提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

喻艷君

【摘要】隨著社會的不斷發展，事業單位得到快速發展。在事業單位發展中，檔案管理是非常重要一部分，事業單位檔案數量比較多，而且種類比較豐富，傳統的檔案管理已經不能很好地滿足事業單位發展需要，需要加強和提升事業單位檔案管理信息化建設，以便更好地促進事業單位順利發展。基于此，本文主要闡述了事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題，并提出提升事業單位檔案管理信息化的有效策略，希望給同行業工作者帶來一定借鑒意義。

【關鍵詞】事業單位檔案管理;信息化建設;方法策略;提升

隨著社會的不斷發展，事業單位得到快速發展。在事業單位發展中，檔案管理是非常重要的一部分，事業單位檔案數量比較多，而且種類比較豐富。在事業單位檔案管理中，如果稍微不慎就會給事業單位的發展造成很大影響，所以傳統的檔案管理已經不能很好地滿足事業單位發展需要。通過對事業單位檔案進行信息化管理，可以更好地滿足事業單位發展需要，更好地促進事業單位的發展。

一、事業單位檔案管理信息化建設的優點

（一）有利于永久保存檔案信息。在事業單位檔案管理中，通過對檔案信息化管理，可以永久保存檔案信息。在事業單位檔案管理中，紙張檔案不能很好地保存，如遇到自然災害，就會造成檔案的破壞、遺失。通過加強檔案信息化的管理，可以更好地對檔案進行保存，對于檔案的查找會更加簡單，提升事業單位檔案利用率。

（二）有利于更便捷地查找檔案信息。在事業單位檔案管理中，通過對檔案信息化管理，可以便捷查找檔案信息，提升工作效率。在傳統的檔案管理中，很多是以紙為載體進行保存，導致檔案不能隨意攜帶，不利于檔案的使用，通過對檔案進行信息化管理以后，可以更加方便傳輸，提升檔案的利用率，促進事業單位的發展。

二、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理信息化重視程度有待加強。在事業單位檔案管理中，有關領導對檔案管理信息化重視程度不夠，對事業單位發展造成不利影響。在現階段，事業單位的發展中，部分工作人員沒有認識到檔案管理信息化建設的重要性，導致檔案管理不能夠按照信息化建設要求對檔案資料進行分類，對電子檔案使用效率產生了很大影響，阻礙了事業單位檔案管理的信息化建設。此外，在事業單位檔案管理中，由于沒有認識到檔案管理信息化建設對于降低檔案管理成本的作用，仍然使用傳統施工操作方法，從而對檔案管理信息化建設造成了很大影響。

（二）檔案管理信息化建設規劃不合理、不科學。在事業單位檔案管理中，檔案管理信息化建設規劃不夠合理、不夠科學，因而也會對事業單位檔案管理信息化建設造成很大影響。在事業單位檔案管理信息化建設中，由于脫離了整體發展戰略，從而導致事業單位信息化建設規劃不能很好地落實。其次在事業單位檔案信息化建設中，由于沒有對檔案管理信息化建設實效進行重視，從而給檔案管理信息建設造成很大影響，不利于對事業單位檔案向規范化、科學化發展。

（三）缺乏專業信息化人才。在事業單位檔案管理中，由于缺乏專業信息化管理人才，也會對檔案管理信息化建設造成一定影響。在事業單位檔案信息化管理中，工作人員的信息化水平高低直接影響了檔案管理的工作質量與工作效率。根據現階段事業單位檔案信息化管理實際情況分析，由于相關工作人員老齡化嚴重，信息化意識不強，對事業單位檔案信息化建設造成了一定影響。

三、提升事業單位檔案管理信息化的有效策略

（一）提高事業單位領導干部重視程度，增加資金投入力度。在事業單位檔案管理中，為了更好提升檔案管理的信息化，需要提高單位領導重視程度，增加相關信息化建設資金投入。在事業單位檔案管理中，需要提高相關領導重視程度，提高對檔案管理內容的保密性。在進行檔案管理中，需要加固檔案室門窗，提升檔案信息化的安全性。

（二）充分利用先進的信息技術。隨著互聯網的不斷發展，各種先進的信息技術不斷出現，為事業單位檔案信息化建設提供了基礎保障。事業單位檔案信息化建設過程中，通過電子檔案可以添加圖畫和錄音等內容，使得檔案記載方式更加多樣化，更加真實。通過現代化技術手段，可以有效地將電子文件以及各個收、管、存、用等系統接口緊密結合起來，從而有效地保證了檔案管理的真實性，進一步達到檔案信息真實性控制的目的。

（三）建立電子檔案備份制度。電子會計檔案備份制度的建立，可以有效地防范自然災害、意外事故以及人為破壞所帶來的不良影響。在建立電子檔案備份制度時，需要注意以下兩點：第一，將紙質檔案資料掃描成電子文件或其他電子文件類型，同時，不能僅僅以電子文件的形式歸檔，原來紙質檔案文件也要保存管理好，紙質檔案仍是第一保存文件，電子檔案只是歸為副本歸檔管理。第二，如果電子檔案資料的生成、發送等來源不可靠或不具有權威性，必須以原件檔案為主，不可以僅以電子文件歸檔。

（四）檔案管理系統管理。檔案管理系統必須嚴格做到：能接收電子文件歸檔、長期保存、電子與紙質檔案相對應，保持一致性。電子檔案資料產生、傳遞的全過程不能夠脫離計算機等相關電子設備。此外，必須保證信息的可靠性、真實性，任何環節不能有人為干預行為，做好保密工作。

（五）注重事業單位檔案管理軟件的升級、開發。在事業單位檔案信息化建設中，為了更好地實現檔案管理的信息化，需要配置相關的信息化設備和軟件，并需要加強對檔案管理軟件的升級與開發。1.在部分系統升級后如果不再兼容原生系統，必須在系統升級之前做好原生系統的歸檔保存，以防止出現遺漏;另外，在涉及硬件設備更新換代時，也需要提前對原硬件設備進行保存，以防止在繼續讀取以前生成的檔案時出現意外。所以，無論是在線還是離線，只要是系統維護、升級都必須做得好原生的檔案備份，以做到真正意義上的歸檔保存，防止意外發生。2.防寫技術、信息加密、信息確認。在檔案信息、數據遷移之前，必須采取仿寫技術對檔案進行保護，以防止在遷移的過程當中被惡意篡改，確保檔案信息的真實性;同時，利用信息加密技術對檔案進行加密，防止檔案信息被盜取、惡意破壞。3.防毒技術、訪問控制。確保計算機網絡環境安全，常用的防護安全軟件有防火墻、入侵檢測與審計、防毒等，全稱需要通過身份認證、權限限制等技術，對系統板塊進行防護，這些軟件的應用可以有效防止檔案的篡改，保證檔案信息的安全性。

（六）注重事業單位檔案管理信息化人才的培養。在事業單位檔案管理中，需要對檔案管理信息化人才加強培養，從而更好地促進事業單位檔案管理信息化程度。在對檔案管理信息化人才培養中，需要制定科學合理的培訓計劃，采取多種形式培養檔案信息化管理人才隊伍。

四、總結

隨著社會的不斷發展，事業單位得到快速發展。在事業單位發展中，檔案管理是非常重要一部分，事業單位檔案數量比較多，而且種類比較多。在事業單位檔案管理中，如果稍微不不慎就會給事業單位的發展造成很大影響，所以傳統的檔案管理已經不能很好地滿足事業單位發展需要。通過事業單位檔案信息化建設，可以更好地滿足事業單發發展需要，促進事業事業的發展。

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