關于檔案信息化系統的資源組織與管理研究

摘 要：以信息技術為依托的檔案管理質量與管理效率獲得有效提升，同時，針對檔案信息化系統的資源組織與管理也展現出相應的問題。在現代技術的作用下，使得信息化資源獲得最優化的整合與提取，并可通過及時共享，令其能快速進行傳播與應用。在充分展現信息化系統優勢與價值的同時，也應對系統資源的組織與管理工作產生新的思考。即，應能積極優化檔案信息技術服務平臺，使系統內的資源獲得安全存儲與有序管理。同時，科學規避網絡安全風險，不斷提高信息化系統的防篡改、防病毒等方面的有效性。

關鍵詞：檔案;信息化系統;資源組織;管理

互聯網技術與云計算等技術高速發展的背景下，使得信息化系統的建設與管理展現出更多需求。眾多系統的集成，開創了傳統檔案管理模式下無法實現的信息加工、存儲與應用的方式。基于信息技術與大數據技術，可將信息化系統內容的數據資源進行有效串聯、合并，并最大化挖掘其應用價值。而在這個過程中，在信息化資源獲得有效整合與共享，為人們提供巨大便利的同時，也將形成更高的檔案信息化系統資源組織與管理的標準。而若想確保其能持續保持優越性，應對信息化系統進行積極的升級與完善。

1 檔案信息化系統的資源組織與管理的內容

信息化背景下，為檔案信息化系統構建與管理帶來技術支持的同時，也為資源的組織與管理提出了新的挑戰。針對信息化資源的組織與管理，相較傳統的檔案管理模式產生了很多的不同。既往的工作流程中，在對檔案資源進行收集、整理、編目、應用等方面都是以人工的方式進行的。而在對信息化系統的資源進行組織、集成、共享的過程中，將碎片化的信息進行了更高效的整合，并將其轉化為數字模式。將傳統的紙質資料以數字化的形式存儲到網絡平臺中進行組織與管理，可快速對其進行二次加工與集成。不僅可提供檔案管理工作質量與工作效率，還可最大化挖掘信息化資源的價值。在大數據技術、移動通訊技術不斷革新與升級的過程中，使檔案信息化系統也不斷進行升級。尤其，在信息共享方面，基于物聯網等技術的介入，使原本獨立存在的文檔間產生了更緊密的關聯。令傳統管理模式下孤島形式存在的信息獲得有效集成，并在此基礎上形成更加先進的歸檔模式。同時，關于信息化系統的資源的組織與存儲，以及數據應用等方面都在現代信息技術的加持下有了產生不同的呈現。數據挖掘技術將大部分潛在的信息進行有效整合、提取與應用，在不斷突顯檔案管理工作價值的同時，也為信息化系統的資源組織與管理提出更高的要求。

2 檔案信息化系統的資源組織與管理措施

2.1 優化檔案信息技術服務平臺

互聯網背景下，在前沿技術的支持下為創建更加完善的檔案信息化系統提供了有利條件。而在對檔案信息化系統的資源進行組織與管理的過程中，需進一步優化檔案信息技術服務平臺。由此，使系統內的資源基于安全、良好的運行環境中獲得最佳的應用。在此過程中，相關人員科學整合信息化系統的資源，能夠最大限度內降低管理成本。檔案信息化是一項投入較大的項目，相關單位若僅僅依靠現有設備與人員在短期內實現信息化是不現實的。需能夠不斷更新與優化硬件設備，并引入最新的技術，對信息化系統進行有效升級。通過不斷優化檔案信息技術服務平臺，確保信息化資源獲得有效的組織與管理，并促使隨著技術的革新而得到優化與完善。在這個過程中，可在一定程度上避免出現資源浪費的現象。在確保有效控制管理成本的情況下，可對檔案信息化系統進行最大化的應用。而檔案信息服務平臺在進行優化的過程中，需運用專業化的大生產方式。由此可節省一定的信息化資源的組織與管理成本，并利用該系統對相關信息資源進行加工。與此同時，檔案信息化系統的資源越來越多時，若想確保將最具有價值的資源進行整合與利用，應考慮創建更大規模的檔案信息技術服務中心。并保障硬件設備與軟件體統的匹配性，管理人員與現代檔案管理形式的統一性。這樣，才可確保檔案信息化系統的資源進行有效的組織與管理，最大化發揮其應用價值，為企業創造更大的經濟效益。

2.2 科學規避網絡安全風險

互聯網技術與信息技術的高速發展，為實現檔案信息化管理提供了更多的可能性。在基于信息化系統的資源組織與管理，為高效采集、分析、整合與應用數據信息帶來了便利。利用現代信息技術可極速處理系統內的資源，并將其有目標的進行分類、集成與共享。而在這個過程中，依托于前沿技術使信息化資源獲得了有效的應用，在對其進行不斷整合與管理做到實時共享的情況下，使各檔案館的管理質量與管理水平都獲得大幅提升。但基于技術手段為工作帶來極大便利的同時，應在一定程度上增加了網絡安全的風險。因此，在對檔案信息化系統的資源組織與管理問題進行分析的過程中，應意識到技術升級的重要性。能夠科學規避網絡安全風險，確保檔案信息化系統的資源的完整性與安全性。基于此，應科學設置監控系統與防火墻，防御網絡病毒或是黑客攻擊。同時，應對檔案信息化系統進行及時升級與優化，不斷提高其防御等級。并不斷強化網絡技術安全，提高信息化系統的防篡改、防病毒、防癱瘓、防泄密等方面的實效性。由此，可在一定程度上保障系統資源的盜用與篡改。同時，系統間進行資源共享過程中，應加強身份認證與訪問控制。對登錄到檔案信息化系統的用戶應進行有效識別與管理，可引導他們進行實名制認證，確保其通過正常進行注冊，令其能進行規范化操作去瀏覽平臺上的信息化資源。即便用戶身份獲得認知，但仍需對他們進行分類管理。并根據用戶的級別與分類，去設置他們訪問系統資源的權限。當然，在這個過程中，應對檔案信息化系統的資源進行科學的分類，并根據其重要程度設置不同等級權限。這樣，確保用戶等級與信息化資源發等級的匹配性，實現檔案細信息化系統資源的專業化、標準化管理。

3 結語

總之，互聯網背景下，為建立信息化系統平臺提供了有利的技術支持。而在創建良好的信息化系統后，應對其所存儲的資源組織與管理形式形成更深刻的思考。相較傳統的檔案管理模式，信息化檔案管理具有更加豐富與復雜的內容與形式。因此，若想確保檔案信息系統資源獲得有效管理，應保證運行平臺運行的安全性。由此，需不斷完善技術服務中心，并能全面提高其病毒防御能力。

參考文獻

[1]楊鑫.天津市A區公務員人事檔案信息化建設研究[D].天津財經大學，2017.

[2]李怡璇.烏魯木齊國土資源檔案信息化建設研究[D].新疆農業大學，2014.

[3]王麗慧.論“企業檔案知識管理者”的角色意識與實現[D].湖北大學，2011.

[4]辛青清.檔案信息化系統的資源組織與管理研究[D].武漢理工大學，2007.

作者簡介

賈瑞婷（1986-），女，河北隆堯人，碩士，中級職稱，從事資料檔案管理研究。