信息技術在高中學校檔案管理中應用

李廣東

摘 要：隨著時代的進步與社會的發展，信息技術在生產生活中的應用越來越廣泛，信息技術以其便捷性、快捷性等特點被應用于各行各業。在高中檔案管理系統中引入信息技術，可以有效地提高高中學校檔案管理的效率，提高信息化檔案管理的質量，促進學校教育教學等各個方面的進步。因此，本文簡要闡述了信息技術在高中檔案管理系統中的應用的價值和意義，并簡要分析了當前的應用狀況，同時針對當前的應用狀況，提出了一系列的應用策略，希望能夠為高中檔案管理工作提高一些意見和建議。

關鍵詞：信息技術;高中;檔案管理;應用策略

高中學校檔案多而繁雜，傳統的人工檔案管理手段逐漸跟不上檔案管理的需求，極大地降低了人們檔案查找以及檔案管理的效率，為高中學校的教育教學工作增添了不小的阻礙。信息技術在高中學校檔案管理中的應用，為檔案管理工作的困境找到了一個新的突破口，提高了檔案管理的效率與質量。實踐證明，信息技術在高中檔案管理中的應用可以幫助高中教育獲得更多的信息來源，尤其是當前先進的數據管理應用軟件的引進，更是促進了高中檔案管理工作的有效開展， 也就從很大程度上促進了高中學校教育教學水平以及教育教學管理過程的優化與進步。

1 信息技術在高中檔案管理應用中的意義

信息技術在多個方面的應用體現了信息技術應用于管理系統的價值，高中的檔案管理具備一般信息系統的特點，都是學生信息的收集以及整理輸出過程，針對高中學校檔案管理的特點，信息技術在高中檔案管理中具有以下意義：首先，信息技術在高中檔案管理中的應用取代了原先全部都是紙質檔案的收集和記錄特點，更方便于檔案的管理和保存。紙質檔案通常需要嚴格的保存環境，且保存時間通常不會很長，在學校的管理過程中也容易出現丟失、損毀等現象，但電子檔案則可以利用數字化的儲存空間進行保存，只要數據保護得宜，數字檔案不容易丟失，也基本上不會發生文件的損毀現象。其次，信息化檔案管理的進步，有利于檔案信息的查找。利用信息化的檔案管理功能，教師或者學生想要查找某一部分的資料，則只需要鍵入查找就行，而不需要一本一本檔案的翻找，節省了大量的時間，創造了更多的機會價值。同時，要對于相關的檔案進行狀態上的更改，也只要在檔案的信息系統中進行更改就可以，而不需要繁瑣的步驟和流程，信息系統也會對歷次的更改數據以及原數據進行歷史紀錄的保存，方便于日后的查看。

2 信息技術在高中檔案管理中的應用狀況

雖然信息化的檔案管理對于高中教育教學來說是十分有效也是方便可行的，但是目前來看，大多數高中的檔案管理信息化水平仍然不高，或者說學校的檔案管理信息化十分不充分，仍然需要大量人工的幫助。高中學校的人員流動比較快，新生和畢業生的信息十分多，教職工的檔案也在不停地更新迭代，如果沒有信息化檔案管理系統的幫助，會出現許多的問題，諸如資料遺失、查找效率低、資料混亂無序等等。信息技術在高中檔案管理系統中的應用不充分有著許多的原因，諸如學校領導老師的信息化認知水平不夠、學校的信息化檔案管理系統建設投入不足、相關檔案管理老師的專業素養和技能不足、檔案管理收錄和使用流程不科學等等。只有充分意識到當前學校信息化檔案管理中難以有效開展的原因，才能對癥下藥，針對不同的原因各個擊破，提高檔案管理信息化的水平與效率。

3 信息技術在高中檔案管理中的應用策略

3.1 實現檔案信息資料格式化

高中檔案管理過程中，運用信息技術實施檔案信息資料的管理，一個重要的問題就是注意歸檔信息資料的格式化。為了使高中學校檔案信息管理真正實現精準、便捷、快速等目標，就要做到對檔案管理核心進行轉變，通過信息技術的應用使檔案管理質量得以提高，使檔案信息克服傳統檔案易丟失、出現錯誤的問題，保障檔案信息的完整性與連續性。

3.2 提高檔案管理信息化的意識

提高檔案管理信息化的意識是開展信息化檔案管理過程的必備因素，高中學校的各級領導和老師們都要認識到信息技術在檔案管理工作中的重要性，從領導層開始領導檔案管理工作的信息化改革，將檔案管理工作的重要性提高，建設先進創新的信息化校園。同時，更要注重檔案管理信息化中的基本操作要素和理念，提高信息管理的規范性與標準性，降低檔案管理工作的執行難度。最后，要對于全體教師與同學們傳播檔案管理信息化操作的方法，提高檔案管理的效率。

3.3 加大檔案管理信息化技術革新的投入

只有技術革新才能促進信息化檔案管理工作的開展，學校在檔案管理工作中應該加大撥款，投入更多的資金購買一些適合學校檔案管理使用的軟硬件設備，加大基礎設施建設的力度和強度，為檔案管理工作提供足夠的后備力量支持。學校可以與地方政府相協調，對學校信息技術應用情況進行全面了解，進而提出信息技術設施建設規劃，并且加大人力投入，構建完善的網絡共享系統，提高高中學校個性化服務能力，加快高中學校檔案信息化工作的步伐，促進檔案建設的優化與高效。

3.4 提高檔案信息化管理人員的知識技能

高中學校的檔案管理工作一般是由幾個專門的老師負責，這些老師的在崗時間長，雖然工作經驗比較豐富，但是一般來說對于比較前沿的信息技術使用和操作的技能比較匱乏，需要加大培訓，提高相關的職業素養與專業技能。學校可以展開定期的培訓，組織相關的管理人員進行檔案管理信息系統的學習與操作應用培訓，同時，學校還可以組織教師到其他檔案管理信息系統應用得較好的學校參觀與學習，提高相關的職業技能。

3.5 提高高中檔案管理信息安全能力

檔案信息的安全是檔案管理信息化過程中必須要保證的。雖然在實際的應用過程中，信息化的檔案信息儲存相較于傳統的檔案儲存方式安全性已經提高了不少，但是在實際的操作過程中，也萬不能掉以輕心。對于重要的檔案信息，可以利用云儲存技術或者信息加密技術，確保檔案信息的安全與完整。

3.6 注重檔案管理和收錄的優化

檔案信息管理工作，要保障檔案管理的可持續性，使檔案具有完整性。檔案管理者在對紙質檔案的保存歸檔中，以及在網絡擬定與審查等工作中，對檔案信息的完整性采取措施加以保障。對檔案信息的錄入切實保障其具有完整性。通過這些基礎性策略的實施，促進檔案管理水平的提高，為學校及用戶提供高質、高效的信息服務，促進學校育教學工作順利開展。

4 結語

信息技術在高中檔案管理工作中的應用是大勢所趨，其在檔案管理中的實用價值與使用意義得到了各方面的驗證。雖然當前高中學校檔案管理信息化的應用狀況仍然并不十分明朗，但只要我們從檔案資料格式化、管理意識明確化、技術革新擴大化、技能素養提高化、信息安全保障化、檔案收錄標準化等多個方面入手，逐步提高檔案管理信息化的應用水平，高中的檔案管理工作必將取得長足的進步，為教育教學工作帶來更大的助益。

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