PDCA循環在某三甲醫院人事檔案管理中的應用思考

易蘭

[摘 要] 人事檔案管理在醫院當中具有明顯的職能性工作特質，具有較高的管理責任性，將PDCA循環模式應用在某三甲醫院人事檔案管理中，通過對人事檔案管理部門各職能人員工作加以有效關聯和協調，能夠有效提高人事檔案管理效率，保障檔案內容的準確性及真實性，因此，文章就PDCA循環在某三甲醫院人事檔案管理中的應用加以研究、思考，致力于提升醫院人事檔案管理效率，有效發揮PDCA循環對檔案管理的促進作用。

[關鍵詞] PDCA循環；某三甲醫院；人事檔案管理；應用思考

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著當前信息化時代的到來，信息傳播速度的不斷加快，醫院的發展進程也在不斷提升。人事檔案作為醫院管理層級中的重要部門，對醫院工作人員晉升考核、職稱評定、薪資組成等方面均起到一定的決定性作用，具有顯著的參考價值及管理性作用[1]。提高醫院人事檔案的管理效率，能夠使醫院人事檔案內容更具完整性及可查詢性，是醫院組成中不可或缺的一部分，對醫院人事檔案管理開展PDCA循環模式，通過對醫院人事檔案管理工作流程及工作內容的有效規范，能夠使醫院人事檔案管理更具先進性和科學性，全面促進醫院人事檔案的有效管理實效，對醫院各級職能的管理及醫院未來的發展具有一定的導向性作用[2]。

一、當前醫院人事檔案管理現狀

（一）硬件條件問題

醫院人事檔案需進行多次整理備份，因此以往醫院人事檔案普遍是以多份形式呈現。并存放于醫院檔案室當中，但隨著時間的推移，醫院工作人員會發生職能、就職、離職、死亡等諸多人員變動，由此造成了醫院人事檔案數量眾多，整理及更新上存在一定的滯后性。醫院檔案室的使用面積處于固定狀態，室內環境較為封閉，沒有良好的通風設施，過多的紙質檔案，會因管理時效性的差異，出現遺漏、霉變、內容丟失等情況，從而使醫院人事檔案的使用效率降低，一旦需進行查找，會出現嚴重的尋找困難，同時產生一定的疾病傳播效率。

（二）科技性問題

醫院人事檔案用紙普遍選用較為輕薄的紙張，對檔案人信息資料加以手工記錄，以便縮減儲存占用空間，但在以往的取放查閱過程中，多見檔案因管理、使用不當，出現嚴重污損、資料信息損壞現象，同時還可見信息資料錯誤、信息資料錄入不全等情況，對醫院人事檔案建立意義及檔案使用效率產生嚴重影響。此外，醫院人事檔案管理人員，在對所需檔案進行查閱中，因延續傳統調閱方式，從而使醫院人事檔案管理時效性始終處于落后狀態[3]。

（三）人員問題

醫院人事檔案工作人員普遍是其他崗位轉崗而來，缺乏檔案管理專業知識，對醫院人事檔案管理意義及管理內容、工作責任等方面存在一定的認知不足，因此無法對醫院人事檔案做到有效管理。因醫院人事檔案人員專業能力不足，在日常工作中，有一定的隨意性和個人行為習慣，由此影響醫院人事檔案管理效率及工作質量[4]。此外，醫院對人事檔案工作的管理較為松散，缺乏有針對性的檔案專業技能培訓和提升的學習安排，從而使醫院人事檔案管理工作效率及職能作用得不到有效提升，降低醫院檔案工作的開展效率。

二、PDCA的意義

PDCA循環是一種較為高效的部門職能關聯體系，系統性地將管理劃分為計劃、執行、檢查、處理四個階段，以此為管理工作的開展中心，依據工種特質，對工作內容進行細致劃分和區別，使工作流程及工作內容更為清晰明了，作為質量管理當中的基礎管理實施方法，對工作的有效開展具有顯著的促進意義，從而使工作效率及工作時效性得到有效提高，因此具有較強的先進性及科學性[5]。

PDCA循環起始為發現問題，開展問題形成原因及導致問題因素等方面信息的整理，由此對問題解決方式加以針對性的規劃和分析，同時預設解決結果和成效，明確可執行性后，對問題解決方法加以實踐，如問題順利解決，便可對其成功經驗進行總結，以此制定相應實施標準制度，如問題并未解決，即可帶回到PDCA循環起始，重新開始新一輪的規劃和分析。

三、PDCA循環在甲醫院人事檔案管理中的應用

（一）開展計劃

PDCA循環的應用，首先應從醫院實際角度出發，對醫院工作人員職能、個人信息、所屬編制等方面入手，以此構建檔案信息整理模式，對不完整、存在缺失的檔案，應提高對醫院工作人員信息資料的采集效率，借助檔案的補充性特質，完善和制定醫院人事檔案管理規章制度，并對當前醫院人事檔案管理所存在的問題及成因加以研究和探索，以此從根源上針對醫院人事檔案管理職能效用、工作內容、工作流程等方面實施系統化計劃，并對醫院人事檔案的主、次影響作用進行明確區分[6]。

因此，在對實施措施及計劃進行制定時，管理者應從多方面、多角度對醫院人事檔案管理職能作用加以考量，同時對醫院人事檔案管理所需物資及人員進行細致羅列，以此觀察醫院人事檔案管理中計劃開展的可行性及執行效率，從而使計劃對醫院人事檔案管理職能的調整作用發揮到最大，增強計劃開展的時效性。

（二）計劃執行

計劃執行要選定準確的執行時長，以此觀察計劃對醫院人事檔案管理工作的影響效用。就某三甲醫院人事檔案管理中PDCA循環的執行，時間選定為2年，對人員配備上以一名醫院人事檔案管理人員負責千人檔案為工作內容，根據醫院人事檔案數量，配備相應數量的管理人員，并對醫院人事檔案管理人員開展專業技能培訓，通過醫院人事檔案管理人員對醫院人事檔案管理知識、管理方式、管理作用及工作開展意義等方面內容的講解，使醫院人事檔案管理人員對工作職責及醫院人事檔案管理重要性形成明確認知，從而使醫院人事檔案管理工作人員的職能意識及管理能力得到有效提升[7]。

就醫院人事檔案分類上，可參照醫院工作人員就職方式的不同，對醫院人事檔案進行分類管理，編制類職工檔案由醫院自主保存，而編制外職工檔案可交于檔案管理中心或其他社會服務性質管理單位保存，以此分化醫院人事檔案管理部門工作人員工作內容，提升管理工作開展效率。此外，就檔案管理，還可借助當前先進的信息科技技術，錄入電子檔案，以此增強檔案保存效率，方便醫院人事檔案查閱使用。

（三）實踐查驗

計劃實施一段時間后，參照醫院人事檔案管理工作開展情況，對此前所制作的醫院人事檔案管理工作計劃進行細致查驗。首先，應對計劃落實程度及執行情況進行信息采集及整理，與計劃所預設的結果進行對比，對落實效率較好，應用成效較高的計劃內容和落實存在偏差性等問題成因開展進一步研究、分析，由此復議醫院人事檔案管理計劃所制定形式、內容等方面的可行性，將上述情況進行統一匯總及整理，以此帶回到PDCA循環當中，就問題點進行更為深化的研究和剖析，并對醫院人事檔案管理計劃進行更為細致的制定，以此突破醫院人事檔案管理工作開展中所存在的執行問題及執行困難度，有效提高計劃的實施效率，促進醫院人事檔案管理工作的有效開展[8]。

（四）總結處理

通過上述檢驗，應用PDCA循環對醫院人事檔案管理工作有明顯改進推動作用，由此可見，醫院人事檔案管理工作的開展中，工作人員對醫院人事檔案管理的認知及管理技能的有效提升，是完善并促進醫院人事檔案管理工作良性開展的必然因素，同時，建立良好、完善的醫院人事檔案管理制度，也是規范醫院人事檔案工作開展的有效促進因素。因此，加強對醫院人事檔案管理部門工作人員的素質培養，改良醫院人事檔案管理部門工作制度，具有較高的影響作用。

四、結語

綜上所述，將PDCA循環應用于醫院人事檔案管理當中，能夠使醫院人事檔案管理部門的工作職能效用得到顯著提升，促進醫院人事檔案管理的時效性，從而有效保障醫院職工和醫院整體的多方面利益。

參考文獻：

[1]邵麗.醫院人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要[J].中國衛生產業，2020，17（01）：81-83.

[2]鄭超.淺析醫院人事檔案管理過程中的問題與對策[J].中國衛生產業，2019，16（28）：121-122.

[3]張曉楠.大數據時代醫院人事檔案工作研究[J].辦公室業務，2019（18）：173.

[4]張鑫，高凱.智慧醫院時代醫院人事檔案管理的探討[J].延安大學學報（醫學科學版），2019，17（03）：110-112.

[5]于彥瑩.醫院人事檔案信息化管理策略研究[J].辦公室業務，2019（17）：77.

[6]孫燕.加強醫院人事檔案管理促進醫院經濟發展[J].財經界（學術版），2019（15）：240.

[7]徐銘偉.淺析人事檔案管理在醫院工作中的重要性[J].辦公室業務，2019（15）：140.

[8]張佳佳.新形勢下醫院人事檔案管理工作探討[J].現代交際，2019（14）：96-97.