氣象部門如何做好紙質檔案數字化的幾點建議

鄭芳

摘 要：隨著現代信息技術的不斷發展，檔案從紙質快速向數字化方向的轉變，這對檔案的利用、查詢帶來了諸多便利。氣象檔案數字化處理是檔案信息化發展的要求，是氣象業務現代化建設中的一個重要內容，在氣象現代化建設中，為地方領導決策提供服務提供重要參考。本文就探索檔案數字化的基本原則和氣象專業檔案數字化管理，結合本單位實際分析當前檔案數字化建設存在的主要問題，提出幾點建議。

關鍵詞：氣象部門;檔案;數字化;建議

數字化是采用掃描儀設備對紙質檔案進行數字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像的處理過程簡稱檔案數字化。近些年來，隨著信息技術的飛速發展，為氣象檔案數字化發展奠定了堅實的技術條件。檔案工作人員采用先進的技術手段快速獲取相關的數字化檔案信息，這一方式的應用雖然大大減輕了檔案工作人員的勞動強度，并顯著提升了檔案管理的效率，但是在此過程中也難免會出現各種各樣的問題，不僅會導致紙質氣象檔案出現破損、丟失，還會導致數字化氣象檔案信息出現被修改、遺漏等現象，嚴重影響了氣象檔案信息的質量。因此，如何做好紙質檔案數字化管理工作逐漸引起氣象部門的高度關注。基于此，本文重點針對紙質檔案數字化過程中存在的問題提出科學、有效的處理應對措施，以期能夠為我國氣象檔案事業的穩步、可持續發展提供一定的借鑒與參考。

1 檔案數字化建設的優勢

數字化與紙質化檔案方式，具有如下特點：方便查找。進入檔案系統軟件，登錄用戶名和密碼后，在數據搜索關鍵字，可以快速搜索自己需要的資料。減輕了檔案人員的負擔。人工查詢需要進本單位檔案室查找相關年代、題名、保管期限、機構類別、件號，查看相關目錄等，流程繁瑣，而檔案數字化極大的簡化了流程和工作量，快速、高效的為本單位服務。

2 紙質檔案數字化中遇到的問題

2.1 檔案掃描件破損或出現偏斜

1）檔案數字化掃描規定：依據DA/T-31-2017紙質檔案數字化規范，數字化紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃，但有些檔案由于年代舊遠，紙質泛黃，有些掃描件是粘上去的，需要小心的撕下來，撕下來后紙張有破損，根據紙質檔案搶求與修復規范第3部分修復質量要求，對破損或老化檔案采取修裱、去污、去酸、加固、字跡恢復等技術，使其可能恢復原貌，需要花費大量的精力去完成，且需要人才和技術支撐去滿足需要，就周期長檔案部門就加大檔案技術修補的培訓，縮短修復周期。

2）檔案掃描件的偏斜：如年代久遠的紙質檔案本身就是偏斜，本人認為不應為了方便閱讀而做糾偏處理，應遵守檔案掃描原始面貌。數據目錄：數字化圖像處理結束后應建立的相應文件夾，為了檔案安全，應將相關檔案數據備份3份。建立數字化目錄數據，數字化目錄數據應采用PDF固化，應另存份電子數字化目錄，以方便

查找。

2.2 缺乏相應的管理標準

紙質檔案數字化的系統性較強，因此必須具備相應的技術標準才能逐漸規范該項工作。但是在實際的紙質檔案數字化管理工作卻呈現出“參差不齊”的模式。目前，《紙質檔案數字化技術規范》等雖然為紙質檔案數字化工作提供了一定的技術支持，但是在實際工作當中相關的技術規范并未完全覆蓋紙質檔案數字化工作的方方面面。突出表現在掃描紙質檔案作為紙質檔案數字化工作的一項重要環節，掃描設備的分辨率對圖像的清晰度起到決定性作用，圖像的清晰度越高其占據的存儲空間也更大。但是人們對以上過程的關注度卻有所不同，有人傾向于關注容量空間，還有人比較重視圖像的清晰度，并未制定相應的技術標準對其進行規范與規定。

2.3 紙質檔案數字化過程不夠協調

紙質檔案數字化工作與檔案管理的各個部門均密切相關。然而在實際工作當中，極易出現檔案管理部門無法高效協調，各部門之間未能明確分工，也無法嚴格落實到位等多種問題，最終導致無法高效開展紙質檔案數字化工作。另外，紙質檔案數字化管理包含檔案的領取、記錄、掃描等多個環節，而且各個環節之間均緊密相關，一旦各環節無法有效銜接也直接影響到紙質檔案數字化管理質量。

3 氣象部門做好紙質檔案數字化的幾點建議

3.1 建立相關技術標準，以規范各項工作流程

省氣象主管部門應當出臺氣象專業檔案技術規范，使全省的氣象專業檔案編號能夠合理性、穩定性和一致性，使氣象專業檔號不再是“不整齊”。由于各種紙質檔案門類的技術標準有所不同，因此必須針對各種技術標準進行統一規定。另外，氣象部門也應當結合氣象檔案數字化工作的實際情況，對各部門的工作職責進行明確規定，同時各部門還要加強溝通與交流，并制定出一套與自身工作特點相適應的科學、有效的工作流程，以確保高效開展紙質檔案數字化管理工作。

3.2 重視人員培養

紙質檔案數字化工作的高效開展必須具備高質量的人才與技術支撐，因此，人才培養與技術突破必須引起氣象部門的高度重視。首先，氣象部門應當從各大高校積極引進專業的氣象檔案管理人員，以充實氣象檔案管理隊伍，還要從其他部門積極引進先進的技術，為高效開展檔案管理工作提供有效的技術保障;其次，還要定期組織工作人員參加綜合素質、專業技能等培訓活動，以實現其專業技能水平的顯著提升。就檔案員自身而言，也要不斷學習氣象檔案管理相關知識，重視數字化檔案利用，服務于廣大人民群眾和本局干部職工; 除此之外，還要形成積極向上的機制和力量，共同推進各項工作向前發展。領導重視支持是做好氣象專業檔案數字化管理工作的關鍵，提升檔案管理人員素質是提高檔案管理工作的基礎，只有這樣單位的檔案質量才能有效保障。

3.3 地方政府應當增加氣象經費支撐力度

地方政府應增加氣象經費力度，確保在數字化基礎設施齊全和人才技術支撐。氣象部門單位小，檔案種類不多，對外利用率不高，主要服務于本局干部職工，但氣象資源豐富，因氣象部門屬于公屬類單位，資金不足的問題，建議地方政府和上級主管部門應加大資金投入力度，在地方政府統一使用辦公系統上增加氣象專業檔案數字化查詢功能，合理、安全開發氣象資料，將氣象專業檔案數字化的利用率擴大化，合理化，為政府領導提供了科學的決策依據，為防災減災工作起到決策指導作用。

4 結語

綜上所述，檔案數字化是走向現代化是必然趨勢，但同時也存在一定的問題，這種問題的解決需要在軟硬件上技術支撐中不斷加強管理，實現數字化檔案管理工作上的有效發展。

參考文獻

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作者簡介

鄭芳（1980-）女，漢族，湖北省鐘祥市人，本科，助理工程師，從事防雷檢測工作。