淺析信息化時代檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀及應對措施

榮婷

摘 要：隨著網(wǎng)絡信息化的快速發(fā)展，檔案管理信息化是未來檔案管理的必然趨勢。本文結合所在單位的檔案管理實際，在論述實施檔案信息管理優(yōu)勢的基礎上，結合新修訂的《保密法》在檔案管理過程中處理涉及檔案信息保密，分析了當前檔案信息管理過程中存在的主要問題，并針對已發(fā)現(xiàn)的問題，提出了檔案信息管理建設的建議。

關鍵詞：信息化時代;檔案管理;現(xiàn)狀;創(chuàng)新

隨著信息技術的發(fā)展，我們需要加強信息化在檔案管理中的應用，及時提高單位檔案管理效率。但在信息化時代檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀中，仍然存在不少問題，我們需要及時改善問題，提高檔案管理效率。

1 檔案管理信息化概述

1）檔案管理信息化的內(nèi)涵。檔案管理信息化指將檔案信息資源、采取信息化的形式進行管理。并且將資料信息化后，我們可以共享其資源，使得工作更便捷。我們已經(jīng)步入共享時代，自行車共享、充電寶共享等等，為生活帶來了巨大便利。而檔案管理信息化共享，也為檔案管理工作人員帶來方便。與此同時，我們需要加強電子檔案文件的安全防范，做好檔案存儲，建立檔案信息網(wǎng)。目前，我們可以從信息化檔案管理中了解檔案管理信息化內(nèi)涵主要有四點：第一是系統(tǒng)性工程;第二是具備信息化技術的應用;第三是不斷變化發(fā)展的過程;第四，資源共享。

2）檔案管理信息化的優(yōu)勢。隨著信息技術的不斷完善，對人們?nèi)粘９ぷ魃顜砹吮憬荨６鴻n案管理也逐漸信息化，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)形式的管理方式，提高工作的有效性同時，確保文件不遺漏。我們可以從三個方面分析檔案管理信息化的優(yōu)勢：其一是空間優(yōu)勢。空間也就是我們所儲存檔案所需要的場所、位置。就傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，大部分紙質(zhì)文件堆積如山，占據(jù)較大的空間，并且傳統(tǒng)檔案管理模式存在復雜的整理和歸檔。而檔案信息化后，只需要一個小的芯片來存儲檔案，存儲檔案的時間更長、更完整。其二是提高檔案管理工作效率。檔案管理信息化后，檔案信息化管理將紙質(zhì)資料分為電子文件，并隨時歸檔。因此，文件的儲存、收集、登記、檢查和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)變得更快，這不僅減輕了工作人員的負擔，也方便了今后的搜索和利用。一方面可以避免文件丟失，保證文件的歸檔率和完整性;另一方面也使得文件檢查工作更快，提高了工作效率。其三是實現(xiàn)資源共享。檔案管理很難與傳統(tǒng)檔案共享資源。在搜索時，人們只能親自去檔案館，這受到時間和地點的限制。這不僅使查找檔案的工作變得困難，而且使許多檔案的價值變得無效。信息化后，不僅提高了人們的訪問速度，而且實現(xiàn)了資源共享，縮短了時空距離。

2 檔案信息化工作現(xiàn)狀

1）大多數(shù)單位仍然重視紙質(zhì)文件而不是電子文件。雖然現(xiàn)代化技術不斷完善，并應用到各個領域。但是，檔案管理從歷史時代便是紙質(zhì)形式的管理，因此，現(xiàn)今大部分檔案管理工作仍然采取紙質(zhì)形式，很難轉變?yōu)樾畔⒐芾砟Ｊ健９ぷ魅藛T的檔案管理思想也相對落后，不及時更新信息化知識。并且單位對檔案管理重視不夠，投資少，導致管理人員為了保存而保存檔案，檔案管理失去了活力。這種情況使檔案失去了應有的價值，不利于檔案信息化的發(fā)展。

2）存儲和查詢困難。目前，我們在信息化管理過程中，還有需要紙質(zhì)文件沒有完全進行轉移，而隨著時間的推移，紙質(zhì)文件數(shù)量增加，占用大量空間，從而導致無法及時將檔案信息錄入到計算機系統(tǒng)管理中，使得員工很難查詢信息。

3）硬件設施和軟件環(huán)境不能同步。在檔案管理過程中，需要相應的基礎設施來實現(xiàn)檔案管理信息化，但目前不少檔案管理部門缺失相對應的管理設施，基本配置是計算機、打印機和掃描儀。一些檔案館甚至沒有掃描儀，這不利于信息處理。同時，檔案信息管理標準也不一致。在檔案管理過程中，沒有統(tǒng)一的標準，則無法執(zhí)行信息化管理，使得信息化檔案管理混亂。

4）檔案管理人員的信息意識不強。一方面，各部門檔案管理人員的信息服務能力相對較低，普遍不高。一些年齡較大的管理人員仍然習慣于傳統(tǒng)的文件管理模式，對新事物的接受能力不足。另一方面，許多檔案人員獲得信息專業(yè)培訓機會不多，對新軟件、新設備、新媒介操作不熟練，主動接受信息化的意識不強，造成檔案管理信息化進程緩慢。

3 新時期檔案管理信息化措施

1）提高認識，加強傳統(tǒng)管理模式向信息化階段轉移。在檔案信息化管理中，部門領導需要提高認識，與時俱進。由于我國傳統(tǒng)的檔案管理模式時間較長，無法一次性將檔案管理信息化。我們需要認識到檔案管理信息化是一個慢慢發(fā)展的過程。在發(fā)展初期，我們需要具備專業(yè)的信息化檔案管理的工作能力，隨時保持新鮮知識的輸入，從而實現(xiàn)轉型。檔案管理信息化不僅是一個人的工作，也是所有成員的共同責任。因此，要促進信息化改革的順利實施，就必須以飽滿的熱情參與建設。

2）加大資金投入，配備較好的硬件設施。要將紙質(zhì)文件轉換為數(shù)字信息，必須配置完整的信息硬件設施，如計算機、打印機、掃描儀、服務器、交換機、系統(tǒng)軟件等。因此，應盡可能在硬件配置上投入更多資金。同時，為了加強檔案管理人員的積極性，需要提高培訓經(jīng)費，讓管理人員可以主動的參與檔案管理技術的設計與開發(fā)，制定符合單位實際情況的檔案管理后臺，并不斷完善后臺反饋意見，保障檔案管理信息化的標準化。

3）建立科學的檔案信息管理系統(tǒng)體系。檔案信息管理系統(tǒng)的合理建設對未來的信息化建設起著重要的作用。我們需要采取科學合理的管理體系來管理單位的檔案，與此同時，每一個單位需要有針對性的建立檔案信息管理系統(tǒng)體系，借助計算機系統(tǒng)的功能，及時更新檔案信息，加強檔案管理工作效率。

4）提高檔案管理人員的管理水平。目前，我們在檔案管理信息化的實施過程中，除了基礎軟硬件設施的配置，還需要加強管理人員的工作水平。因此，我們需要有針對性的制定提升管理人員的管理水平。首先，需要培養(yǎng)管理人員對檔案管理認知的重要性，使他們具備工作責任感，并多學習其他管理文化。其次，信息化之前的檔案管理人員都是從事紙質(zhì)工作的，大部分人的工作思維模式相對固定，對于使用信息化的技能相對缺乏。所以我們需要定期開展檔案管理信息化的技能培訓，提高管理人員的基礎知識。除此之外，作為檔案管理工作人員，需要加強自身工作素質(zhì)，及時更新現(xiàn)代化知識，提高計算機應用能力。

5）提高安全防范意識。檔案管理信息化中最需要提高注意的便是安全性，因此，在檔案管理過程中，需要提高管理人員的安全防范意識，加強檔案信息資料的保密工作。嚴格按照我國頒布的相關規(guī)定，落實新修訂的《中華人民共和國保守國家秘密法》，采取實名制等安全保護措施，確保檔案信息化的開放性和安全性。一方面，管理系統(tǒng)軟件應不斷更新，以升級相關設備;另一方面，檔案信息應以保密方式進行分類，并應對檔案搜索者進行在線身份驗證，不同的身份應該提供不同級別的權威，確保檔案管理安全性不受各種外部因素的干擾。

4 結論

總之，新時代對檔案管理提出了新的更高要求，在現(xiàn)代化不斷發(fā)展的潮流中，我們需要與時俱進，提高檔案管理信息化，提高工作的有效性。就目前信息化時代檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀，我們需要不斷加強對工作管理的力度，提高隊伍人員的專業(yè)素質(zhì)，加強安全防范意識。

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