高校研究生檔案現代化管理的探析

王孝凡

摘 要：隨著現代社會信息技術的進步，檔案管理逐漸由實體檔案向電子檔案轉變，尤其是高校學籍檔案。研究生檔案管理是各大高校檔案的重要組成部分，其現代化程度直接影響著研究生教育體系的形成和完善。隨著每年研究生入學人數的增加，傳統檔案管理模式已不能滿足高校需求。因此，檔案管理現代化勢在必行。

關鍵詞：高校研究生;檔案;現代化管理

研究生檔案是學籍檔案的一種，是研究生從入學到畢業形成的，集學習教育情況、思想政治情況、科研情況及獎懲情況于一體的文字材料，是一個人人事檔案的重要組成部分。目前，隨著社會的發展和科技的進步，以及各行各業的加速轉型升級，各個方面的人才需求量都急劇增加。從本科生到研究生，國家的招生規模都在逐年擴大，大量研究生檔案出現在各大高校，檔案管理問題成為全國高校亟待解決的重大問題。

一、高校研究生檔案現代化管理的必要性

當今時代是信息化時代，知識更新速度快，工作效率不斷提高。傳統的學籍檔案管理模式已不再能適應高速發展的社會。因此，更加便捷高效的人事檔案管理亟需實現。

我國現已進入大數據時代，信息量巨大，研究生檔案管理的內容需要在傳統模式下進一步豐富和完善。在信息化時代，各行各業都已啟動無紙化辦公。檔案管理工作同樣如此，這樣能夠在原有的基礎上節約大量的人力、物力成本。同時促進檔案管理平臺和載體的更新換代。因此，在當今時代，必須加快步伐建立能夠承載大量數據，并且調用方便的學籍檔案管理平臺。

凡事皆有利弊，在社會迅速發展的今天，信息安全成了大家討論的熱門話題。高效快速的檔案管理平臺資源能給我們帶來極大的便利。但是由于網絡滲透性極強，大量信息存在安全隱患，小到個人信息，大到國家機密，安全性必須得到有效保障。機密性是高校檔案管理的特點之一，這一點不會隨著時代的發展和技術的進步而有任何變化。因此必須強化高校檔案管理平臺的安全指數，確保檔案所有者個人信息絕對安全。

二、高校研究生檔案管理的不足之處

（一）研究生檔案管理工作未有效利用現代信息技術手段

隨著我國信息技術的飛速發展，互聯網已經進入云計算時代。高校研究生檔案管理模式也不再以傳統的紙質文件為主，開始逐漸向紙質文件和電子文件并存的模式轉變。雖然當前大部分高校已經實現了局域網內部管理，有了自己的校內網。但是在互聯網利用率和信息交換方面仍然存在不足。比如網絡安全制度不健全、內部網絡使用入門檻低、軟件使用不規范等問題，這些問題會直接影響高校研究生檔案的社會利用率。

（二）檔案管理理念相對落后

目前，仍有一些高校研究生檔案管理理念落后，與時代的發展不相匹配，沒有深刻理解信息化對檔案管理的重要性。許多高校仍然采用傳統的紙質介質來收集和保存學生檔案，這樣不僅需要巨大的存放空間，而且極易丟失。甚至會因存放不當而潮濕變質。另外，這樣的紙質檔案完全依賴人工操作，需要手動進行信息錄入，這樣不僅會造成人力、物力的浪費，更使得檔案管理效率難以提高，而且是人皆有失誤，難以做到完全精準。這樣不僅難以滿足當今時代對高校學籍檔案管理的多樣化、個性化需求，更使得檔案本身的價值不能最大限度地發揮。

（三）高校檔案管理人員素質參差不齊

在實踐中許多從事檔案管理的人員都不是專業出身，主要憑借前輩的工作經驗和自己粗淺的理解來開展檔案的收集和整理工作。而且大多數檔案管理人員并未意識到高校學籍檔案管理的重要性，其職業技能和保密意識都有待加強。另外，他們對檔案的借閱審查工作執行不夠嚴密，難免出現疏漏。

（四）檔案管理手段缺乏創新意識

創新是人類社會發展的不竭動力，但是，現如今許多高校對研究生檔案管理的方法和措施不夠重視。傳統的檔案管理手段難以跟社會的快速發展相適應，具體來說主要體現在三個方面。首先，很多高校檔案管理尚未實現信息化和智能化，管理機制缺乏創新，過多依賴人力操作，沒有制定科學、合理的研究生檔案管理規劃。管理體制、機制尚不健全，導致檔案管理的內容滯后。在傳統的管理模式下，檔案的內容和形式從一開始就已固定，不能及時隨著學生的學業進步而進行更新和補充，更不能全面反映檔案所有者的客觀真實情況。最后，研究生檔案管理信息化急需推進。傳統檔案管理模式不僅浪費人力、物力，而且需要較大的存放空間，大量人事檔案堆積在一起非常不利于調閱使用和更新。

三、加快推進高校研究生檔案管理的現代化

（一）創新研究生檔案管理理念

一方面要強化高校研究生檔案管理理念，充分認識到檔案對個人發展以及學校管理的重要意義。另外，要從心里意識到檔案管理是一項專業性強、內容復雜、意義重大的工作。各大高校領導干部要從思想上高度重視，安排專業化人才去從事這項工作，切忌將一些臨退休員工以及臨時工安置在檔案管理崗位，使檔案管理變成一項可有可無的工作。

另一方面要樹立信息化管理意識。新時代是一個信息化的時代，人工智能應運而生，我們要用信息化的眼光去看待工作、開展工作。特別是對于學籍檔案管理來說，信息化顯得尤為重要。相關人員要創新思路、樹立信息化管理意識，用一些新型技術手段，推動傳統檔案管理模式革新。這樣不僅能充分保證高校研究生檔案管理的全面性、真實性、流動性和機密性，而且方便調閱，能夠使學生檔案的價值和功能得到充分發揮。

（二）培養專業化學籍檔案管理人才

一支專業能力強，綜合素質過硬的團隊，是檔案管理工作高效有序進行的重要保障。一方面，高校在招聘和選派檔案管理人員是要注意專業化問題，盡量挑選檔案管理或者計算機與信息技術等專業的人才，建立一支綜合素質高、專業能力強的檔案管理人才隊伍。另一方面，檔案管理人員要不斷加強自身學習，主動適應新時代、新挑戰，不僅要加強理論知識的學習，而且要強化專業技能的實踐，不斷增強自身業務水平和競爭力，這樣能不斷推進高校研究生檔案管理信息化發展，提高管理效率和質量。

（三）搭建研究生檔案信息化管理平臺

要與時俱進，盡快搭建智能化、信息化研究生檔案管理平臺。充分利用網站、數據庫等多種信息化產物，聘請專業化技術團隊，建立科學、合理、高效、便捷的檔案管理平臺。使研究生檔案管理實現科學化、網絡化、數字化，這是創新檔案管理模式的根本途徑。綜合利用互聯網和大數據系統，搭建的集存儲分類和調取等功能于一體的研究生檔案信息化管理平臺，不僅能夠實現雙向互動，而且便于及時更新，避免了傳統管理模式下對人力、物力、財力資源的浪費，不僅有利于有效節約時間和空間成本，而且能夠極大地提高檔案管理工作的質量和效率。

四、結語

綜上所述，高校研究生檔案是學校向社會輸送人才的重要紐帶。合理高效的研究生檔案管理模式能夠有效促進學校檔案管理與時俱進。高校檔案管理工作不能因循守舊，固守成規。要從工作實際出發，結合當今時代特點，更新管理理念，創新工作模式，建立適應當今社會發展的信息化檔案管理平臺，使研究生檔案管理更加高效便捷，更好地服務于個人、學校和社會。

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