對人事檔案管理信息化建設的探討

張丕榮

摘 要：社會的進步帶動了各級部門的穩定發展，在各單位發展中，人力資源在其中發揮著重要的作用，而人事檔案管理則是保證人力資源管理工作順利進行的依據。隨著社會深入改革，傳統式人事檔案管理方式已經無法迎合現代化單位運營管理要求，通過加強人事檔案管理信息化建設，可以給單位運營發展提供數據支持。本文就結合人事檔案管理信息化建設的意義，重點對人事檔案管理中存在的問題進行解析，并根據不同的問題，提出人事檔案管理信息化建設的相關措施。

關鍵詞：人事檔案;檔案管理;信息化建設

在開展人事檔案管理工作中，核心目標在于人力資源信息的統一管理，隨著我國信息技術水平的逐漸提升，我國社會經濟出現了全面改革，人事檔案管理內涵也發生了變化，在新形勢背景下，只有迎合時代發展要求，全面落實科學發展觀，對人事檔案管理工作模式進行深入改革，加強人事檔案管理信息化建設，才能有效提升人事檔案管理水平及效率，讓人事檔案管理工作得以更好發展。

1 人事檔案管理信息化建設的意義

近幾年來，隨著信息化建設力度的加快，信息資源成為人類社會經濟活動開展的重要因素，而人事檔案作為單位職員成長的主要載體，在人力資源管理中占據重要地位，再加上信息技術的快速發展與人事檔案管理信息化和開放化，給人事檔案管理信息化建設提供了可能，這也是時代發展的必然趨勢。要想實現人事檔案管理信息化建設，應該把計算機等技術當作支持，轉變傳統紙質承載信息的方式，檔案信息通過電子文件等保存在計算機內部，這樣不僅可以給人事管理工作的開展提供數據支持，還能防止重要信息的丟失[1]。由此可以得知，通過加強人事檔案管理信息化建設，能夠有效保障人事檔案信息的安全性，對提升檔案資源應用效率有著重要的意義。

2 人事檔案管理存在的問題

1）思想意識問題。人事檔案管理作為各級單位重要工作之一，直接可以給單位創造理想的效益，在單位運營發展中占據重要位置。但是從目前情況來說，部分單位在進行人事檔案管理中，往往沒有給予人事檔案管理信息化建設工作高度重視，只是停留在表面，沒有將其深入落實，導致人事檔案管理信息化建設水平較低，影響其作用的發揮。由于思想意識的淡薄，對人事檔案管理信息化建設的關注力度不高，沒有將大量資源投放于人事檔案管理信息化建設中，使得相關設施比較落后，缺少完善的管理體系，不利于人事檔案管理信息化建設工作順利進行。

2）信息化水平問題。導致人事檔案管理信息化建設水平偏低的主要因素有兩點，一個是管理手段落后，另一個是缺少完善的人事檔案數據化管理系統。首先，當前部分單位在進行人事檔案管理過程中，采取的管理方式依然以紙質檔案為主，管理重心放置在實體檔案上，雖然在應用范疇上較為廣泛，但是沒有迎合時代發展實現電子化檔案管理，檔案使用效率相對偏低。并且，檔案管理的相關數據采集、管理及應用整個環節只采取人工操作方式，這樣不但增加工作量，同時也無法保障人事檔案信息的精準性[2]。其次，即便部分單位已經配置了相關的現代化管理設備，但是依然無法滿足單位人事制度改革要求。從目前情況來看，部分單位主要采取自行開發人事檔案管理軟件，沒有形成統一的管理標準，并且在管理內容上也只是實現了對人員基本信息的信息化管理，整體的現代化管理水平相對偏低，不利于人事檔案管理信息化建設發展。

3）基礎設施問題。要想實現人事檔案管理信息化建設，需要配備一定的基礎設施，也就是需要計算機、網絡等硬件設施作為技術支撐，保證人事檔案信息的順利傳遞。但是現階段部分單位的基礎設施配備不完善，在某種程度上嚴重影響了人事檔案管理信息化建設工作的開展。

3 人事檔案管理信息化建設的相關措施

1）轉變思想意識。轉變傳統的思想理念是，促進人事檔案管理信息化建設工作的重要因素，加強單位領導對人事檔案管理信息化建設的重視力度，引導各級部門高度配合人事檔案管理信息化建設工作開展，從而全面提升單位人事檔案信息化管理水平。在進行人事檔案管理信息化建設過程中，一方面，需要保障單位各級人員均給予人事檔案管理信息化建設高度重視，加強信息化建設扶持，協調各級部門，積極配合，調動各方力量，給人事檔案管理信息化建設工作的開展奠定扎實的基礎[3]。另一方面，應該做好單位內部宣傳工作，全面提升各級部門人事檔案管理意識，從思想意識上引導職工對人事檔案管理重要性有深入了解，樹立正確的建設意識和服務意識，將人事檔案管理信息化建設工作轉變為一項具有專業性和綜合性服務的管理工作，給單位今后運營和發展提供檔案參考。

2）加強信息化建設。俗話說得好：“兵馬未動，糧草先行”，只有加強各方投放，才能有效確保人事檔案管理信息化建設工作有序落實。在此過程中，資金的提供是保證該工作順利進行的依據。通過采取各種方式，籌集人事檔案管理信息化建設所需的資金，可以有效提高人事檔案管理信息化建設水平。例如在條件允許的情況下，各級單位可以通過配備相應的建設設施，如計算機、網絡系統等實現計算機操作，提升檔案信息開發及應用效率。此外，可以結合單位自身實際情況及研發成果，增加人事檔案管理信息領域經濟增長效率，通過合理應用科技人才給單位人事檔案管理信息化建設提供服務。與此同時，在開展人事檔案管理信息化建設工作時，實現資源傳遞和共享是非常必要的，在資源傳遞過程中應該加強檔案信息安全管理，防止因為檔案信息外泄給單位造成不良后果。單位檔案管理部門應該采取嚴格的安全管理措施將其落實到位，保證人事檔案信息的安全性和完整性。并且，還要全面提升檔案管理人員的綜合素養和專業水平，及時對人事檔案信息進行備份處理，明確檔案信息數據庫應用權限，真正做到嚴格按照要求操作，給實現人事檔案信息安全保護提供良好

條件。

3）引進現代化設施。人事檔案管理信息化建設工作開展需要得到充足技術設施的支持，這也是保證信息化建設工作有序進行的重要因素。在新形勢背景下，各級單位在進行人事檔案管理信息化建設過程中，應該加強資金投放，引進更多新型設備，實現技術設備更新，建設完善的網絡信息管理系統，有效提升人事檔案信息化管理水平[4]。與此同時，在人事檔案管理信息化建設過程中，需要構建計算機、網絡等信息化環境，利用計算機設備開展網絡采購、網絡組建、軟件調配等工作。在此工作中，需要得到充足的資金支持，這就要求單位做好規劃工作，由專人負責，以保證人事檔案管理信息化軟件及了硬件設施建設工作順利完成。并且，單位需要保證資金到位，積極采購現代化信息設備，將落后的設備及時淘汰，以更好滿足信息化發展要求。

4 結束語

總而言之，在社會經濟快速發展的環境下，計算機信息技術已經深入到我們實際生活及工作中，給我們生活、工作提供便利條件。在人事檔案管理過程中，計算機技術也實現了廣泛應用，由之前的傳統紙質檔案逐漸朝著電子檔案模式轉變，讓人事檔案管理工作效率和水平得到了全面提高。但是因為當前我國計算機安全技術方面有待完善，所以在進行人事檔案管理信息化建設中，需要迎合時代發展，做好趨利避害工作，以保證人事檔案管理安全。

參考文獻

[1]顧珂.大數據時代人事代理檔案管理信息化建設探析[J].檔案管理，2019（02）：86-87.

[2]閆晨煜.事業單位人事檔案管理信息化建設初探[J].中國管理信息化，2019，22（12）：163-164.

[3]劉艷輝.機關事業單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].佳木斯職業學院學報，2019（08）：299-300.

[4]馮小芳.探討人事檔案管理的信息化建設[J].智庫時代，2019（35）：274+277.