新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考

莫洛阿牛莫

摘 要：伴隨著我國經濟發展速度的不斷增加和人民生活水平的穩步前進，檔案的作用在實際生活中越來越顯現出來，因此，使得社會對于檔案的管理工作的要求也是與日俱增，與此同時，以計算機和信息技術為核心的現代信息技術也使得檔案的管理更加趨向網絡化和信息化，并且實現了檔案資源的共享，這些問題讓檔案的管理人員面臨著前所未有的挑戰，因此，檔案管理人員要做好檔案管理工作，結合當前新時代的要求，采取有效措施，提高檔案管理的有效性。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；思考

隨著社會經濟的飛速發展，人們生活水平的不斷提升，檔案在各行各業中的作用越發的重要。檔案管理工作是一項具有系統性、專業性、保密性和政策性的工作，因此，為了促進自身更好的發展，當前各行各業都加強了對檔案的管理，加強了對檔案管理人員專業素質的提升，從而做到與時俱進，更加符合當前社會發展的需求?；诖?，本文結合筆者多年的實踐工作經驗，就檔案管理工作現狀進行分析討論，并提出了幾點思考，希望能提供一些有價值的參考，從而促進我國檔案管理水平的提升。

一、檔案管理工作中存在的問題

1、重視程度不足

對檔案管理工作重視程度不足是當前普遍存在的現象，不管是領導層還是一線的工作人員，對檔案管理的認知還是停留在傳統的狀態，認為檔案管理工作就是簡單的對檔案進行保管，在需要的時候能調出所需的檔案即可。這種認知嚴重影響了檔案管理工作的發展，沒有充分的發揮出檔案管理的意義。

2、檔案管理制度不健全

雖然我國《檔案法》已經實施了一段時間，檔案管理工作在一定程度上有了提升，但是大部分單位都未制定詳細的管理制度，這種制度的不健全導致工作人員在開展工作的時候缺乏依照，而且制度的不健全也使檔案管理工作缺乏約束性，導致其他部門不能更好的配合檔案管理工作。同時，因為管理制度的不健全，在出現問題的時候，往往不能責任到人，發生相互推諉的情況。

3、工作人員能力不強

在我國不少企事業單位中，進行檔案管理工作的人員大多數都是隨意分配，缺乏專業的素質能力，缺少系統的管理知識，使得雖然檔案在他們的管理之下，盡管能夠做到不丟失，但是在尋找資料的時候，往往會因為能力問題和檔案管理不系統，導致檔案非常難以查找[1]。另外，檔案管理這個職位大多數情況下沒有固定的人員，這就使得在進行工作交接的過程中，可能會出現各種突發狀況，造成檔案丟失等問題。

二、新形勢下做好檔案管理工作的措施

1、更新檔案管理觀念

首先，需要更新檔案管理觀念。很多單位的領導者對檔案管理還沒有一個正確的認識，很多單位更加重視發展過程中取得的成績與利潤，檔案管理工作資源消耗比較大，所以經常被忽視。因此，要做好新形勢下的檔案管理工作，就必須改變這種觀念，單位領導者要加強檔案管理建設，檔案管理人員要樹立正確的管理觀念。檔案管理工作并不是簡單地對檔案進行整理、分類等，除了要有檔案管理意識外，檔案管理人員還應該去學習先進的檔案管理理念[2]。

2、建立健全檔案管理制度，規范管理

俗話說：沒有規矩不成方圓。加強制度建設是完善檔案管理機制，開展檔案工作的保障。檔案管理人員要結合工作實際，制定出切實可行的、操作性強的各項檔案管理規章制度，力求做到有章可循。目前，要修訂、健全已有的檔案制度，實現檔案管理工作的制度化、規范化[3]。由于檔案管理是一項復雜性的工作，還具有機密性，對檔案工作要實行集中管理、統一存放的模式，所有的檔案要由專職人員統一管理、統一歸檔、統一保存，形成一條線的工作局面，做到責任到人，工作嚴密，促使檔案管理工作走上規范化、制度化的道路，確保檔案管理工作的順利開展。

3、加快檔案管理信息化建設進程

要想實現檔案管理科學化水平的提升，檔案信息化、數字化建設已經成為當前發展的必然趨勢。長期以來檔案工作都是利用紙張作為載體，很容易因為存放環境和個人因素的影響出現各種問題，并且不利于查閱，嚴重影響了工作效率。因此，在當前信息化時代背景下，要建立完善的檔案數據庫，完善信息檢索能力，確保紙質檔案與電子檔案的一致性，在進行電子檔案錄入時，要求工作人員必須做到細心、負責，對錄入的電子檔案進行檢驗，以避免出現檔案有誤的情況，為今后的工作減少不必要的麻煩。

4、加強檔案硬件設備建設

檔案管理工作并不是人工就能完成的，特別是當前新形勢下的檔案管理工作，必須要有先進設備的支持，所以，需要加強檔案硬件設備建設[4]。硬件就是辦公設施與辦公設備，檔案管理工作中，需要計算機網絡的支持，如今，紙質檔案已經逐漸被淘汰，電子檔案已經成為檔案的主要形式，在計算機網絡技術的支持下，電子檔案的管理十分便捷，但是還是存在一些漏洞。因此，做好新形勢下的檔案管理工作，要重視檔案硬件設備建設，加大資金投入，確保檔案管理工作的正常進行，此外，還應該設置檔案安全管理系統，對于現有的紙質檔案，也要采取相關措施對其進行保護，只有加強了檔案管理硬件設備的建設，檔案管理工作才能更上一層樓。

結語：

綜上所述，檔案管理工作對于企業與事業單位來說都是非常重要的一部分，所以在新形勢下做好檔案管理工作也是非常關鍵的，檔案管理者要明確自身的職責，更新檔案管理觀念，促進檔案管理質量的提升。

參考文獻：

[1] 徐燁.淺談新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2017（04）：98-99

[2] 張海霞.新形勢下的做好檔案工作的幾點思考[J].辦公室業務，2016（11）：112

[3] 商行.推進新形勢下檔案管理工作創新的幾點思考[J].吉林勞動保護，2015（12）：24-25

[4] 商行.加強新形勢下檔案管理工作的幾點思考[J].吉林勞動保護，2015（05）：21-22