新形勢下提升會議效率的措施探析

陶婧 郭羽

【摘要】務實高效的會議既可以將工作充分部署布置下去，又可以節約時間、釋放精力，成為確保工作落實的“助推器”。原先以會議落實會議的工作套路必須改變，面對新時代要有新氣象新作為，只有主動適應新形勢下的任務要求，才能不斷提升企業管理水平，確保各項工作部署得以落實。

【關鍵詞】會議效率;問題分析;規范管理;實效性措施

會議是確保將工作落實的重要手段，是企業管理過程中進行問題溝通和解決的重要途徑。通過會議進行部署、協調工作更是一種領導方法。有效的會議管理有助于使會議更加高效，激發出員工的積極性，達到集體決策的目的，推動企業向前發展。新形勢下的會議管理，給辦會人員提出了更高要求，探索分析其中存在的深層次潛藏問題，不斷總結內在規律，實現會風真正積極轉變，才能推動中心工作順暢開展。

一、會議的概念

會議就是企業集體議事，“會”就是集會，“議”就是商議，是組織集中起來共同探討某項工作的方式。會議能夠稱其為會議，需要具備三個基本要素：首先是要有組織，活動的召集者要有，活動的參與者也是必不可少。其次要有集中主題，就是需要有共同探討協商的事項。最后，參加會議的人員必須是兩人以上。

二、會議中存在的問題分析

（一）會議數量較多。召開會議是實現科學決策的一種重要方式，但是很多企業目前只會借助這一種手段，造成了會議數量越來越多，存在為了開會而開會，需要集體研究的事情要開會，不需要集體決策的事情也要開會，“會海”現象很普遍。會議召開名目較多，大大小小各類會議都有，開會的頻率很高，參會人員尚未從一個會議中出來，就可能進入了下個會議中去，造成了人力、物力和財力的浪費。

（二）會議效果不理想。會議效果很多時候不是召開會議的關注點，而是把開會的重點放在了只追求會議規模大不大、規格高不高，范圍廣不廣，領導到不到場等方面。會議中有沒有人真正參與進來，是不是存在出去“放放風”“聊聊天”等不遵守會風會議紀律的現象，沒有充分重視起來。有些會議的召開，沒有做到很好地推動一項工作的進行，而是簡單實現傳達到了，讓有關人員知曉了，做到有痕跡、有記錄，這樣不僅解決不了根本性問題，還有可能會帶來新的問題。

（三）陪會人員過多。現在很多會議都追求面面俱到，陪會人員過多，邀請了與工作所有相關人員參加，本身就存在推卸工作責任和“不作為”的嫌疑。實際上很多參會人員與會議的議題本身關聯度不大，甚至有些可能是臨時被拉過來進行參會，這樣也就造成了參會者無法提出一些有建設性的意見和建議。

（四）會后落實無人跟蹤。會議召開之后，會上達成的共識和需要待辦的事項，明確了責任人和責任部門，卻沒有具體考核措施，完成與否、落到到位與否還是個未知數，就沒有真正達到會議召開的目的，沒有將工作延伸到“最后一公里”，這樣就造成了整個工作的“頭重腳輕”。

（五）決策鏈路過長。在會議數量無法有效減少和會議效果不佳的背后，折射出的是企業深層次管理問題。決策事項方式只能是通過層層召開會議的方式加以解決，會議中存在“推諉扯皮”的現象，一個事項的解決需要召開很多次會才能協調順暢，甚至在多次協調之后還沒有真正解決問題，側面說明企業部門權責關系不明確，業務條線比較多，溝通協調不順暢的現狀。

三、提升會議效率策略探析

（一）制定會議制度。從源頭上杜絕“會多”的辦法就是嚴格會議的審批，制定會議的管理制度。能夠通過文件、電話、視頻、傳真等其它方式解決問題的，就不要召開會議。會議的審批可以實行分級分類審批，對于申請各類型會議的數量加以嚴格控制。同時，會議召開需本著“規范簡樸、務實高效”的原則，嚴格控制會議時間和參會人員范圍。制定會議的管理制度之后，確保將制度執行到位，可以更好實現會議效率大幅提升，實現企業的規范管理。

（二）會前做好策劃。不開無準備之會。既然決定召開會議，就要明確會議的主題，召開的目的，想要達成的目標等基本事項，會議召開的成不成功，會前的準備很關鍵。中央“八項規定”中明確提出了精簡會議活動的要求，對于會議召開的必要性進行了規定，要從根本上切實減少各類會議活動，就是要求會議召開的主題要明確，不召開僅僅是泛泛部署和提要求的會議，而是要召開“貨真價實”的會。會議的議題需提前發給參會人員，以提前讓大家做好準備，有針對性準備會上發言材料，增強會議實際效果。會前準備事項可以采用清單式，列出需要準備的事項、處理方式、聯系人、備注等信息。如遇到重要的會議，可以提前到會場進行彩排，按照會議的流程預演，以提早發現和處理可能存在的問題，確保會議正常召開。

（三）會中工作要到位。會議已經開始了，主要領導和參會人員已經落座，要將會議開到位、說到位，會中控制很關鍵。首先，要把得住方向，控制好全局。根據會議主題進行，此次會議是貫徹學習上級文件精神的，就要將文件精神傳達到位，重點是文件精神的解讀和學習;會議是討論生產線的建設方案，那就要讓參與此項建設的相關部門都能夠清楚職責分工，領著任務回去。其次，會議的議程應當清晰明確，會議的時間盡量縮短。少說空話和套話，多說實際有用的話，不說廢話，這樣才能帶動會風積極轉變。

（四）會議總結要充分。會議召開之后，總結必不可少。會議記錄人員應及時形成會議紀要，將會中內容翔實準確記錄下來，并于第一時間轉發給相關人員閱處，同時要做好會議中有關的文件資料整理和歸檔工作。會議簡報的編寫也要及時，借助信息手段來將會議精神傳達落實。會議事項的落實催辦工作要跟蹤和督促，在會上落實好牽頭部門，做到及時反饋工作進展情況。會后收尾工作也包含了辦會的總結，這次會議在哪些細節問題的處理上還顯得不足，還有哪些方面是可以提升的，可以充分總結經驗，為下一次的辦會提供參考和依據。

（五）加強企業內部管理。通過科學界定各部門職責，厘清權責關系，及時糾正部門存在的缺位、越位現象。健全部門履職沖突協調的機制，明確職責劃分，更好發揮出資源有效配置的效益，這樣可以從一定程度上杜絕需要利用開會手段來協調問題的現象。只有在企業內部管理流程順暢了，管理機制相對健全，職責界面清晰，才是保證工作良性運作的基礎和根本。

四、結束語

通過會議這種形式，員工可以了解條線和中心工作開展情況，有效參與到企業管理中來，從而促進企業良性發展。面對發展的新形勢、新要求，深入剖析會議效率不高的深層次問題，探究實現高效辦會的手段是很有必要的。通過優化流程、源頭控制、明確主題、充分總結等措施，可以確保提升會議質量，提高會議精細化管理水平。

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