利用ARIS平臺開展流程建設的思考與實踐

鄒超 胡蕊 蘇益華

【摘要】當今，管理能力是企業核心競爭力的理念已經被廣泛接受和實踐。管理流程則是企業管理能力構成的最基本單元和最直接展現，它的科學性、全面性、系統性程度直接決定企業運行的效率和效果，可以說，管理流程建設是所有管理活動中最基礎、最前提的工作，同時也是一個長期的、反復的過程。

【關鍵詞】ARIS平臺;流程建設;思考

以筆者所在企業為例，在各級領導和管理人員的共同推進下，本企業流程建設不斷完善，為各項工作的開展提供了支撐和保障，但是，管理流程水平距離體系化目標還有很大的差距。一方面是流程體系與管理要求的差距。一部分流程與規章制度存在不同程度的匹配性問題，需要重新梳理和調整;一部分流程的設計本身存在缺陷，不能閉環、不講效率、隨意性大，需要制定流程的設計標準來規范。同時，隨著十所主業的高速發展，管理上的新情況和新問題層出不窮，需要通過管理流程體系的建設，形成對問題的快速反應能力，保障中心工作順暢開展;另一方面是流程管理手段滯后，導致很難形成對流程的全局性、系統性的把控能力，流程的優化和再造處在頭痛醫頭、腳痛醫腳的初級水平，需要通過學習掌握先進工具方法，對管理流程體系建設提供強有力的支撐。

基于上述現狀分析，本企業從2017年起做了部分有益嘗試并取得了階段性成果，在此做一個小結和分享。

一、引入先進的管理理念、使用專業的流程管理工具

德國Software AG公司的ARIS是目前國際上公認的最先進的流程管理軟件，是源自德國的軟件產品，最早由德國流程管理大師奧古斯特-威爾漢.謝爾教授（Prof.August-Wilhelm Scheer）30年前開發成形的。這套軟件可以為企業提供完整的業務流程管理服務，是一個自1994年以來世界領先的企業流程建模與分析工具。ARIS流程建設理念以EBPM設計平臺為載體，由“房式結構”“Y式架構”、事件驅動流程鏈、多體系整合等核心理論支撐，可以滿足我們對流程設計、管控的需求。

二、形成統一的、科學的流程設計規范

在引入ARIS軟件前，本企業在設計流程表述標準上花費了大量的時間和精力，由于欠缺流程管理的相關專業知識和經驗，很難找到符合大多數管理業務要求、滿足大多數員工使用需求的表述標準。借助ARIS軟件房式結構的流程要素梳理方法，我們可以統一流程描述語言、統一流程相關要素，實現流程的顯性化、模型化和體系化，很好地解決上述問題。在核心方法論的指導下，根據本企業流程建設工作要求、實際情況、以及對將來流程管理應用的預期，詳細梳理并明確我們對于流程管理的真實需求，制定出滿足企業各職能處室人員開展工作的流程設計規范。利用ARIS軟件設計流程所遵循的流程設計規范稱為建模規范，從表現載體的角度講，建模規范應包括相應的建模方法和模板（在接觸ARIS軟件的初期階段，要對建模規范手冊、以及建模規范培訓材料進行留存，為后續流程數據庫的動態維護和深度開發提供支撐）。

建模規范要包括建模方法和原則、模型類型、相關對象、連接、屬性等，以及命名規則、存儲規則、圖形版式等。除此之外，通過定制模板，可以實現規范模型、對象、連線的圖形用例和字體等，保證建模的風格統一。這樣，建模規范作為為建模人員提供的統一標準和規范，可以保證在多人協同建模時模型的正確性和一致性。當然，要想編制出符合管理要求的建模規范，既不能只停留在理論層面憑空想象，也不能完全照搬其他企業，一定是通過一段時期的建模工作，結合自己的實際情況，最終沉淀形成的、可長期用于流程管理的核心思想與工作方法。

三、整合典型的管理要素，搭建企業級的流程架構

企業級流程架構是開展流程管理甚至整個管理工作的基礎框架，是對業務流程根據流程產出的相似性進行結構化劃分的框架，包括對流程的分類與分層。流程分類是指根據流程的業務性質進行歸類，比如質量管理類流程、戰略管理類流程等等。流程分層是按照職能管理主要做的事及主要管理對象兩個維度進行分析，進一步對流程進行類別細分，例如：物資采購類管理流程，按照“主要做的事”來細分，可以分為物資需求申報流程、物資采購流程、物資入庫流程等，按照“管理對象”來細分，可以分為辦公用品采購流程、行政物資采購流程等。

按照上述邏輯完成職能流程架構的搭建后，會形成一個虛擬的“流程池”，在此“流程池”中，羅列了管理活動中涉及的所有“流程”。要確保整個企業的“流程”只有一套，且能夠持續被流程管理需求所應用。搭建職能流程架構，是對管理領域相應的職能架構的一次全面梳理和再認識過程，同時體現在ARIS中，是各類、各項業務從宏觀到微觀的展現過程，流程架構體現為包括流程地圖（一級流程目錄）、流程區域圖（二級流程目錄）和 流程場景圖（三級流程目錄）。

管理要素與業務流程的有機整合則是ARIS軟件強大功能的又一體現。所謂管理要素，指的是在各項業務展開過程中需要遵循、參照或者為業務順利開展提供支撐的各類要素，例如組織機構、崗位職責、規章制度、表單、信息系統等等，將管理要素與流程整合，就是要明確業務流程在整個組織運行、運轉中的核心地位，以流程為紐帶，將與該流程相關的各種管理要素構建成一套完整、關聯和動態的管理體系模型。這套模型既是管理現狀的最完整和全面的呈現，也是進一步分析和優化的堅實基礎。ARIS系統還可以基于管理模型自動生成的各類管理文檔和分析報告。這些輸出，可以清晰地告訴管理者和操作者，當前企業的管理思路是什么、工作流程和工作要求是什么、有什么潛在的問題;可以告訴管理人員，當前我的崗位職責是什么、哪些工作是我的本職工作。同時，還可以使信息技術人員清楚，將流程電子化、固化到執行系統中應該關注什么。

四、搭建并發布業務流程管理平臺

企業中絕大多數管理業務的發起點是一線員工，可以說，全所員工是流程的執行者，同時流程也服務于廣大員工，員工對流程體系建設和管理平臺的使用感受和改進建議就是機關管理工作水平的直接體現。為了提高效率、明晰職責，實現企業內部的知識共享，以流程管理為切入點，搭建一個流程設計、發布和管理平臺是非常必要的。一方面，平臺可以為員工對現有管理業務的建議、意見提供一個反饋載體，通過對流程以及流程管理平臺的意見收集，形成執行-反饋-優化-提升的上升通道和良性循環，實現高效流程的建立;另一方面，為了避免重復建設、浪費資源，流程管理平臺應秉承著“一套數據、多種應用”的思路開展建設。要將設計完成的管理體系發布到一個多維展示界面上，并將原有管理體系模型中所包含的大量高價值的管理信息，通過一定的邏輯從新的視角、維度和細度進行組合，按員工和管理者的需要從不同的視角和維度進行展示，可滿足不同的查詢要求。

五、結語

流程建設是一項長期、復雜的基礎性工作，也是當下治理、運營企業非常核心、重要的抓手。流程建設每一步都要穩扎穩打，切不可急于求成。如果把整個過程分為理清楚、管起來、持續優化3大階段，從目前的管理現狀看，我們現在正處于“理清楚”的階段，要用2-3個年度周期甚至更長時間把所有的業務活動梳理全、理清楚，達到規范標準，一定會為企業各項業務的管理、優化提供非常扎實的基礎，我們也一定會在流程建設的過程中逐漸感受到梳理流程給我所運營帶來的巨大收益。