新時(shí)期人事檔案管理工作的有效性探究

韓宏宇

【摘要】檔案管理是企事業(yè)單位內(nèi)部的重要管理工作，加強(qiáng)檔案管理工作可以促進(jìn)企事業(yè)單位內(nèi)部管理的現(xiàn)代化、合理化和智能化。新形勢(shì)下，人事檔案管理工作也一定要緊跟發(fā)展步伐，以與時(shí)俱進(jìn)的開(kāi)拓精神，主動(dòng)適應(yīng)提高效率的需要和發(fā)展的需要因此，本文概述了新時(shí)期人事檔案管理工作的重要性，并分析了其中的不足，作出了有效性探究，旨在為相關(guān)工作者提供一些借鑒。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期 檔案管理工作 信息管理

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式難以適應(yīng)流動(dòng)的從業(yè)人員，在新時(shí)期內(nèi)，企事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新和調(diào)整人事檔案的管理方式，并采用現(xiàn)代信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案的管理，并不斷提高人事檔案的管理效率，滿足社會(huì)的發(fā)展需求。做好人事檔案管理工作，不僅可以有效地加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的管理，同時(shí)，對(duì)于相關(guān)單位的人才儲(chǔ)備、可持續(xù)發(fā)展等都有著重要的意義。

一、新時(shí)期人事檔案管理工作的重要性

在任何企事業(yè)單位中，人才的選拔都是十分重要的，在企事業(yè)單位各項(xiàng)工作中占據(jù)至關(guān)重要的位置，人事檔案管理可以為人才的選拔提供理論依據(jù)。在企事業(yè)單位選拔人才的過(guò)程中，為了能選擇出更加符合企事業(yè)單位發(fā)展的專業(yè)性人才，就必須要結(jié)合理論依據(jù)，在此基礎(chǔ)上才能進(jìn)行人才的選拔，才能確保所選人才符合企事業(yè)單位的要求。人事檔案中包含人才的各種信息，通過(guò)查閱人事檔案資料，企事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)x拔人才的各方面信息進(jìn)行充分的了解，才能更好的進(jìn)行人才選拔，為企事業(yè)單位選擇出更好的工作人員，因此，科學(xué)開(kāi)展人事檔案管理就非常重要。除此之外，人事檔案管理在人力資源方面也發(fā)揮著十分重要的作用，由于環(huán)境或時(shí)間等原因，企事業(yè)單位必然會(huì)出現(xiàn)人員流動(dòng)現(xiàn)象，這些情況都可以在人事檔案中看到，從而給人力資源管理人員提供依據(jù)，實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置，促進(jìn)人力資源管理工作的有效開(kāi)展。

二、新時(shí)期人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

人事檔案管理工作非常重要，人力資源和社會(huì)保障局在這方面已經(jīng)積累了很多的經(jīng)驗(yàn)。但是，在基層人員的人事檔案管理工作中，還存在一些問(wèn)題，主要體現(xiàn)在：

第一，企事業(yè)單位沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性。從業(yè)人員在入職前期建立人事檔案，主要填寫(xiě)了自己的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、家庭信息等，之后再進(jìn)行編碼入庫(kù)，就算完成了從業(yè)人員的檔案管理工作。這樣不僅缺少檔案的內(nèi)容，也沒(méi)能根據(jù)從業(yè)人員的職務(wù)等方面的變化來(lái)更新檔案。其次是收集的檔案資料比較單一，主要是從業(yè)人員自己填寫(xiě)，檔案管理人員也沒(méi)有將從業(yè)人員的工作成果記錄進(jìn)去。因此，人事檔案中的資料不夠完善，無(wú)法體現(xiàn)出從業(yè)人員的真實(shí)狀況。

第二，人事檔案管理模式仍比較傳統(tǒng)。由于信息化管理檔案的方式尚未普及，大多數(shù)企事業(yè)單位還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，對(duì)于信息錄入，還是選擇手工錄入的方式，這樣不僅工作量較大，影響工作效率，而且安全性也相對(duì)較低。部分企事業(yè)單位逐漸嘗試購(gòu)入信息化設(shè)備，通過(guò)系統(tǒng)檢索來(lái)查閱從業(yè)人員的資料，但由于企事業(yè)單位規(guī)模較小、應(yīng)用范圍較小等原因，最終也沒(méi)實(shí)現(xiàn)信息化管理。

三、加強(qiáng)新時(shí)期人事檔案管理工作的有效途徑

（一）企事業(yè)單位轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念

在企事業(yè)單位的發(fā)展中，管理者的理念會(huì)決定著企事業(yè)單位的發(fā)展方向和發(fā)展效果。要想在新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理工作的有效性，就必須先改變企事業(yè)單位管理者的思想認(rèn)知，讓其認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，并引入先進(jìn)的人事檔案管理理念和管理技術(shù)，完善人事檔案的工作要求。只有企事業(yè)單位開(kāi)始重視人事檔案管理，才能更好地促進(jìn)人事檔案管理工作的進(jìn)步，并能促進(jìn)企事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。因此，企事業(yè)單位管理者應(yīng)該積極吸取優(yōu)秀企事業(yè)單位的人事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，重視本企事業(yè)單位的人事檔案管理工作，并不斷提高人事檔案管理水平，提高企事業(yè)單位在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在企事業(yè)單位人事檔案管理工作中，人事檔案管理工作的質(zhì)量高低，在很大程度上取決于工作人員，人事檔案管理人員的素質(zhì)會(huì)直接影響到工作質(zhì)量。因此，為了更好地開(kāi)展人事檔案管理工作，就必須提升工作人員的素質(zhì)。企事業(yè)單位可以定期開(kāi)展人事檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高其思想意識(shí)，將人事檔案管理工作看做是一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，在此基礎(chǔ)上確保管理人員能夠充分掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)和管理理念，并將其運(yùn)用到人事檔案管理工作中，提升管理水平，為人事檔案管理工作提供更好的人才支持。除此之外，企事業(yè)單位還可以積極引進(jìn)更多的檔案管理技術(shù)型人才，使人事檔案管理工作更加科學(xué)和高效，為現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的人事資源。

（三）實(shí)現(xiàn)信息管理一體化

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需求。新時(shí)期，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理一體化有利于企事業(yè)單位對(duì)信息的查詢、更新等，能夠完善企事業(yè)單位內(nèi)部的管理，并提高企事業(yè)單位管理水平。信息管理一體化的建設(shè)可以提高人事檔案管理的工作效率，具有安全、容量大、更新快等優(yōu)點(diǎn)。管理人員必須要充分掌握系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，并能在實(shí)際操作中發(fā)揮出真正的效果。為了保障人事檔案資料的安全性，就必須要給管理人員設(shè)置單獨(dú)的賬號(hào)和密碼，保障信息管理的安全。管理人員同樣也要保管好賬號(hào)和密碼，保證人事檔案資料的安全性。與此同時(shí)，企事業(yè)單位需要購(gòu)入專業(yè)的設(shè)備和系統(tǒng)，將先進(jìn)的人事檔案管理理念與現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)充分結(jié)合，提高人事檔案管理的工作效率和管理水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理是企事業(yè)單位的重要內(nèi)容，企事業(yè)單位必須對(duì)人事檔案管理工作重視起來(lái)，并提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，積極采用現(xiàn)代化的技術(shù)，滿足企事業(yè)單位發(fā)展的需要。同時(shí)要根據(jù)從業(yè)人員信息的變化建立全面的檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息管理一體化，提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量，滿足企事業(yè)單位對(duì)人才的需求。

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