淺析技校檔案工作者的主觀能動(dòng)性的發(fā)揮

周磊

摘 要：在技校各項(xiàng)管理工作中，檔案管理是重要的組成部分。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，檔案管理和學(xué)校整體水平息息相關(guān)。新的歷史時(shí)期，技校檔案管理工作者必須要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，大膽創(chuàng)新，才能真正體現(xiàn)檔案的價(jià)值，提升檔案管理的質(zhì)量。本文首先分析了現(xiàn)階段技校檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析了存在問(wèn)題的原因;最后針對(duì)問(wèn)題，提出了如何發(fā)揮檔案工作者主觀能動(dòng)性的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：檔案工作者;技校;現(xiàn)狀;策略

一套完整的技校檔案是學(xué)校的一項(xiàng)重要文化財(cái)富，見(jiàn)證了學(xué)校的辦學(xué)發(fā)展歷史。因此，檔案管理工作的重點(diǎn)，就是管理、利用、搜集檔案資料?，F(xiàn)階段，技校檔案管理工作正逐漸由封閉型轉(zhuǎn)化為開(kāi)放型，為促進(jìn)職業(yè)教育的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。只有充分發(fā)揮技校檔案管理工作者的主觀能動(dòng)性，才能不斷開(kāi)創(chuàng)技校檔案管理的新局面，使技校檔案管理工作邁向新的高度。

1 技校綜合檔案管理的現(xiàn)狀

從調(diào)查顯示，現(xiàn)階段，僅有少數(shù)技校建立了較為規(guī)范的綜合檔案室，科學(xué)管理學(xué)校的各類(lèi)檔案。而絕大部分技校只是由科室管理本部門(mén)的檔案，沒(méi)有進(jìn)行分類(lèi)集中管理。例如，由教學(xué)部門(mén)管理歷年的教學(xué)資料，由學(xué)籍管理部門(mén)管理畢業(yè)生的檔案等等。每個(gè)部門(mén)都需要較多的檔案柜和專(zhuān)、兼職管理人員。而缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人員，以及混亂的歷史資料管理和分散式管理，會(huì)經(jīng)常丟失一些重要的檔案資料，并且很難查找歷史資料，由此降低了檔案整體管理質(zhì)量。

2 技校檔案管理混亂的原因

首先，技校管理者對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案工作無(wú)非是一些雜事，如整理資料，收文發(fā)文，抄抄寫(xiě)寫(xiě)。其次，一些技校沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，或者是檔案管理人員身兼數(shù)職，缺乏較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。由于業(yè)務(wù)不精，造成管理不到位，很多工作都是流于形式。最后，“六防”設(shè)備不配套。檔案管理具有較差的環(huán)境，學(xué)校各類(lèi)檔案沒(méi)有實(shí)行集中管理。

3 發(fā)揮檔案管理者主觀能動(dòng)性的策略

3.1 增強(qiáng)檔案工作的服務(wù)意識(shí)，提升檔案管理工作水平

做好技校檔案工作的前提條件，就是增強(qiáng)全校各科室各部門(mén)的檔案意識(shí)，優(yōu)化檔案管理工作。首先，要加大宣傳力度，使學(xué)校上上下下都能認(rèn)識(shí)到在行政工作中檔案管理的重要作用;從領(lǐng)導(dǎo)群體到分管人員，都要高度重視，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)開(kāi)展檔案管理工作，為順利開(kāi)展檔案的日常管理工作及升級(jí)達(dá)標(biāo)提供保障。其次，通過(guò)多種形式，如培訓(xùn)、業(yè)務(wù)輔導(dǎo)、學(xué)習(xí)文件等，加強(qiáng)檔案管理者基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)。特別是對(duì)于兼職檔案員，通過(guò)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，使他們熟悉檔案管理工作的流程，以顯著提升自身的檔案管理工作水平。最后，將檔案管理與行政職能部門(mén)工作的關(guān)系理清，意識(shí)到二者之間的統(tǒng)一關(guān)系，彼此相互促進(jìn)、相互服務(wù)。

3.2 科學(xué)建檔，形成規(guī)范化管理模式

技校檔案管理是一門(mén)綜合性學(xué)科，融合了政策和技術(shù)于一體。為了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和系統(tǒng)化等管理，首先，要對(duì)各種檔案管理制度和登記簿就進(jìn)行建立和健全，以真正落實(shí)檔案管理工作。為了避免在整理、搜集和利用檔案時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)，需要建立檔案借閱登記簿、收發(fā)文登記簿、三密文件登記等。其次，實(shí)行分類(lèi)歸檔，依據(jù)相關(guān)規(guī)定和要求，在平時(shí)立卷和操作程序上實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。設(shè)立案卷分類(lèi)一覽表，以便于查找。最后，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)化管理體系，由專(zhuān)人管理，向以校長(zhǎng)辦公室為主體，有關(guān)職能部門(mén)配合模式轉(zhuǎn)化。在管理內(nèi)容上，從文書(shū)檔單管理向全面綜合檔案管理轉(zhuǎn)變。依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理全校檔案。在硬件設(shè)置上，與學(xué)校的實(shí)際情況相結(jié)合，完善各項(xiàng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。通過(guò)專(zhuān)室專(zhuān)人管理，形成學(xué)校綜合檔案室管理模式。

3.3 提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，發(fā)揮檔案的價(jià)值

在服務(wù)方式上，檔案工作主要存在著兩種并存的形式，既客觀存在與被動(dòng)服務(wù)。被動(dòng)服務(wù)是為利用者被動(dòng)提供服務(wù)，這種滯后的服務(wù)模式，影響了學(xué)校的整體發(fā)展，所以亟待進(jìn)一步深化這種服務(wù)模式。作為檔案工作者，應(yīng)在提高檔案服務(wù)水平上下功夫，增強(qiáng)檔案的查全率和查準(zhǔn)率，便于檔案的利用。而主動(dòng)服務(wù)，則是指檔案工作者要努力創(chuàng)造各種條件，為領(lǐng)導(dǎo)決策和社會(huì)各個(gè)方面主動(dòng)提供多種服務(wù)。目前，主動(dòng)服務(wù)是我們所大力倡導(dǎo)的。作為檔案工作者，應(yīng)強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)理念和效益觀念，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主動(dòng)為學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)，滿(mǎn)足社會(huì)服務(wù)需求。同時(shí)，對(duì)各種物質(zhì)條件開(kāi)發(fā)和利用，提高管理水平，努力提供多種服務(wù)，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)與管理等各個(gè)方面的發(fā)展，充分發(fā)揮檔案服務(wù)的社會(huì)價(jià)值。

3.4 完善檔案的服務(wù)功能，提供工作效率

學(xué)校檔案是學(xué)校信息的主要載體，涵蓋了后勤管理、學(xué)生管理、 教學(xué)管理等各個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)學(xué)校檔案的妥善保管，是為了更好了的利用。作為檔案工作者，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)校檔案多種信息的匯總工作，對(duì)學(xué)校檔案所蘊(yùn)含的豐富的信息資源充分挖掘和利用。通過(guò)充分占有信息資料，積累各項(xiàng)成果，保障檔案的工作質(zhì)量和效率。學(xué)校檔案的主要特點(diǎn)，就是具有服務(wù)功能，主要是面向全體師生和教育教學(xué)中心，是學(xué)校各項(xiàng)日常工作中形成的第一手資料，見(jiàn)證了學(xué)校各項(xiàng)工作的開(kāi)展。實(shí)踐證明，技校檔案對(duì)于維護(hù)學(xué)校權(quán)益、開(kāi)展教學(xué)研究研究，提高教學(xué)管理，可謂是功不可沒(méi)。所以，作為檔案工作者，需要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，進(jìn)一步完善檔案的各項(xiàng)功能，通過(guò)對(duì)學(xué)校檔案科學(xué)合理的利用，提高工作效率，減少不必要的重復(fù)，在提高檔案服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)，進(jìn)一步推動(dòng)教育改革的發(fā)展。

4 結(jié)論

技校檔案管理是就連接人生與社會(huì)的紐帶，搭建了歷史與未來(lái)的橋梁。隨著不斷深化的教育改革，對(duì)技校檔案管理工作提出了更高的要求。作為檔案工作者，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理方法和手段，使檔案管理工作得到切實(shí)加強(qiáng)。同時(shí)，賦予檔案管理工作以新的內(nèi)容和形式，更好的服務(wù)于學(xué)生本人、就業(yè)單位和學(xué)校整體工作，滿(mǎn)足形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作的需求，以真正發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。

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