基于標準化管理視角對PH公司DMS系統的分析

付葉芹　王顥蓉　劉媛媛　陳蕾

【摘要】隨著照明行業競爭加劇、經銷商需求多樣化，實施經銷商標準化管理對企業發展來說十分重要。標準化管理的實施需要更先進和科學的信息管理平臺的支撐，基于DMS系統對經銷商實施標準化管理有助于照明行業提高自身管理水平、盈利能力及經銷商的滿意度。

【關鍵詞】標準化管理? 經銷商管理? DMS系統? 對策建議

一、研究理論基礎

（一）標準化管理

標準化是指將企業里的各種規范付諸于實踐的活動。企業通過梳理流程和建立流程體系來實施標準化管理，有利于企業維護經營秩序，積累技術和經驗，有利于提升企業的管理水平。

（二）經銷商管理

經銷商在不同的成長階段有不同的需求，企業要結合經銷商具體情況來進行分析和處理。1891年，PH公司成立于荷蘭，總部設在荷蘭恩多文市，是世界上最大、最有影響力的電器生產公司之一。針對經銷商的管理，PH公司建立一套標準的管理體系。PH公司在全國成立了多個區域，各區域代表PH公司與一級經銷商簽訂經銷協議，負責對與其進行的各項交易活動進行管理。

二、DMS系統運行機制分析

DMS系統運行機制是指DMS系統的內在機能及其運行方式，是與DMS系統運行活動相關的基本準則和相應制度。運行機制是研究DMS系統運行過程中各要素之間的相互關系及制約關系。運行機制可以使DMS系統協調、有序、高效的運行。

在設計開發DMS系統之前，PH公司經營過程中面臨如下問題：原有經銷商信息的維護、新經銷商信息的創建和增加、經銷商進出貨數目的增加、銷售人員的變更、產品的更新換代等問題，使得PH公司系統內的信息變得繁多且混亂，增加了經銷商管理的難度，不利于準確了解經銷商的庫存和銷售動態信息，也不利于庫存管理，增加了管理成本，降低了企業運行的效率。

基于PH公司DMS系統管理準則、經銷商管理制度、產品種類劃分的標準和庫存報告核算標準等準則設計的DMS系統，通過標準化模塊設計和系統運行模式使輸入DMS系統的信息能夠有序地輸出，有利于企業準確全面獲取經銷商標準化管理信息。

三、對PH公司DMS系統功能的分析

（一）DMS系統

DMS（Dealer Management System）是指經銷商管理系統，它是一種操縱和管理經銷商數據的大型軟件，用于建立、使用和維護經銷商數據。DMS系統功能多樣化，可以建立和維護龐大的經銷商數據信息，經銷商可以不受任何限制的訪問和使用該信息系統。對經銷商而言，DMS系統可以讓其及時掌握進出貨數據變化、有效統計庫存數據、提高備貨需求數據的準確性，減少資源浪費。

（二）PH公司DMS系統和子系統功能

PH公司DMS系統主要有以下四個功能模塊即四個子系統模塊：基礎數據管理、主數據管理、業務數據管理和報表數據管理。為了有效控制經銷商信息輸入和輸出的各個環節，首先應對其四個子系統的運行進行分析。

基礎數據管理模塊?；A數據管理是對基礎信息的分類和匯總?；A數據管理是PH公司根據企業現有的管理制度和準則，對基礎數據功能進行劃分，并使用統一的標準對經銷商進行管理。

開發前的狀態分析：PH公司對客戶等級、辦事處及銷售人員等信息類別劃分不清晰，公司上下沒有形成統一的劃分標準，導致信息統計工作難度增加，效率降低。

改善方法和目標：基礎數據管理模塊為經銷商信息的歸類和劃分提供依據，有效整合和整理相關信息，從而使經銷商信息的劃分標準在不同部門達到統一，提高數據整理的效率。

（三）主數據管理模塊

主數據是系統運行的主要數據，其功能主要是對經銷商檔案信息的管理和PH公司產品信息的管理。客戶檔案是PH公司的重要資源，經銷商的檔案信息管理主要是對新經銷商信息的創建和添加、老經銷商信息的修改和刪除;產品信息的管理主要指對產品信息的分類、創建和變更等維護工作。

開發前狀態分析：PH公司對經銷商的信息化管理水平不高，對經銷商關系的管理沒有統一有效的軟件支持，無法更深入的挖掘客戶信息，無法提高自身的銷售能力及服務水平，同時經銷商不能準確了解公司產品的變更信息。

改善方法與目標：主數據管理功能模塊的作用是對經銷商的檔案信息和自身產品信息的管理，有效提高對經銷商管理水平、提高對潛在經銷商的挖掘與跟蹤的能力，提升PH公司品牌知名度和客戶滿意度。

（四）業務數據管理模塊

業務數據主要是經銷商和PH公司共享數據的端口，PH公司通過業務數據端口可以獲得經銷商的銷售數據，實時跟進經銷商的訂單、庫存和銷售狀態。經銷商通過DMS系統既方便對自身進出貨信息的管理，也有利于和PH公司實時共享信息。

開發前狀態分析：經銷商進銷庫存數據的管理主要依靠 PH公司銷售人員通過手工制作報表形式對所負責的客戶進行統計匯報，工作量比較大，統計信息有滯后性，無法維持經銷商業務的靈活性。

改善方法與目標：開發業務數據管理模塊的目的是保持系統穩定，操作簡便，數據準確，使經銷商能夠實時準確的管理并查詢自己的進銷庫存數據，同時經銷商端系統與DMS系統對接，為PH公司掌握市場動態提供數據支持。

（五）報表數據管理模塊

報表數據管理功能主要是PH公司根據自身需求對業務數據的統計和多樣化分析，主要對系統中的主數據進行分析，分析經銷商的庫存變動狀況，為經銷商資質等級的劃分、制定獎勵制度提供依據和參考。

開發前狀態分析：經銷商在經營活動中，無法將有價值的市場信息有效的記錄和分析，PH公司也無法獲得更準確的市場信息，對市場動態的分析和經銷商業績的考核存在較大難度。

改善方法與目標：開發 DMS 系統報表數據管理功能，便于PH公司查詢經銷商基本信息和進銷貨庫存數據等，為PH公司考核經銷商銷售任務達成狀況提供依據。

四、對DMS系統的實施現狀分析

（一）對DMS系統的優勢分析

（1）從消費者的角度來看，DMS系統方便快捷，方便經銷商隨時隨地了解PH公司的產品和服務，DMS系統標準化的應用，經銷商可以獲得更加優質的服務，增加了經銷商對PH公司服務的滿意度。

（2）從經銷商角度來看，DMS系統實現數據實時交換和共享，實現數據信息的一體化，使經銷商和PH公司的相關業務透明化，實現銷售管理等日常工作的實時在線處理。

（3）從PH公司角度來看，DMS系統通過對經銷商信息的標準化管理，使PH公司所歸檔的經銷商信息從混亂變得有序化。使PH公司能夠時刻關注銷售業務流程的銷售數據，及時發現銷售過程中出現的問題從而提高產品質量和銷售服務，提高公司在整個行業中的競爭力。

（二）對DMS系統不足之處分析

（1）系統開發和維護成本高。由于服務的客戶比較特殊，新客戶的開發，老客戶信息的更新和維護，產品種類和數目紛繁復雜，因此系統前期的開發成本較高，隨著產品和客戶的變化，系統后期需要實時維護，維護成本也會很高。

（2）系統信息數據的安全性讓經銷商擔憂。經銷商將其銷售數據上傳至DMS系統中，這使得經銷商整個銷售和庫存狀況曝露于PH公司面前，DMS系統實現了PH公司與經銷商雙方信息的共享，因此經銷商擔心其商業機密泄漏給行業中的競爭對手。

（3）由于經銷商自身選擇的應用系統和PH公司DMS系統的不同，經銷商除了使用DMS系統來處理PH公司銷售數據，經銷商自身還購買或者開發自己的軟件系統，用其來記錄自身真實的銷售數據，會導致DMS數據與經銷商實際的銷售數據脫節不一致的情況。

五、對策及建議

通過對DMS系統的運行機制分析，系統開發前狀態與開發目標進行分析，基本了解了DMS系統實際運行的效果，認識到標準化管理是DMS系統實施運行的重要基礎環節，針對標準化管理工作存在的問題，本文提出以下意見和建議：

（1）公司應組建信息系統部門，培養自己的專業人員，提高公司內部研發維護能力，減少利用外部資源的開發和維護費用。對系統的開發和維護費用進行分攤，建議在使用系統的各環節進行分攤。

（2）加強各環節的聯系，提高公司內部部門與經銷商的聯系，完善DMS系統。提高系統的安全性，加強相關維護人員的監控，避免信息泄露。

（3）減少PH公司與經銷商之間的信息脫節問題，提升經銷商對PH公司的信賴程度，對經銷商進行不定期調研，減少經銷商上傳數據不真實性，及時和相關銷售人員核對經銷商的銷售數據，提高銷售數據的準確性。

六、結束語

本研究基于標準化管理理論，分析DMS系統及其運行機制，在一定程度上從理論框架開發的角度促進了經銷商標準化理論的發展。同時本研究采用案例研究方法，以PH公司DMS系統為研究對象，研究結論具有重復驗證性，能夠被推廣到類似的其他大型照明企業以及一些大型批發零售公司中，將對經銷商信息管理發展新形勢下的我國大型企業實施經銷商信息標準化管理實踐提供指導性和政策性建議。

參考文獻：

[1]彭華濤.標準化管理體系促進企業競爭力提升的分析[J]. 中國標準化，2016，（15）.

[2]陳永志.企業標準化管理現狀及應對策略[J].中國標準化，2017，（08）.

[3]何勇，鄭文鐘編著.管理信息系統的原理方法及其應用[M].浙江大學出版社，2005.

基金項目：2019年中南財經政法大學研究生教育創新計劃經費資助。

作者簡介：第一作者：姓名：付葉芹（1988-），女，山東臨沂人，學歷：碩士，現就讀于中南財經政法大學，研究方向：標準化管理。