企業檔案管理與創新工作分析

摘 要：當前，隨著各行各業競爭加劇，檔案資源在企業中的作用不斷凸顯。為此，如何抓好檔案管理工作并推動檔案管理創新，已經成為檔案管理人員需要思考的問題。文章就企業檔案管理的重要性進行分析，明確企業檔案分類的標準，指出檔案管理中存在的常態問題，并提出自己的建議，旨在進一步推動檔案管理朝著信息化、現代化、高效化、精細化的方向發展。

關鍵詞：管理;企業;重要性;創新;檔案

1 企業檔案管理的重要性

1）檔案是企業寶貴的財富。企業檔案資源作為信息資源的集合體，詳細記錄了企業從設立到發展過程中的點點滴滴，涵蓋了企業管理、生產經營以及其他方面的信息[1]。做好企業檔案管理工作，能夠進一步幫助企業回顧自身發展歷程，為員工提供精神動力，增強企業創造社會效益以及經濟價值的能力。

2）檔案是企業維權的憑證。從辯證法的視角來看，企業在與其他主體交往的過程中容易產生糾紛，甚至引發法律訴訟。一旦產生訴訟后，就需要利用合同檔案、財會檔案以及其他檔案，為企業維護自身權益提供憑證。從這個角度而言，企業檔案管理與企業生存發展息息相關。只有搭建系統化、科學化以及現代化的檔案管理體系，才能實現對所有權證明、公證書、協議、研發資料、合同以及其他原始憑證的有效管理與利用，幫助企業在維權過程中取得優勢。

3）檔案是企業發展的幫手。作為企業管理的重要一環，檔案管理水平的高低也會直接影響企業管理效益。因此，只有將企業檔案管理作為一項綜合性工作來抓，才能更好地為企業轉型發展提供依據。尤其是在數字化信息技術高速發展的現階段，傳統的檔案管理模式無法實現資源優化配置目標，難以助推企業發展。從這個角度而言，要推動企業發展，就必須要發揮檔案資源的價值，立足于檔案管理的規律以及特點開展相關工作。

2 企業檔案的分類

企業檔案的分類原則應符合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《企業檔案管理規定》以及地方的有關規定[2]。總體而言，可以將企業檔案分為以下類別：合同及招投標類、設備儀器類、科技檔案類、基礎建設類、人事檔案類、會計檔案類、企業管理類以及特殊載體類。除此之外，企業也可以結合自身現狀，在上述基礎上增設一級目錄和確定二級及以下類目。

3 企業檔案管理中存在的主要問題

1）檔案管理意識有待轉變。現階段，部分企業尚未將檔案工作作為一項重點工作來抓，存在“重生產經營、輕檔案管理”的想象[3]。一是沒有充分意識到檔案管理的重要性，忽視檔案憑證價值、參考價值，難以營造良好的檔案管理氛圍。二是部分檔案管理人員沒有意識到檔案管理與生產經營之間的聯系，缺乏主動挖掘檔案價值以及提供檔案服務的意識，工作欠缺積極性和規范性。

2）檔案管理制度存在漏洞。當前，部分企業沒有立足于檔案事業發展特點、企業發展現狀來出臺相應的規章制度，導致檔案管理工作處于一個“流水化”的階段，難以進一步規范檔案工作，無法確保檔案管理質量。一是尚未建立一套貫穿檔案管理全程的制度，難以有效指引檔案管理人員以及業務人員開展相關工作。二是沒有結合檔案的類別制定相應的規章制度，沿用一套標準對不同類別的檔案資源進行管理，無法突出重點。三是缺乏檔案安全管理、借閱、銷毀等制度，影響檔案的完整性、真實性，甚至出現資檔案損毀、檔案丟失等問題。

3）信息化技術與檔案管理的融合度不高。部分企業雖然已經開始將新型的硬件設備以及檔案管理軟件應用到工作當中，但取得的效果不明顯。歸根到底，主要是忽視從企業實際應用的角度來實現信息化技術與檔案管理的融合。一是檔案管理系統功能單一，與財會系統、合同管理系統、辦公系統之間尚未實現數據關聯，由此導致信息資源無法及時傳輸，增加了檔案收集、借閱環節的工作量。二是沒有做好調研工作，采購的檔案管理系統與企業檔案管理實際不匹配，難以全面發揮系統的作用和功效。

4 企業檔案管理創新的基本路徑

1）創新檔案管理方法和技術。新時期，企業要探索全員管理、全員參加的檔案管理新局面，將檔案管理融入到企業管理、生產經營的全過程，重視檔案資源價值，營造良好的工作氛圍。一是要鼓勵員工針對檔案管理工作提出意見，形成閉環式的檔案管理模式，不斷改進檔案管理中的不足。二是要增強檔案管理人員業務能力、服務意識、規范意識、責任意識以及創新意識，鼓勵檔案管理人員進行創新，形成一套與企業實際工作相符的檔案工作機制。

2）創新檔案管理機制。檔案管理機制的創新不能與企業生產經營脫軌，而是應當緊密貼合企業生產經營與管理的需求。一是要完善檔案管理制度，從多個角度出臺相應的規章制度，理清檔案管理的職責分工、工作標準、績效考核標準，確保檔案管理工作有效進行。二是要根據檔案資源的類別對檔案進行區分化管理，做到重點突出。三是要將搭建數據化、信息化的檔案管理體系，緊跟時代發展步伐，實現檔案管理效益最大化。

5 企業檔案管理創新的服務模式

1）探索網站式服務體系。要充分彰顯檔案資源的價值，避免檔案管理邊緣化，必須要做好檔案服務工作。為此，企業可以依托于網站來完善檔案服務功能，滿足檔案需求主體的需求，實現檔案管理智能化。一是完善軟硬件設備，將網站數據與檔案管理系統的數據進行關聯，打造信息開放利用中心。二是樹立服務大局理念，明確電子類文件的整理標準以及管理標準，加快檔案數字化進程，為網站終端的檔案傳輸工作提供良好的條件。

2）加大整合力度，實現檔案信息資源共享。伴隨云儲存技術的不斷發展，企業檔案信息資源共享成為一種趨勢。為此，企業可以強化與子公司、分公司在檔案資源領域的共享，最大限度地利用檔案資源，確保檔案價值的實現。除此之外，有條件的企業也可以利用檔案資源建立信息共享中心與流轉中心，實現對信息資源的快速檢索和利用。需要注意的是，在檔案信息資源共享過程中，利用區塊鏈技術、物聯網技術以及數字加密技術對檔案進行加密也尤為重要。同時，對于涉及知識產權、個人隱私以及商業秘密的檔案，則不應當進行共享。

3）加強檔案信息的深度編研。檔案信息編研是挖掘檔案信息價值，提升檔案利用效益的重要工作。為此，企業要加強檔案信息的深度編研，探索檔案專題建設，不斷對檔案資源進行開發利用。首先，對于數量較大，種類繁多的檔案信息資料，檔案管理人員要采取科學化的工作方式。例如，通過優先級的管理方式對上述信息資源進行分類處理，理清檔案管理工作。其次，可以探索利用大數據技術開展檔案編研工作，減少檔案編研的難度和工作量。最后，企業可以邀請專家開展以“檔案編研”為主題的培訓，強化檔案管理人員編研意識，提升其編研能力，確保編研的信息資料準確、全面和細致。

6 結束語

檔案管理創新工作既離不開企業管理者的支持，也離不開檔案管理人員的努力和創新。為此，企業必須要營造良好的檔案管理環境，多角度分析問題和解決問題，營造良好的工作環境，增強檔案管理人員對自身工作的認同感。除此之外，檔案管理人員要加強自主學習，借鑒國內外、行業內外相關企業在檔案管理創新領域的經驗，為企業檔案管理工作建言獻策。

參考文獻

[1]靳莉.企業檔案管理創新與服務模式探討[J].辦公室業務，2019（20）：126+129.

[2]陳一彪.大數據環境下企業檔案管理探討[J].城建檔案，2019（10）：73-74.

[3]李壯飛.對新形勢下做好企業檔案管理的研究與創新[J].人力資源，2019（18）：45.

作者簡介

范安娜（1986-），女，漢，福建南平，本科，畢業于石家莊鐵道學院，中級經濟師，研究方向：檔案管理。