淺談醫院電子檔案文件級著錄工作的難點及解決對策

任繼敬

【摘要】隨著社會信息化程度的提高，現代辦公手段在醫院管理中被廣泛運用，人們對工作效率的需要不斷提高，原始的檔案管理存儲方法已無法滿足快捷、方便的服務需求，電子檔案是信息社會發展的產物，以其存儲空間小，易于保存，信息查找便捷，實現資源共享等特點具有紙質檔案無法比擬的優點，電子檔案文件級著錄工作是支撐檔案信息化建設的一項重要內容。本文就醫院電子檔案文件級著錄工作存在的問題進行分析，并提出相應對策。

【關鍵詞】醫院，電子檔案，文件級著錄，難點，對策

隨著社會信息化程度的提高，大多數醫院已經逐漸使用電子文件來實現對檔案的管理工作。電子檔案文件級著錄工作是支撐檔案信息化建設的一項重要內容，同時也存在著難點，我們在工作中探索了一些對策。

一、電子檔案文件級著錄工作的難點

（一）基礎設施不完善

1.忽視電子檔案文件級著錄工作的基礎建設

醫療機構往往重視醫療設備的配置更新，對于檔案數字化建設的投入較少，忽視了電子檔案著錄的基礎建設和技術的強化更新，導致由于基礎設施配套的不完善，影響醫院電子檔案著錄管理的實施和使用。

2.硬件設施不完備

檔案管理硬件設施如存儲服務器、計算機性能落后，無法滿足對大量數據的高速調用，使電子檔案文件級著錄工作的進度緩慢。

3.軟件設施維護不利

主要包括醫院局域網速度緩慢，電子檔案著錄中使用的各種系統軟件更新不及時，在著錄過程中容易造成電子檔案的損壞甚至丟失，便會對醫院造成難以估量的損失。管理軟件不匹配，醫療統計、行政管理軟件形成的數據文件無法與檔案管理軟件兼容，導致歸檔的電子文件在脫離其軟件支持環境后不能在檔案部門的計算機上打開查閱，從而影響文件級著錄工作。

（二）管理標準不明確，不統一

1.沒有明確的電子檔案文件級著錄標準

由于不同醫院使用的檔案管理系統不同，未制定出明確的電子檔案文件級著錄標準。缺乏參考標準，即使有一些標準，也都不盡相同，不統一，使得文件級電子檔案管理較為混亂。

2.歸檔程序不規范致使文件級電子檔案收集不完整

文件級電子檔案的收集、篩選、分類工作程序不明確，致使一些處理完畢的有價值的文件，在將之轉化成為電子形態的數字化檔案過程中產生困難，從而使收集的電子檔案不完整。

（三）檔案管理人員的專業素質欠缺

1.檔案相關專業理論水平不高

醫院檔案的管理人員分為專職檔案人員和兼職檔案人員，其中初始學歷為檔案相關專業的人員極少，多數為其他專業人員半路轉行從事檔案管理工作。

2.信息化知識缺乏

由于存儲的資料多是行政、后勤和臨床工作人員收集整理存儲的，他們習慣于傳統的手工操作，對計算機操作、網絡平臺使用、信息共享的了解程度不夠，對檔案管理系統不熟悉。

二、搞好醫院電子檔案文件級著錄工作的對策

（一）加大投入，完善基礎設施建設

1.完善硬件設施的建設

選擇具有先進性、普遍性和擴展性好的硬件設施和相關技術產品，配備完善的計算機、專業掃描儀、打印機、刻錄機、移動硬盤等基礎設備。

2.建立一套先進的具有前瞻性的信息網絡系統

預留出足夠的擴展空間，做好各部門間的局域網、軟件匹配共享，實現動態銜接，提高資源共享度和利用率。做好存儲空間和維護、后臺設計、欄目規劃等輔助工作。

3.提高系統的穩定性

我院選用OA平臺搭建服務器系統，使用文件轉換軟件實現不同軟件下的數據轉換，數字化存儲對于軟件的依賴性強，著錄人員在收集整理檔案數據的同時，還要熟悉檔案生成和使用的軟件產品。

（二）加快醫院電子檔案著錄工作的規范化進程

1.強化醫院電子檔案文件級著錄規范化管理意識

醫院領導樹立電子檔案文件級著錄規范化管理觀念，為檔案管理工作規范化進程給予支持和鼓勵。醫院檔案管理工作人員充分認識到醫院電子檔案文件級著錄規范化管理的重要性，確保檔案規范化管理能在醫院的發展進程中發揮其作用。

2.使用專業的檔案管理軟件，統一的著錄格式

我院使用今易檔案管理軟件，有效地提高了工作效率，為電子檔案著錄工作提供了良好的條件，建立統一的著錄格式，實現隨時著錄、隨機管理，操作人員掌握電子檔案著錄工作要領，分工合作，各司其職，避免產生混亂或重復工作，實現電子檔案深層整理的規范化操作。

（三）增強電子檔案著錄過程的安全防范

1.建立建全相關保障制度

醫院在發展電子檔案文件級著錄工作建設的過程中，必須加強對檔案存儲建設的安全保護工作，用相關制度規范和約束檔案著錄操作人員行為。我院以綜合辦公室為責任部門，明確檔案室專職檔案員為責任人。

2.加強系統網絡安全

完善醫院辦公自動化管理網絡，保障網關安全、IP地址安全、防火墻安全，服務器安全，安裝先進的防毒殺毒軟件，建立防火墻，在局域網中應用虛擬局域網技術，定時更新網絡系統加密、殺毒軟件，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，明確檔案的安全等級和訪問權限，強化網絡安全。

3.保證檔案數據安全

提前介入電子文件的運作與管理，把文件級電子檔案管理延伸到歸檔前電子文件的形成、收集階段，電子文件一旦形成，即可按照檔案室的要求，進行鑒定、編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案室，檔案室及時著錄歸檔，避免了電子文件被刪改、移除，接收電子檔案時，檔案部門應嚴格檢查和鑒定電子檔案內容的原始性、真實性和完整性。確保著錄電子檔案的源數據安全。定期進行檔案數據的安全檢查，建立維護記錄，每次著錄后做好數據的備份工作，預防數據庫故障。

三、總結

醫院電子檔案的深度整理工作不應局限于形式，而是為醫院各項工作提供參考數據和理論依據。電子檔案文件級著錄工作是一項長期且復雜的工程，醫院各部門應配合檔案部門，不斷提高檔案管理人員專業技能，完善電子檔案文件級著錄工作，提升檔案管理水平和效率，為檔案數字化建設奠定基礎，為醫院建設和發展提供有價值的高效、快捷的檔案信息服務。

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