需要領導和檔案管理人員開動智慧，尋找檔案管理的新方式，考慮檔案對企業和單位存在的價值，注重檔案管理工作，使其實現應有的利益。

（五）創新新型檔案管理模式

在沒有創造出高效率的檔案管理模式之前，我國采用了一些較為傳統的管理模式，在當時的社會生活中成為相對有效的方法。但是，如今新形勢的發展下，不能適用于現在的社會，因此，在檔案管理模式上需要進行創新。由于檔案管理程序十分復雜，導致管理人員工作十分枯燥無味。針對這一形勢，我們可以在工作程序上化零為整。由于我國的檔案形式可分為電子檔案和紙質檔案，所以管理過程相對復雜化。針對這一形式，可以讓紙質檔案與電子檔案使共同存在，并且揚長避短[2]。但是，如今的檔案已經趨向于電子檔案，由于紙質檔案不好保存的問題。因此，在檔案的管理過程中，工作人員可以想出一種新的管理模式，但是不能對檔案的質量造成影響。在檔案管理工作中，檔案管理專業需要善于思考總結企業和相關事業單位對檔案管理工作的需求，并將其運用到工作中。面對存在的問題，可以適當的創造一些新的思路，以提高檔案管理工作的效率。

（六）實現共享檔案信息資源

隨著科技技術不斷創新和進步，在進行檔案管理過程中，通過信息化的管理形式可以保證檔案不會以枯燥、大工作量的形式出現。這需要完成共享檔案信息資源，當然也需要根據企業和單位自身的發展而判定，對于需要共享的資源，可以讓管理專員提供其基礎的數據。同時也要加強網絡信息技術的構建，網絡是實現信息技術的基礎，在保證網絡安全的情況下實現檔案的記錄，達到共享檔案資源的途徑。然而，在完成檔案資源共享時，需要保持網絡環境的安全性，保障檔案不會被其他不法人員利用。

（七）增強檔案硬件設備建設

如今，檔案管理工作不僅僅需要技術人員的支持，還需要企業擁有相比優質的設備，所以，增強檔案硬件設備建設是企業加強檔案管理工作必要的措施。硬件系統主要包括辦公設備和辦公設施，這些工具需要通過運用網絡的途徑。因此，紙質檔案會被一些企業和相關事業單位逐步淘汰時，電子檔案已經成為了檔案管理的新形勢。在網絡安全的條件下，檔案管理人員的工作變得十分輕松，但是還會存在一些不安全的因素出現，比如檔案管理受到威脅。新形勢下的檔案管理工作保密性需要加強，這需要對檔案管理硬件設備進行大資金的投入，保障了檔案安全管理不存在隱患。因此，只有增強了檔案管理設備建設，才能促進企業和相關事業單位的發展。

三、結語

檔案管理工作對企業和事業單位來說都是非常重要的，在新形勢下做好檔案管理工作是非常不容易的，檔案管理人員需要明白在公司中的工作任務，學會檔案管理的各種更新工作，并且增強檔案管理資料質量的提高。需要企業和相關事業單位在新形勢形成后，通過加強檔案管理觀念，加快檔案現代化建設，提升檔案管理人員的綜合素質，創新檔案管理新思路，創新檔案管理模式，實現檔案信息資源共享，加強檔案硬件設備建設這七個方面的措施來提高其檔案管理工作。

參考文獻：

[1]徐燁.淺談新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2017，（04）：98-99.

[2]趙紅莉.淺談新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考[J].絲路視野，2017，（21）：173-174.

（作者單位：赤峰市紅山區人力資源和社會保障局）