淺析寫字樓租賃內部控制

劉文敏

摘要：近十年，成都天府大道區域中，大量的房地產開發項目已竣工，其中包含許多寫字樓樓宇。房地產企業需回籠開發資金，收回投資成本。一要出售已竣工的寫字樓，二要對留存寫字樓做資產運營管理。文章針對區域內寫字樓資產運營管理進行研究。由于區域內的企業大多處于起步階段。如何優化企業內部控制，提高寫字樓經營管理效率，穩定企業利潤，減小企業經營風險，快速有效回收建設成本成為了區域內房地產企業探索的重要功課。文章以所在項目為例，首先，闡述了寫字樓租賃內部控制的內容;然后，縱觀市場其他項目，對區域內寫字樓租賃內部控制存在的問題進行了深入分析;最后，提出了有針對性的解決措施。論文對于同類項目加強內部控制具有一定的啟示作用。

關鍵詞：寫字樓;租賃;內部控制

九天開出一成都，萬戶千家入畫圖。2011年銀泰集團取得成都高新區天府大道石墻片區地塊，由此正式開始開發“成都銀泰中心”。成都銀泰中心是銀泰集團繼北京銀泰中心開發之后的又一個地標型綜合體。作為成都高新技術產業開發區金融城板塊重點項目，成都銀泰中心包含：超甲級寫字樓、高檔住宅、酒店式公寓、大型商業、五星級酒店、地下車庫六大業態。項目2016年竣工備案。2016年3月9日成都銀城置業有限公司與中國平安人壽保險股份有限公司成都平安蓉城置業有限公司簽訂了《成都銀泰中心3號辦公樓項目之框架協議》，2016年6月29日成都銀城置業有限公司與華夏人壽保險股份有限公司簽訂了《成都銀泰中心2號寫字樓商品房買賣合同》，至此，項目內兩棟寫字樓整體出售。但是與單純買賣合同不同的是，這兩份合同是集團在綜合考慮后，采用的銷售資產融資戰略，所以它們都帶有為期5年的保底承諾。屆時，如何完善寫字樓租賃內部控制顯得尤為重要，它是確保達成企業保底承諾的重要途徑。本文以成都銀泰中心寫字樓租賃為引，結合其他項目的經驗教訓，簡要介紹和分析區域內寫字樓租賃內部控制的內容，存在的問題，解決的辦法。

一、寫字樓租賃內部控制的內容

內部控制指為保證公司資產安全，經營合法合規，會計信息真實可靠，而在公司內部采用的由全體員工共同參與的管理方法，以提高企業的經營效率和效果，實現企業的戰略目標。寫字樓租賃企業一般的管理工作流程為：評估租金—出租審批—談判—簽訂合同—會計核算—傭金審批/支付審批—租金回款。寫字樓租賃具有前期投入大、資金回款周期長、經營風險大等特點，與之對應的內部控制度應包括：租金定價制度、出租交易規范制度、采購與付款制度、預算制度、租金回款制度、租戶分級制度、績效考核制度等。這些制度的建設將有效管理和控制寫字樓租賃內部各環節工作，保證租賃企業長期穩定的運作。

二、寫字樓租賃的內部控制存在的問題

目前，寫字樓租賃企業在內部控制中存在的問題歸納起來主要有以下各方面：

（一）寫字樓租賃租金定價不規范

縱觀成都區域內，寫字樓樓宇蕓蕓，市場競爭激烈。而各個樓宇品質分級不盡相同，準確合理的對寫字樓租賃租金的定價直接影響著樓宇的出租率和企業的經營利潤。如果租金定價過高，客戶無法承受，導致出租率低、空置率高，資源浪費，租賃企業無利潤。如果定價過低，雖然可以快速占領市場，但企業利潤低或者虧損，無法按預期時間收回建設成本不利于企業長期穩定經營。因此，規范租金定價，制定合理的定價方法，尋找到租金平衡點，是寫字樓租賃企業的首要功課。

（二）合同風險控制不完善

許多房地產企業有豐富的開發經驗。但在項目竣工后，對存量資產的運作管理經驗相對欠缺，目前還處于摸索前進階段。寫字樓租賃合同是寫字樓管理運作的一個重要履約文件，各房地產企業應結合各項目樓宇特點整理出合適的租賃合同制式條款，并且通過公司內部各部門，例如：租賃部、物業部、財務部、法務部等相關部門的多方位審核及修訂。在工作中，筆者也曾經遇到因合同條款約定不周而造成的一些履約糾紛，如“營改增”前簽訂的租賃合同，雙方對收入約定不嚴謹?！盃I改增”后，合同雙方對收入是否含稅認定不同，造成的合同履約糾紛;約定提前開票的租賃合同，對租戶違約風險考慮不周，未足額約定履約保證金，給公司造成了稅金損失;對存在變量（如國家稅率調整變動）的租賃合同約定不清，造成的合同履約糾紛等。借一斑以窺全豹，寫字樓租賃合同的擬定十分重要，各房地產企業應高度重視，多層次多方位嚴謹科學的制定合同條款，才能減少企業在經營過程中承擔的風險。

（三）寫字樓租賃信息化程度低

區域內房地產企業資產管理大多處于起步階段，租賃信息化程度低，在工作中大量依靠人工制作租賃信息表、回款統計、應收統計等工作。工作效率低，工作準確率不高，工作質量完全依靠項目人員素質的高低。后期利用手工表格提取相關信息如平均有效租金等很多指標都需要計算，花費過多時間且無法保證結果正確性。工作常常還會出現同一表格有多人都可以使用及錄入，極容易造成錯誤且無法分清責任人。信息化程度低對企業的管理十分不利，且極容易造成房地產企業經營損失。有條件的企業應當積極建立推進信息化系統的使用。

（四）應收賬款監控及催收制度不健全

寫字樓租賃業務存在時間跨度大，免租期靈活、付款節點復雜，經營風險大的特點。部分房地產企業內部管理混亂，信息化程度低。租戶漏交、欠繳情況時有發生，房地產企業缺少健全的應收賬款監控及完善的催收制度，極可能不知曉租金逾期已經發生，或者已經知曉卻沒有及時正確的進行催繳，使企業蒙受經濟損失，對企業發展十分不利。

（五）租戶評級體系不健全

租戶經營實力直接決定支付租金的能力。在租戶選樓的同時，房地產企業有必要對租戶進行評級和篩選，以控制租賃經營風險。筆者所管理的寫字樓，曾因保底壓力過大，公司為快速達到高出租率，而弱化了該環節，在資產經營中后期出現很多未到期解約的情況。違約事件發生，運營團隊一方面面臨艱難的違約談判：賠付問題，房屋復原問題，收回時間問題等。另一方面需要大力快速尋找穩定的能接受房屋現狀的新租戶填補空缺。大大增加了租賃經營的壓力，極易造成租賃企業經營損失。我們總結：亡羊補牢不如未雨綢繆。事實證明：健全租戶評級的確是寫字樓租賃內控的一個重要內容。

（六）成本支出缺乏有效監管

本文認為，寫字樓租賃的成本，自持項目重點關注營銷費用支出，非自持項目重點關注營銷費用及保底租金成本兩項支出。在寫字樓租賃工作開展初期，公司往往會采用鼓勵政策，比如：提高寫字樓成交傭金、加大營銷宣傳力度等，來提高員工或中介機構的積極性，快速填白。達到目標出租率后，公司會調整戰略，比如：提高租戶準入門檻，減少營銷費用投入。部分房地產企業沒有及時進行階段戰略的調整，并且整個運營過程中未實施有效的成本監管，以至于成本支出過大，直接影響企業利潤和投資成本收回的進度。

三、完善寫字樓租賃內部控制的對策

針對以上寫字樓租賃內部控制存在的問題，本文總結房地產企業應該以下方面完善內部控制制度。

（一）建立租賃定價體系

企業要合理確定寫字樓租賃單價，在出租率和租金中尋求平衡點，能最大化的為企業創造利潤。筆者所在項目為此成立了定價小組：首先，小組成員整體了解成都租賃市場情況;然后，橫向對比競爭項目定價，如成都國際金融中心IFS、中海國際中心等;再結合企業經營階段的需求，對項目定價做全面評估。最后，制定出當期的寫字樓租賃凈租金底價控制明細表。商務租賃談判中以此為界限，參考租戶等級，分情況決定：租賃單價、免租期、租賃年限等租賃條件。當然在瞬息萬變的市場環境中，企業為了一直保持競爭優勢，需要定期對租賃單價進行審查，及時調整以適應新形勢下的競爭。

（二）完善合同條款，減少違約風險

房地產企業應整理出基本合同條款，包括但不限于：租賃物業的詳細情況、租賃物業的用途、費用支付約定、合同雙方的權利義務、租賃標的返還約定、違約責任等。著重針對企業經營中的風險點，做出保護經營的合同措施。筆者公司也不斷根據實際情況，在經營過程中多次聯合各部門修訂統一合同文本，優化完善合同，減少租賃經營風險。

（三）建立租賃企業信息化系統

租賃企業信息化體系的建立能大大提高工作效率，方便審查監督，減少錯誤風險。行業內，像新鴻基房地產自行組織開發了房地產租賃ERP系統，來福士也使用自行開發的房地產租賃SAP系統。這些系統監控了整個租賃流程。從租賃審批到合同簽訂再到合同執行實現了全面信息化。留下各環節操作審批痕跡，方便各種信息提?。ㄈ绮樵儯撼鲎饴?、租金、保證金、回款額等），實現催繳自動化及實時提醒，回款后對接財務軟件和開票軟件，自動完成賬務處理和開票導入，十分準確、快捷、安全。

（四）健全租戶評估體系和催收制度

寫字樓租賃企業可以從公司性質、財務背景、公司歷史、公司所在行業、租賃面積、有效租金等多維度對租戶進行評分，根據評分結果綜合劃分租戶級別。對不同級別租戶給予不同的政策及關注度。鼓勵吸納優質租戶，減少寫字樓租賃企業經營風險。公司還應建立完整的催收制度，全面監控應收賬款。以筆者所在公司催收制度規定為例：客服部提前一個月發送繳款通知書提示各租戶;付款截止日前多次安排提醒;逾期7天內支付，計算發送違約金付款通知書;逾期7天還未支付，按合同約定執行斷電，支付租金后恢復供電并收取違約金;斷電后仍未付款，向租戶發送律師催款函;如租戶超過律師催款函中約定的最后付款日期仍未付款，向租戶發送單方解除合同，請公正處公正收回出租房屋。每月末，財務部與客服部定期核對應收賬款明細。通過對應收賬款的全面監控，嚴格按照催收制度執行，寫字樓租賃企業可以確保每一筆租金有效到賬，對存在違約風險的租戶及時按照制度規定做出相應處理，快速有效的減少企業經營損失。

（五）采用內外部雙重審計監督

建立并實施審計監督是內部控制監督機制的一個重要部分，審計監督包含了外部審計和內部審計，外部審計主要是對企業財務經營的一個正確性審計，而內部審計是對企業經營的一個有效評價和監督。筆者公司屬于分公司，總公司每年都會指定外部審計單位對公司進行年度審計。而銀泰集團也有單獨的內部審計部，定期或者不定期的到各項目進行經營審計，出具經營審計報告，對各公司經營做出客觀評價，對存在的問題提出限期整改，完善公司經營制度，減少公司經營風險。

（六）建立健全預算制度，有效實施績效考核

筆者所在企業，每年首先制定一個經營目標。結合財務預算指標量化到各部門，定期評價預算執行情況。結合管理評價等內部控制考核，對企業管理者及員工做出績效評價，評價結果直接決定每個人的工資收入。這樣的內部控制度能最大化的調動全員的積極性，凝聚所有力量完成公司經營目標，非常適合起步階段的寫字樓租賃企業。

四、結語

本文通過對成都天府大道寫字樓項目租賃工作的梳理和回顧，參照其他項目的先進經驗，總結了寫字樓租賃內部控制中存在的問題，提出了一些解決辦法，希望能在優化自我工作的同時，為區域內的寫字樓租賃企業提供一個有效實施內部控制的初步參考。

參考文獻：

[1]周兆平.房屋租賃企業財務風險管理及其內部控制探討[J].中外企業家，2018（32）.

[2]陳翔穎.淺談寫字樓租賃企業內部控制存在的問題與對策——基于于家堡金融區寫字樓租賃企業[J].中國國際財經，2018（08）.

（作者單位：杭州國俊商貿有限公司成都分公司）