新時期高校干部人事檔案信息化管理研究

邱銀燕

【摘要】信息化管理是新時期高校干部人事檔案工作的重要發展趨勢，也是檔案管理水平提升的重要措施。因此，本文以新時期高校干部人事檔案信息化管理為研究要點，結合新時期高校干部人事檔案管理現狀，闡述了新時期高校干部人事檔案信息化管理的必要性。并對新時期高校干部人事檔案信息化管理措施進行了簡單的分析。

【關鍵詞】新時期;高校干部人事檔案;信息化管理

高校干部人事檔案主要是對高校干部人事相關信息、工作表現形成的記錄，可以為高校干部選拔提供有效的參考。高校干部人事檔案信息化管理工作的開展，不僅可以提高整體高校干部人事檔案管理效率，而且可以保證高校干部人事檔案管理的精確性。因此，對高校干部人事檔案信息化管理措施進行適當分析非常必要。

一、新時期高校干部人事檔案信息化管理的必要性

（一）提高安全性。人事檔案是高校在人事管理活動中直接產生的單位人員個人情況客觀歷史真實記錄，其涵蓋了干部履歷資源、考核情況、學歷學位、組織鑒定、考察資料及政審材料、入黨材料、獎勵材料、工資級別調整材料，內容較多，管理難度較大。將信息化管理模式應用于新時期高校干部人事檔案管理中，可以避免外部因素導致的信息受損情況。如傳統紙張受潮、破損等，提高整體干部人事檔案保存的安全性。

（二）提高便捷性。高校干部人事檔案可以全面反映個人經歷、工作表現、行為軌跡、工作經歷及工作背景，通過在高校干部人事檔案管理中運用信息化管理技術，可以將整體檔案內容歸檔在計算機系統內。幫助管理人員快速查詢、檢索，了解相關干部工作情況，不僅可以為工資待遇問題、職稱評定問題、干部提拔問題的有效解決提供憑證，而且保證整體信息查詢檢索的高效、便捷性。

二、新時期高校干部人事檔案信息化管理現狀

在近幾年發展進程中，我國政府不斷加強對機關工勤人員、參公人員檔案管理的重視，區域內干部人事檔案管理工作逐步朝著規范化、標準化方向發展。而在區域內干部人事檔案制度改革不斷深入的背景下，高校干部人事檔案管理弊端逐漸突出。具體如下：

（一）人檔分離現象突出。在市場經濟體制運行過程中，人才流動方式靈活程度進一步提升。由于多種原因影響，檔隨人走人事檔案管理模式應用受限，高校內干部人檔分離現象逐漸突出。無檔人員的增加，也制約了高校人事檔案信息化管理工作的順利開展。

（二）信息化管理標準缺失。受我國質量技術監督局發布的《國家行政機關公文格式》影響，在后續收集干部人事檔案材料中，超出16開規格材料逐步增加。再加上國際統一標準的限制，現階段信息化管理過程中沒有明確的檔案管理標準，導致檔案材料整理難度較大。

（三）軟硬件基礎設施滯后。現階段多數高校人事檔案管理工作仍然停留在原始手工檢索模塊。工作量大、效率及準確性較低，阻礙了高校干部檔案信息化管理工作進一步開展。

三、新時期高校干部人事檔案信息化管理措施

（一）統一領導規劃。高校干部人事檔案信息化管理涉及了組織、勞動、教育、人事等多個部門，而為了保證信息化管理期間各部門信息的有效收集利用，高校需要以深入開發利用干部人事檔案信息資源為目標。首先，逐步明確各部門工作任務及職責，構建完善的干部人事檔案數據庫。隨后以全校聯網的形式，完善干部人事檔案信息管理中心。保證干部人事檔案信息的高效共享，為高校干部人事管理提供依據。其次，針對人檔分離問題，在干部人事檔案信息管理中心運行過程中，高校可在內部成立以信息化管理為主要責任的人事檔案信息化領導組織。將各級干部人事檔案信息化管理納入整體管理體制內，為干部人事檔案信息化管理提供良好的氛圍。最后，在干部人事檔案信息化領導小組統籌規劃的背景下，高校可結合自身特點，與有關部門溝通。將總體信息化管理目標劃分為不同時期的具體發展目標，逐層實施。并開發相應的電子文件、計算機輔助管理系統，為相應目標的有效實現提供依據。

（二）明確信息化管理標準。依據中共中央組織部、國家檔案局下發的《干部檔案工作條例》及《干部檔案的整理工作細則》的相關規定，在高校干部人事檔案信息化管理期間，一方面，高校相關人員應制定明確的管理需求，嚴格遵循規范性、易用性、安全性、可擴充性、靈活性原則。在一般檔案管理工作開展的基礎上，依據干部人事檔案信息采集及網絡化利用需求，從信息化管理法則、信息化管理技術兩個方面入手。結合前期調研結果，制定與檔案信息資源多元化需求相符合的制度。如高校人事檔案電子文件歸檔及管理制度、人事檔案信息資源標識制度、人事檔案信息資源管理與使用制度等;另一方面，高校可利用現代化高科技技術，依據標準性、系統性原則，對干部人事檔案信息化管理方式及內容進行規范設置。即針對干部人事檔案信息化使用管理情況，設定明確的權限標準。如可閱讀干部人事信息化檔案的人員名單、有權調用干部人事信息化檔案的人員名單等。同時為保證干部人事信息化檔案的真實完整性，高校可利用計算機技術及信息技術，針對已變更的檔案信息，進行相關資源的校對管理。并創建規范、嚴格的電子檔案信息化應用整理標準。如對于近幾年新進青年干部，可全部依據A4紙張標準規格進行信息化保存。同時在干部人事檔案資料應用打印時，可將紙張打印參數設置為16K紙張范圍內打印A4紙張模式，以保證干部人事檔案信息化管理的標準規范性;而對于部分無法利用A4紙張印制格式進行打印的干部人事資料，可以利用縮印技術進行處理。并加蓋紅色印章。此外，信息化管理人才隊伍建設是干部人事檔案信息化管理工作高效開展的保障。因此，高校應依據干部人事檔案信息化管理需要，培養一批信息化管理系統開發維護、檔案數字化加工及相關技術應用的人才。為干部人事檔案信息化管理工作開展提供充足的人力支持。

（三）加大軟硬件建設力度。在經濟科學不斷發展的背景下，高校干部人事檔案信息化管理目標也在不斷豐富。因此，為保證現有基礎設施與高校干部人事檔案信息化管理目標相一致，高校可從軟、硬件兩個方面，加強基礎設施建設。一方面，在軟件建設期間，高校可根據干部人事檔案管理、編目、信息查詢及維護功能需求，開展干部人事檔案管理人員篩選、測評作業。即在定性分析干部人事檔案管理軟件創新性、適用性、可推廣性的基礎上，依據客觀、公正的原則。從軟件系統人為操作差錯性及數據結構入手，優中選優，以保證最終應用干部人事管理信息化系統與干部人事檔案管理工作要求相符;另一方面，在高校人事檔案資料不斷發展的背景下，資料信息量、內容種類量不斷增加，對高校干部人事檔案信息管理硬件也提出了更高的要求。因此，高校應結合現階段干部人事檔案管理要求，加強電腦、掃描機、復印機、打印機等檔案資源基礎設施建設。并定期對干部人事檔案信息化管理硬件基礎設施進行維護、檢查、保養、維修，保證干部人事檔案信息化管理工作正常開展。此外，在基礎軟、硬件設施配置的基礎上，高校也可以利用干部人事檔案信息化管理模式，對現有干部人事檔案進行適當創新。如引入互聯網管理思維模式，利用條形碼，對現有干部人事檔案信息進行更新完善，以提高檔案管理效率。

四、總結

綜上所述，信息化管理是高校干部人事檔案管理效率提升的主要渠道，因此，依據現階段干部人事檔案管理工作需求，高校可從軟、硬件兩個方面，加強信息化建設。統籌規劃，逐步明確干部人事檔案信息化管理標準規范，為干部人事檔案信息化管理工作有效開展提供依據，保證干部人事檔案信息化資源的有效利用。

【參考文獻】

[1]范艷玲.加強干部人事檔案信息化管理策略分析[J].辦公室業務，2017（17）：139.