檔案信息化管理的優勢及安全問題探析

劉冉

摘 要：在新經濟常態下，社會面貌產生了巨大的變化，推動了我國檔案管理工作的進步，使得檔案信息化逐漸演變成為檔案管理的發展趨勢。和傳統檔案管理相比之下，信息化管理能夠促進檔案管理工作質量以及效率的提升。檔案信息化在帶給檔案管理工作便利的同時，也存在著許多的弊端，開放的操作模式也為檔案信息安全帶來了安全隱患。所以，檔案管理部門需運用正確的措施對其予以處理。

關鍵詞：檔案;信息化;優勢;安全問題

檔案屬于信息化資源的主要構成內容之一，同時也是平時生活中非常重要的一項信息。快速發展的科學技術，在很大程度上改變了社會運轉方式，致使現階段人們的需求無法從傳統的檔案管理工作中得到滿足。鑒于此，如何有效提升檔案管理工作質量，并對存在的問題予以解決，使之能夠為社會提供更好的服務，屬于現階段檔案信息化管理者需要深入探究的問題。

1 檔案管理信息化的重要意義

檔案在人類生活與工作中發揮著十分重要的作用。因為我國計算機水平的持續提升與廣泛應用，人們將檔案管理與計算機相結合也是情有可原。如此一來除了能夠推動我國檔案管理水平的提升之外，還可促進檔案存儲容量的顯著提升，將檔案存儲空間不斷縮。雖然看似渺小，但面對日趨緊張的土地資源，如果可以將對空間量的需求降低，則就會極大的有利于我們的生存發展。同時，這也是如今社會發展需要的大勢所趨。因此檔案管理信息化既是一種呼應，也是一種必然。

2 檔案信息化管理模式的優勢

2.1 充分挖掘數據價值

信息化的管理方式即立足于信息平臺，將數據庫和軟件結合起來保存數據[1]。這一方式的顯著優勢在于可將檔案管理工序簡化，同時把軟件用戶端界面的引導結合起來，輕松快速的完成工作。在使用與查詢時，也可以檢索關鍵字查找出某一年或某個事件的實際狀況，進而為各項工作的開展提供了便利。因此，檔案信息化管理能夠改善數據信息的利用情況，對數據發揮作用有著十分重要的意義。

2.2 信息遠程傳輸共享更加方便

檔案信息化未形成前，相關人員若需要運用到檔案，需要通過檔案管理部門通過查找、郵寄、傳真等方式才可以使用到，過程十分的復雜與繁瑣，需投入較多的工作量。而檔案信息化的出現，使得此種情況得到了改善，檔案信息管理可以通過網絡來進行操作，進而讓使用者需求的信息資源，可以將使用者需要使用的信息資源隨即傳輸給使用者，更加的方便、快捷。

2.3 查詢更加精準

對大型企業又或是級別較高的政府來說，擁有非常龐大的相同類型的檔案資料，如果企業決策者或政府人員要查詢相關資料，則檔案管理人員就需在篩選相似資料上花費較多的時間。由于這些均需要人眼做出辨別，因而任務量非常大，所以出現誤差的概率就非常高。但若通過計算機對此項工作進行處理，就可以避免此類問題的出現，只需將關鍵詞輸入到檔案管理系統之中，就可以迅速的將不想關的內容篩選出去，進而縮小選擇區域，減少工作量。另外，通過對一些檔案資料的特殊性予以利用，電腦可在非常短的時間內從大量繁多的資料中做出辨別，以將其價值準確的提供給查閱者。

3 檔案信息化管理中的安全問題

第一，電子檔案真實性以及合法性問題。在管理傳統紙質檔案方面，一般需要得到領導人或單位的簽字、蓋章認可，因而往往更容易對其合法性、真實性進行識別。

其二，傳輸過程安全性問題。在檔案信息化管理模式中，可借助網絡來傳輸檔案信息，如此一來就讓諸多安全隱患被埋下。而在實際傳輸過程中，諸如篡改、竊取以及偽造的情況極易發生，尤其是在高度保密的檔案信息中這一問題更是十分突出。

其三，管理安全性問題。在長時間保管電子檔案信息的過程中，諸如計算機軟件、硬件使用壽命、電子檔案信息與平臺之間的一致性等問題均會對其造成嚴重影響。對此，就要求管理人員積極改進管理模式，將管理質量不斷增強，一旦管理質量較差，又或是管理模式出現問題，那么就會導致電子檔案信息被破壞。

4 解決檔案信息化管理安全問題的措施

4.1 完善管理制度

電子檔案在保存、傳輸以及管理等相關方面存在的隱患較多，并且隱患的發出有一定的隱蔽性，難以及時的將其發展[2]。所以，檔案管理部門需根據具體狀況對檔案管理制度予以完善，并引導管理人員對制度予以全面的落實，實現對檔案整個生命周期的科學管理。同時，有關部門應對檔案管理制度予以統一，對檔案進行運用時，需通過只讀的形式查閱檔案，防止破壞檔案問題的出現。其次，就部分公文類電子檔案而言，在簽發后，即不可以對其予以更改，若出現特殊情況，那么需要經過有關部門或人員的批準，才能夠進行更改。

4.2 運用先進的管理技術與理念

隨著我國經濟發展水平的不斷提升，科學技術水平得到了增強，各個學科需把自身實際情況結合起來，在企業管理中融入科學技術。檔案信息化管理人員需立足于自身實況，結合時代發展趨勢，優化傳統管理模式的不足之處，構建既能夠滿足自身特色，又不失社會要求的管理模式。適當的增加財力、人力以及物力的投入，進而從本質上對檔案信息化管理工作進行改變，而其中最主要的管理內容就是監控技術以及權限問題。檔案管理對安全性有非常高的要求，這一點是其和其他出入自由的部門最大的一個不同點，訪問者在查找檔案時，必須接受身份驗證，以免進入無關人員。同時，人員在進出系統時需輸入密碼，準確無誤后方可查詢檔案資料。同時，在檔案信息化管理中，為讓數據監控得到充分保障，起到有效杜絕非法訪問的作用，需構建防火墻，以促進電子檔案安全性、隱密性的提升。

4.3 提升人員的安全意識與素質水平

對檔案信息化管理安全問題予以解決的過程中，人的因素始終處在首位。對此，檔案管理工作人員需增強對檔案信息保密性法規的學習，隨時關注行業的最新動向，維持憂患意識，并預防檔案信息竊取行為，將安全管理工作落到實處[3]。并且，檔案管理工作人員需重視對檔案信息安全管理制度的完善，結合檔案信息化管理工作的具體狀況，對各類保密制度進行健全，亦或是對現存保密制度進行優化。現階段，和網絡安全相關的法律法規缺乏完善性，增強網絡安全法律建設迫在眉睫，只有這樣才可以促進檔案管理工作人員檔案信息安全意識的提升。其次，就在職工作人員而言，檔案管理部門需做好對檔案信息化管理、計算機以及網絡等相關知識、技術的培訓工作，進而培養出更多的復合型人才，向檔案信息化管理注入新活力，增強檔案管理人員所具備的綜合管理能力，解決檔案信息化管理之中可能會出現的安全威脅，并在第一時間發現與解決問題，防止由于人員操作失誤而影響檔案信息的完整性以及安全性，確保檔案信息管理系統的正常運行，保證檔案信息完整。

5 結語

總而言之，快速發展的信息化社會，在很大程度上也增加了各行各業的電子檔案。由此也將新的挑戰帶給了檔案管理，使之安全性面臨威脅。現階段，檔案管理在發展方面的主要方向為實現檔案信息化管理，就相應的工作人員而言，應充分的認識到檔案信息化管理存在的客觀問題與優勢，并積極主動的使用行之有效的改善措施，使檔案信息化管理建設工作順利開展。

參考文獻

[1]賈茵.檔案信息化的安全管理優化對策探析[J].辦公室業務，2017（15）：52-52.

[2]李南.檔案信息化建設的安全問題及對策分析[J].科學技術創新，2017（15）：262-262.

[3]金永振.論檔案管理的信息化[J].科技經濟導刊，2017（2）：22-23.