淺談新時期檔案工作的特點和對檔案工作人員的素質(zhì)要求

敖吉群

摘 要：隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分。這對于那些只熟悉傳統(tǒng)手工作業(yè)和簡單服務(wù)的檔案管理人員來說，無疑提出了新的挑戰(zhàn)，對他們的職業(yè)素質(zhì)提出了新的、更高的要求。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案工作特點;檔案工作人員;素質(zhì)要求

傳統(tǒng)檔案大多以紙質(zhì)為載體，更早時期甚至以甲骨、金石、竹簡、木牘為載體，這些以實物為載體的檔案使我們觸手可及，抬眼可望。但是，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，給人們生產(chǎn)、生活帶來了劃時代的變革，推動人類社會進入了數(shù)字化時代。早在20世紀(jì)90年代初期，美國社會學(xué)家曼紐約爾﹒卡斯泰爾即闡述了“信息網(wǎng)絡(luò)”對人類社會的影響：“作為一種歷史趨勢，信息社會的主要職能和方法均圍繞網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成，網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成了我們社會新的社會形態(tài)。”隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分。在現(xiàn)階段，檔案信息化已經(jīng)成為各級檔案管理部門提高檔案管理水平和工作效率的重要支撐。但是，因種種條件制約，目前還有許多不利于檔案事業(yè)發(fā)展的因素，本文從新時期檔案工作的特點和檔案工作人員必須具備的基本素質(zhì)等方面談?wù)勛约旱恼J(rèn)識，具有一定的價值意義。

1 現(xiàn)階段檔案工作狀況和檔案工作特點

從目前來看，各級檔案管理部門在檔案信息化建設(shè)方面還存在一些共性不足，結(jié)合信息化建設(shè)工作前期情況，發(fā)現(xiàn)主要存在以下幾方面的問題：

1.1 檔案信息化建設(shè)重視度不足

在以往，檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，管理手段落后。隨著時間的推移，大量的文書、檔案原件堆積，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法奏效，需要大量硬件、軟件設(shè)備的支持，比如說性能穩(wěn)定、安全系數(shù)高、信息存儲量大的存儲設(shè)備，以及構(gòu)建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統(tǒng)。但是由于經(jīng)費有限，管理理念陳舊，有些單位并沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，未意識到檔案管理對于先進信息技術(shù)手段的需求，管理技術(shù)手段落后，檔案信息化建設(shè)受到制約。

1.2 缺乏保密性與安全性

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)面臨著保密性與安全性不足的缺點，具體如下：1）檔案保密法律制度不健全。現(xiàn)有的《中華人民共和國保守國家秘密法》無法滿足社會信息安全保障的需求，導(dǎo)致檔案信息化管理保密工作的開展沒有健全的法律依據(jù)。2）檔案管理人員保密意識不強。管理人員對于信息化檔案管理模式不熟悉，因此經(jīng)常會做一些具有泄密風(fēng)險的事情。3）保密技術(shù)落后。我國網(wǎng)絡(luò)安全防護技術(shù)較為落后，保密防范措施無法跟上網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的腳步，網(wǎng)絡(luò)信息安全性無法得到有力的保障。

1.3 管理人員信息化素質(zhì)有待提高

信息時代發(fā)展前期，檔案管理通常采用人工管理的模式，由于信息化程度較低，大部分管理人員是在崗數(shù)十年的老員工，接受新知識的能力較差，不具備現(xiàn)代化的信息素質(zhì)，有些甚至無法熟練使用計算機進行辦公。除了信息素質(zhì)低之外，負(fù)責(zé)檔案管理工作的多為辦公室文員等，在檔案工作前沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對于檔案工作的業(yè)務(wù)知識、工作流程不熟悉;部分人員甚至缺乏基本的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)，保密意識不強，綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。

我國的檔案信息化建設(shè)經(jīng)歷了啟蒙和認(rèn)識、起步與探索、發(fā)展與應(yīng)用三個階段。20世紀(jì)80年代檔案部門開始引進計算機技術(shù)，開展計算機目錄著錄工作。20世紀(jì)90年代，多地都開展了檔案管理軟件的研究和開發(fā)工作。進入21世紀(jì)，我國的檔案信息化建設(shè)邁向穩(wěn)步成長與快速發(fā)展的重要階段，計算機技術(shù)及其網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)比較廣泛地應(yīng)用于檔案管理的各個方面。基于此，新時期檔案工作呈現(xiàn)出許多新的特點：檔案種類繁多。現(xiàn)代社會實踐活動的豐富多彩使社會中形成的檔案種類更加繁多。檔案載體除紙張外，出現(xiàn)了新的載體材料，如計算機、檔案管理軟件、磁盤、光盤、磁帶、膠片、玻璃膜片、金屬蠟板以及各種照片等。檔案生存狀態(tài)多媒體化。古代檔案都是實物檔案，且大多以紙張為載體。現(xiàn)代檔案的生存狀態(tài)則變得多媒體化，聲音、文字、影像和圖形等多種形態(tài)共同存在。檔案工作的這些新特點，對于只熟悉傳統(tǒng)手工作業(yè)和簡單服務(wù)的檔案管理人員來說，無疑提出了新的挑戰(zhàn)，對他們的職業(yè)素質(zhì)提出了新的、更高的要求。

2 新時期檔案工作人員必須具備的職業(yè)素質(zhì)

2.1 政治素質(zhì)

政治素質(zhì)是檔案工作者必須具備的最根本的素質(zhì)，它包括政治覺悟、政治立場、政治方向、政治觀點等。檔案工作者必須具備過硬的經(jīng)得起時代考驗的政治素質(zhì)。才能保證檔案工作的可靠性、安全性，才能承擔(dān)起檔案工作重于泰山的責(zé)任。

2.2 道德素質(zhì)

檔案工作是一項保密性很強的工作，任何保密檔案的失泄密，都可能給國家或集體造成不同程度的損失。因此，檔案管理人員必須牢固樹立保密意識，保持高尚的道德情操，這是檔案工作者必須具備的基本素質(zhì)和職業(yè)規(guī)范。只有具備高尚的道德情操，才能塑造良好的檔案工作者形象，才能有利于增強檔案工作的影響力。

同時，檔案工作又是一項服務(wù)性很強的工作。無論社會如何變革，以信息服務(wù)為己任的檔案工作原則是不可動搖的。在信息化已經(jīng)滲入到檔案工作各個領(lǐng)域的今天，能否全面、及時、準(zhǔn)確、有效地為檔案利用者服務(wù)，已經(jīng)成為衡量檔案工作人員服務(wù)能力和水平的主要標(biāo)志。因此，檔案管理人員必須具有較強的服務(wù)意識，想利用者所想，急利用者所急，只有這樣才能贏得檔案用戶的尊敬和信賴，從而更加關(guān)心和支持檔案工作。

2.3 知識素質(zhì)

檔案信息化建設(shè)在當(dāng)前已成為各級檔案部門迫在眉睫的任務(wù)，數(shù)字化管理已成為檔案工作的最終發(fā)展目標(biāo)。因此，檔案管理人員首先必須能熟練運用電腦辦公軟件，懂得計算機及網(wǎng)絡(luò)知識，才能開展對電子文件和電子檔案的管理，為本科室（單位）的檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。例如word、excel等常用的辦公軟件、收發(fā)電子郵件等基本的計算機網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)是檔案人員必須掌握的本領(lǐng)。檔案作為一種重要的信息資源，必然要融入高科技的網(wǎng)絡(luò)之中。檔案人員要樹立信息觀念，特別是要學(xué)習(xí)掌握計算機的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以使自己有能力對高技術(shù)條件下生產(chǎn)的信息進行搜集、提煉、加工和整理。其次，具有獨立運用檔案管理軟件的能力。目前，許多單位都憑借檔案管理軟件系統(tǒng)開展檔案信息化建設(shè)、現(xiàn)代化管理和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)工作。因此，獨立運用檔案管理軟件是檔案數(shù)字化工作的前提。這就要求檔案管理人員對檔案管理軟件的各種功能要全面熟悉。此外，還要求檔案管理人員能夠利用掃描儀、攝像機及其它圖像處理軟件對一些紙質(zhì)文件進行數(shù)字化處理、加工、壓縮成jpg、pdf等文件格式，然后再上傳至檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提供給用戶利用等。

檔案管理人員還應(yīng)有廣博的科學(xué)知識、嫻熟的專業(yè)知識和系統(tǒng)的管理知識。檔案工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，在多年的實踐中已形成了一整套專門的理論、原則、技術(shù)和方法，檔案工作人員要精通本專業(yè)的理論與技術(shù)，并能熟練地運用到實際工作中。檔案的收集、整理、分類和組卷是以檔案的重要程度及檔案的內(nèi)容、形式和特征為依據(jù)的，如果分不清或看不懂，就無法準(zhǔn)確分類組卷;檔案的大事記、年鑒、組織沿革等重要材料的編寫，如果沒有一定的語言文字功底，是很難完成這些材料的編寫任務(wù)的。同時，隨著信息化時代的發(fā)展，與世界各國交流的增多，檔案部門在檔案理論創(chuàng)新、檔案學(xué)研究、檔案利用方式、檔案軟件開發(fā)等方面必然會與世界接軌，產(chǎn)生一些新的有重要價值的檔案史料，因此檔案管理人員必須掌握一門外語。新時期的檔案管理人員必須成為“通才”基礎(chǔ)上的“專才”，才能更好地從事檔案工作。

3 結(jié)束語

總之，隨著社會信息化進程的加快和檔案信息化的發(fā)展，對檔案管理人員的素質(zhì)要求會隨著時代進步逐步提高，檔案管理人員的素質(zhì)決定檔案工作的質(zhì)量，在信息化快速發(fā)展的今天，檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)，在原本基礎(chǔ)上不斷探討研究檔案信息化的管理升級工作，跟隨技術(shù)進步不斷更新自己的知識儲備，增強創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，與時俱進，不斷發(fā)掘檔案中潛在的社會價值和經(jīng)濟價值，為發(fā)揮檔案在經(jīng)濟社會中的作用貢獻自己的力量。

參考文獻

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