社保檔案管理中的信息化建設

殷海華

[摘要] 社保檔案全稱為社會保險業務檔案，是社會福利保障體系中的重要組成部分之一。隨著大眾生活質量的不斷提升，其對于自身的人身安全以及生活保障所形成的關注度也在不斷加強。

[關鍵詞] 社保檔案管理；信息化建設；建設途徑

社會保險業務檔案是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。隨著社會的不斷發展以及科學信息技術水平的不斷完善，利用信息技術開展管理工作以及收納工作，能夠帶給大眾極高的工作效益，并且該種技術也逐漸成為大眾賴以應用的一種工作技術。

一、增加信息化建設投入

為了有效強化社會保險管理工作的有效性以及工作效率，在日常工作的過程中，相關管理人員一定要結合當前的社會發展形勢，構建完整的信息工作體系[1]。目前，少數地區或單位領導不重視，仍使用大量人員進行人工收集、整理和歸檔。

比如在傳統的社會保險檔案管理部門中，雖然其也會簡單的應用到一些信息化技術以及信息設備，但由于投入資金不足，很多設備都已經過于陳舊，對社會保險檔案管理造成實質性影響，并且嚴重的時候會造成丟失風險。對此，相關部門應該投入資金，購入先進的信息化軟硬件，有效強化管理工作的有效性以及質量。同時也應該定期邀請一些計算機方面的專業人員對軟硬件進行巡查，及時進行維護，保證信息化工作的有效落實。在這個過程中，社保檔案管理單位應該投入資金，組織工作人員開展信息化工作培訓活動，也可以邀請一些相關行業的人才前往部門開展講座。在講座中為工作人員講解一些社保檔案的管理手段以及信息化管理的工作經驗，豐富工作人員的工作意識以及職業素養，為社會保險檔案管理的質量以及有效性形成有效輔助。

二、完善檔案信息化管理制度

總體來說，社保檔案管理工作十分復雜，并且涵蓋范圍、分級類目以及內容形式也比較廣泛，在新時代服務向鎮村延伸的背景下，甚至很多地方的檔案管理部門還需要對下屬鄉鎮的社保檔案信息進行管理，整體的任務量巨大。

由于信息化管理理念還未得到全面的普及，相當一部分社保檔案經辦部門還在沿用傳統的紙質管理方式。這一方式不僅無法有效地提升工作效率，同時也會對檔案的安全性造成影響[2]。例如潮濕、火災或者是蟲蛀，都會對檔案形成一定的損壞。檔案的利用率極低，服務體驗也非常差，與以人民為發展中心的宗旨相抵觸。為了改善這一情況，緩解這一問題，社保檔案經辦部門就應該以信息化管理技術為基礎，構建完備的管理制度，強制性要求本部門及所轄鎮區的社會保險經辦部門對信息技術進行應用，利用信息平臺對檔案信息進行有效管理。

以養老保險檔案管理為例，“老有所養”，養老保險事關百姓的切身利益、經濟社會發展和全面建成小康社會的實現，所以全社會關注度比較高。同時，由于社會高速發展，人員流動增加，相當一部分群體需要跨地區養老保險服務，而在對每一位參保人檔案信息進行處理時，工作人員需要完整的信息化管理體系對參保人戶籍所在地、參保年限、養老保險制度建立前的工作變動情況等進行準確收集、精細劃分、適當歸檔，結合國家的相關政策對其內容進行有效更新，以便維護公平正義和百姓利益，全面落實國家的養老保險制度。

三、構建信息化管理平臺

利用信息化的手段以及設備對社保檔案進行管理，不僅能夠有效強化檔案的精準性以及安全性，同時也能夠對大眾的生活質量以及人身安全形成有效保障，并且由于社保檔案具有維護社會公平正義的屬性，所以其也能夠對參保人自身的個人權益形成一定的輔助。在對社保檔案進行信息化管理的過程中，工作人員就應該形成高度關注，通過以下幾點內容為工作核心，進行工作的有效貫徹。

首先，管理人員需要對參保人信息的真實性進行檢查，應用信息技術對參保人工作歷史進行了解核查，對當前參保或退休狀態進行比對，確保信息來源權威，杜絕重復、“假人”參保和領取待遇，保障養老基金安全，比如通過人臉、指紋等生物信息采集認證，大數據比對，并歸檔；其次，根據“數據向上集中，服務向下延伸”的總要求、大趨勢，結合“大數據”、“互聯網+”、“云平臺”的新技術應用，進行市級、省級數據集中，統一規劃建設社會保險業務經辦平臺，同時實時事前、事中或事后業務經辦材料歸檔，實現統一政策制度、統一經辦流程、統一電子歸檔，統一線上服務等，不斷規范業務經辦和提升服務水平。

最后，管理人員應注重提高檔案利用和服務工作的效率，利用信息技術構建信息化平臺，為大眾提供更加便利的檔案服務。總體來說，管理人員可以開展以下兩點工作。

第一，由于社保檔案并不是一成不變的，其會隨著參保人的工作生活變化而產生變化，所以工作人員就可以利用信息技術對其進行及時更新，結合網絡所具備的共享性，對社保信息進行有效利用。同時由于社保檔案電子信息易復制、可篡改，所以會有少數不法分子故意鉆網絡平臺漏洞，非法獲取或篡改個人社會保險信息，嚴重威脅到參保人的個人隱私和社會保險業務檔案的安全。為了處理這一情況，我們應該建立健全社會保險電子檔案的收集、整理、歸檔和利用制度，推進數據集中管理，加強權限管理，建設數據網絡中心安全防護系統。

第二，社會保險業務經辦部門可建立與參保人進行聯系機制，定期或不定期推送參保人員社會保險業務信息變動情況，以及社會保險政策和經辦事項的變化，保證每一個參保人都能夠及時地了解到相關信息，強化自身權益的監督。

四、提升檔案管理人員的信息素養

1.開展信息技術培訓活動

社保檔案管理部門應定期組織管理人員開展信息技術培訓活動，在活動中強化人員的信息技術應用能力以及信息化工作素養，保證其所具備的職業技能以及職業水準，能夠滿足相關工作的穩定開展。例如，在應用信息技術構建社會保險檔案時，工作人員需要事前對檔案信息進行收集，對其內部的真實性進行核查。然后，其需要應用信息技術將這些內容進行系統錄入，并按照一定的標準對其進行分類加工，分別保存。在此期間，其所會應用到的軟件為Excel、 word等辦公自動化軟件，所以管理人員應熟練掌握其應用。

2.提升信息化管理意識

部門管理者應注重強化檔案管理人員的職業素養以及信息化管理意識。在傳統的社會保險檔案工作過程中，大部分部門領導認為檔案管理工作只是一件簡單的文員性質工作，工作人員只需要定期對檔案信息進行檢查，對其真實性進行更新即可，所以并不會高度關注檔案管理工作。但實際上，社會保險經辦單位是一項民生性以及社會性較強的工作，倘若工作人員在管理期間產生失誤或者管理漏洞，那么就會對社會的和諧造成一定的影響。

站在工作結構的角度上來說，社會保險檔案管理的工作量以及工作結構極為復雜，一味地依靠人工手段，無法提升整體的工作精準程度以及效率，對此管理高層就應該培養檔案管理人員的信息化意識，使之能夠適應經濟社會的發展需要，主動借助信息技術開展管理工作。

3.組織信息化競賽活動

在社保檔案管理工作開展的過程中，管理人員是整體工作中的核心群體之一，同時其也是保證社會保險檔案安全性的主要人員。所以在提高社保檔案管理信息化服務能力的過程中，提升工作人員的能力及水平就成為相關部門應該關注的一個問題。同時作為一名社保檔案的管理人員，其也應該具備較強的信息化工作意識。

五、結論

綜上所述，相比于其他類型的管理工作來說，社保檔案管理的組成體系以及內容結構都比較復雜。一味地借助人工手段對其進行管理，不僅會阻礙工作的有序推進，同時也會對檔案信息造成一定的安全隱患。對此，相關工作者就可以對信息技術進行合理應用，利用其構建完整的管理制度、加強管理力度、規范管理要求、構建管理平臺，保證社保檔案的真實性以及安全性，為大眾的生活以及個人利益提供穩定保障，推動和諧社會的有效構建。

參考文獻：

[1]李華麗.社保檔案管理中信息化建設的有效途徑[J].信息記錄材料，2019，20（06）：189-190.

[2]張路. 社保檔案信息化管理研究[D].山東師范大學，2015.

[作者單位]

江蘇省東臺市人力資源社會保障信息中心，江蘇東臺224200