新時(shí)期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式思考

摘 要：眾所周知，人事檔案管理工作在人們生活中占據(jù)很重要的地位，其扮演著重要的角色。首先，它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，以及人們工作經(jīng)歷的具體情況。其中，人事檔案的作用有以下幾個(gè)方面：對(duì)職工個(gè)人而言，它可以為員工提供辦理護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù);提供婚姻狀況證明;為流動(dòng)人員提供身份認(rèn)定和辦理社會(huì)保險(xiǎn);為員工代辦申報(bào)職稱;根據(jù)檔案確定退休年齡;根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡;代為繳納職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整;出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。所以，在新時(shí)期下一定要對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;人事檔案;管理工作;重要性;創(chuàng)新模式

眾所周知，人事檔案管理工作是十分重要的，它不僅是機(jī)關(guān)單位對(duì)人事考評(píng)的重要依據(jù)，同時(shí)也是人事管理重要的組成部分。而且，從一個(gè)單位的人事檔案管理工作中，可以看出這個(gè)單位的整體工作效率與質(zhì)量，這對(duì)整個(gè)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展有很大的影響。因此，我國(guó)機(jī)關(guān)單位一定要對(duì)人事檔案管理工作加以重視，深入分析自身人事檔案的現(xiàn)狀，努力做好新時(shí)期下人事檔案管理工作，這樣可以有效的促進(jìn)機(jī)關(guān)單位工作的有序進(jìn)行。

1 人事檔案管理工作的重要性

1.1 為人才選拔提供重要的依據(jù)

對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的管理，可以為機(jī)關(guān)單位的人才選拔提供重要的依據(jù)。在具體的實(shí)踐過程中，很多機(jī)關(guān)單位在招聘人才時(shí)，要對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行全方位了解。此時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)就可以通過他們的個(gè)人檔案對(duì)他們的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、榮譽(yù)等進(jìn)行一定的了解，將其作為聘用的依據(jù)之一。除此之外，單位在對(duì)工作人員進(jìn)行提拔時(shí)，也可以通過人事檔案了解他們?cè)跈C(jī)關(guān)單位所做貢獻(xiàn)的大小，并通過他們的業(yè)績(jī)、素質(zhì)以及能力等給予他們客觀的評(píng)價(jià)，這樣有助于機(jī)關(guān)單位選拔出優(yōu)秀的人才。

1.2 實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳配合

對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的管理，可以實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳配合。眾所周知，人事檔案不僅是對(duì)個(gè)人一個(gè)比較公平的歷史評(píng)獎(jiǎng)資料，同時(shí)也是提高人力資源使用價(jià)值以及效率的重要方法。但是，對(duì)于很多機(jī)關(guān)單位來說，人力資源是在不斷變動(dòng)的，這嚴(yán)重影響到了機(jī)關(guān)單位的可持續(xù)發(fā)展。所以，在具體的實(shí)踐過程中，人事檔案管理工作一定要對(duì)人才進(jìn)行科學(xué)的評(píng)價(jià)，并對(duì)其進(jìn)行有效的預(yù)測(cè)，以此來實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享。這樣就可以幫助機(jī)關(guān)單位對(duì)人力資源進(jìn)行有效的

配合。

2 新時(shí)期檔案管理工作的特點(diǎn)

2.1 服務(wù)對(duì)象、管理對(duì)象與管理機(jī)構(gòu)的社會(huì)性

在新時(shí)期，檔案管理工作具有服務(wù)對(duì)象、管理對(duì)象與管理機(jī)構(gòu)社會(huì)性的特點(diǎn)。眾所周知，現(xiàn)如今我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制正在不斷的發(fā)展，與此同時(shí)很多與之相適應(yīng)的經(jīng)濟(jì)組織形式產(chǎn)生，這不僅加快了人才的流動(dòng)性，同時(shí)，也出現(xiàn)了新型的人事管理制度，其中對(duì)人事檔案的管理工作就很重要，被賦予了社會(huì)化的性質(zhì)。在新的時(shí)期，我國(guó)建立了更具有社會(huì)性的檔案管理制度，這種制度不再局限于管理本單位的人事檔案，而是面向整個(gè)社會(huì)，而服務(wù)對(duì)象包含了整個(gè)社區(qū)內(nèi)的工作人員，為他們進(jìn)行檔案管理的服務(wù)，由此可見，其也具有社

會(huì)性。

2.2 對(duì)人事檔案要求的多樣性

在新的時(shí)期，機(jī)關(guān)單位對(duì)人才的需求越來越大，只有擁有了高水平的人才，才可以提高單位工作的質(zhì)量與效率。因此，機(jī)關(guān)單位一定要積極的引入各方面的專業(yè)人才。但是，在人才引入的實(shí)際工作中，會(huì)存在很多的不確定性，這時(shí)就涉及了檔案管理工作。此外，對(duì)于檔案的使用者來說，由于他們使用途徑以及目的存在很大的差異性，所以，他們就會(huì)需要不同類型的檔案，此時(shí)就需要人事檔案的多

樣性。

2.3 檔案來源的廣泛復(fù)雜性

在新的時(shí)期，檔案管理工作具有來源廣泛復(fù)雜的特點(diǎn)。眾所周知，傳統(tǒng)檔案管理工作是十分單一的，只有歸檔、檔案收集、整理、加工以及提供使用等職能，因?yàn)檫@些檔案只供企業(yè)內(nèi)部使用。

3 新時(shí)期對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新模式的提升對(duì)策

在新時(shí)期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新模式的研究，可以從以下幾點(diǎn)出發(fā)：

3.1 加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

檔案管理工作本身的工作量較大，在機(jī)關(guān)單位，對(duì)于工作人員的業(yè)績(jī)，一定要進(jìn)行及時(shí)的記錄，同時(shí)對(duì)于他們?cè)谕瓿晒ぷ鲿r(shí)的實(shí)際情況也要進(jìn)行歸檔保存，這樣可以為以后的評(píng)選提供很重要的依據(jù)。

3.2 提高檔案管理工作技術(shù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理工作相結(jié)合，形成個(gè)性化、數(shù)字化、信息化等方面的特點(diǎn)，進(jìn)而讓檔案管理工作效率得到有效提高，尤其是機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員檔案管理工作，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)深層次開發(fā)檔案價(jià)值，這樣可以對(duì)檔案進(jìn)行有效的收集與管理，提高檔案管理工作的效率與價(jià)值。而且這種數(shù)字化的管理模式也有助于人們更加方便的使用檔案資料。

3.3 規(guī)范檔案管理工作方式

不僅要制定相應(yīng)的制度，還要嚴(yán)格履行制度，在制度的基礎(chǔ)上，制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案接收、轉(zhuǎn)移工作可以符合單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，從而保證檔案管理工作的規(guī)范性和完整性。同時(shí)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，還可以進(jìn)行人才檔案信息的跟蹤、收集以及反饋機(jī)制體系，這是一種動(dòng)態(tài)化的管理，可以保證人事檔案的完整性與有效性

3.4 提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，在很大程度上決定了檔案管理工作質(zhì)量，因此在日常管理工作過程中，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力，促進(jìn)檔案管理工作得到有效的開展。比如：長(zhǎng)治市上黨區(qū)定期開展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，尤其是計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和檔案管理操作基本技能，保證管理人員可以更加熟練掌握有關(guān)軟件，讓檔案管理工作中存在的問題可以及時(shí)

解決。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，可以了解到，人事檔案是十分重要的，它不僅可以促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的可持續(xù)發(fā)展，還可以為促進(jìn)機(jī)關(guān)單位對(duì)人才的選拔。尤其是在新時(shí)期，對(duì)檔案的管理工作提出了新的要求。所以，各個(gè)機(jī)關(guān)單位一定要對(duì)自身檔案管理工作存在的不足進(jìn)行研究，并根據(jù)新時(shí)期的發(fā)展特點(diǎn)，不斷進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新。這樣不僅可以促進(jìn)檔案管理工作的水平，還可以提高他們對(duì)檔案的有效應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

[1]黃雄.事業(yè)單位改革與人事檔案管理創(chuàng)新[J].中共福建省委黨校，2003，（5）：26-28.

作者簡(jiǎn)介

韓俊（1980-），女，漢，山西長(zhǎng)治，長(zhǎng)治縣人力資源和保障局，人力，中級(jí)，本科，研究方向：人事檔案管理。